大數據時代事業單位檔案管理的創新探析

摘 要：隨著信息技術的迅猛發展我們已經進入了大數據時代，在這個時代中，人們收集數據、利用數據的方式發生了根本性改變，使得人們的思維也發生了變化。現代事業單位的檔案管理工作也要與時俱進，適應大數據時代的來臨，盡快轉變工作思維，實現全面發展。本文重點研究大數據背景下創新事業單位檔案管理的對策，意在起到拋磚引玉之用。

關鍵詞：大數據；事業單位；檔案管理

1 背景

如今，我們已經邁入了大數據時代，在這個時代中，海量數據不斷產生，誰能掌握更多的信息，誰就能在激烈的競爭中取得先機。與此同時，大數據時代的來臨，使得事業單位的檔案管理工作也不得不發生改變。如何借助大數據時代的“東風”創新檔案管理工作，是事業單位檔案管理部門必須面對的重要問題。

2 大數據概述

（一）大數據的概念

大數據這個概念是源于互聯網的，在目前的情況下也多用于描述以互聯網為載體的規模巨大的信息流。但是，大數據的概念本身并不局限于人們在互聯網上留下的各式各樣的足跡和信息，它可以指一切源于生產和生活的規模巨大、甚至是逼近全體樣本的信息數據。大數據指的是一個非常大的數據組，而且該數據組的規模已經不能用普通的數據處理工具來儲存、管理和分析了。

（二）大數據的特征

隨著技術的不斷發展前進，存儲和運算的硬件不斷升級，被認定為大數據的標準也會不斷提高。對于大數據這一概念的定義也是紛繁多樣，常見的有依其特征進行劃定的“3V”，即多樣性（Variety）、高速型（Velocity）以及規模性（Volume）（Laney.2001）。其中多樣是用來描述數據的種類和資源的廣泛，速度是指數據輸入、輸出和傳播的快速，而規模是指數據組和數據庫的規模巨大。另有學者認為大數據有“4V”特征，其中第四個特征可以為價值（Value）、可變性（Variability）或者虛擬性（Virtual）（Zikopoulos和Eaton，2011）。

（三）大數據的作用

大數據已經改變了我們日常生活、生產活動以及科學研究的方式，數據密集型（Data—Intensive）研究方法為我們提供了處理數據和科學研究的新工具，有學者認為可以將其視為繼實證研究科學（Empirical Science）、理論研究科學（Theoretical Science）以及計算機研究科學（Computational Science）之后的科學研究的第四個范式階段（Bell、Hey和Szalay，2009）。大數據的影響和應用已經廣泛擴散到各個領域，從全球經濟到社會管理，從科學研究到國家安全，整個人類社會都進入大數據時代。

3 大數據時代帶來的挑戰和對策

（一）挑戰

大數據時代的來臨給社會各行各業的發展帶來了機遇，也提出了挑戰，對事業單位檔案管理工作也是如此。2013年，楊東權局長在“全國數字檔案館（室）建設推進會上”明確指出：“目前，信息技術迅猛發展，互聯網絡無限延伸，使得數字化、網絡化和信息化成了這個時代的顯著特點，為人們的生活、工作和娛樂方式提供了新的契機。數字不僅僅與數學計算有關，更造成人們的生存方式發生了巨大變化。大數據時代的來臨已經成為一個不爭的事實。縱覽整個檔案發展史，從簡犢到電子，檔案管理工作的方式發生了巨大變化，這是其適應科技發展的重要方式。在大數據時代背景下，檔案管理工作必須與時俱進，實施新的管理方式，才能跟上時代發展的步伐。”從楊局長的話語中，我們可以感受到大數據時代的來臨對檔案管理工作提出的挑戰。事業單位檔案館必須與時俱進，正視挑戰，采取措施進行改革。

（二）對策

事業單位作為公益性單位，更要重視檔案管理工作，要想應對大數據時代的挑戰，可以從以下幾點入手：

1、在大數據時代，檔案收集要做到全面

首先是觀念上的“全”。事業單位要將所有具有保存價值的文獻、信息、數據、視頻等都看作是檔案的重要內容，要將這些資料變成電子文件，經過信息技術處理變成電子檔案。其次是載體上的“全”，在大數據時代中，各種載體層出不窮，事業單位傳統的紙質檔案管理已經難以適應時代發展的需要，與此同時，事業單位的文件數量不斷增多，而庫房資源是有限的，這也成了檔案管理存儲的困境之一，實現電子文件管理才能更全面將事業單位的數據保存下來，并隨時利用，發揮了事業單位檔案的價值。再次是檔案管理技術的“全”。從目前來看，傳統的檔案管理系統已經難以滿足大數據時代的需要，云計算技術的出現可以使事業單位的檔案實現分布式存儲和快速化檢索，事業單位檔案管理部門要積極利用大數據挖掘技術和云計算技術，提升檔案的查準率和查全率。總之，在大數據背景下，事業單位的檔案收集要做到全面、科學，使事業單位的檔案管理朝著多元化和社會化的方向發展。

2、在大數據時代，檔案管理要做到共享

從目前來看，事業單位的檔案管理工作存在條塊分割的明顯弊端。部分事業單位的檔案館由于擔心檔案安全、社會責任等問題，不是特別愿意與其他檔案館共享資源。然而，立足于數據的價值體現而言，數據和檔案只有做到共享，才能發揮最大化的綜合效應。如果各行其是、分散管理，不僅難以做到資源共享，也會增加管理成本，不利于事業單位檔案館發揮更大的作用。有鑒于此，各個事業單位的檔案館應該加強合作，建設開放檔案共享平臺，將各級檔案館公布的檔案和數據統一公布在一個網絡公共平臺上，借助網絡技術的力量，使檔案資源在更大范圍內得到擴散和共享。同時，事業單位的檔案管理部門還要結合具體情況，從整合、優化各種公共資源入手，在保證國家機密、知識產權的基礎上，對各種數字信息資源進行整合和開放，以此滿足社會大眾查閱、利用事業單位檔案的需要。事業單位的檔案管理部門還要肩負起國家數據中心的職責，為收集、整理黨政機關、政府部門的各類數據提供相關服務，體現自身的社會性價值。

3、在大數據時代，檔案利用要做到預測

大數據的核心是建立在相關關系法基礎上的預測。在現實生活中，我們以為知道了“是什么”就可以了，關于“為什么”的原因，則顯得沒那么重要。其實這是一種認識誤區。相關關系的分析可以幫助我們更全面地了解這個世界，為我們看待周圍的世界提供一個嶄新的視角，因此我們可以認為，事業單位的檔案利用不僅僅要滿足“記錄歷史、傳承文明和服務社會”的功能，還要延伸到“預測未來”。在傳統模式下，事業單位的檔案管理以查閱為主，檔案利用停留于被動層面，檔案的價值沒有得到充分發揮。到了大數據時代，事業單位檔案系統中不僅有海量的文獻，還有海量的數據。在這種情況下，事業單位檔案管理部門應該根據自己的實際情況建立數據模型，對各種數據進行分類和歸類，實施相關性分析，挖掘出檔案之間的聯系性，開發檔案中潛在的知識，并通過手機短信、微信等處理平臺，將有價值的信息推送給社會大眾，進一步凸顯事業單位檔案管理工作的價值。

總之，大數據時代的來臨勢不可擋，事業單位檔案管理工作要與時俱進，開放思維，利用新時代提供的新契機進行創新，凸顯事業單位檔案管理工作的價值性。

參考文獻

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作者簡介

傅靚（1982-），女，漢族，江蘇鎮江人，政工師，碩士，研究方向：公共管理。endprint