新時期機關單位檔案信息化建設與管理的措施分析

崔瑩

摘 要：隨著信息化技術的普遍運用，促使我國檔案管理的信息化水平明顯提高。有必要推動事業單位檔案管理的信息化發展，從而提高管理效率和質量。本文主要圍繞當前事業單位檔案信息化建設存在的不足、加快事業單位檔案信息化建設進程的措施等方面展開討論，針對檔案管理目前存在的專業人才缺乏、檔案信息保管缺少有效措施等問題，制定相應的解決對策，從而發揮檔案管理在事業單位良好發展上的作用。

關鍵詞：事業單位 檔案管理 信息化建設

前 言

新時期下，信息技術的發展及運用為檔案管理工作帶來一定機遇和挑戰，在建設事業單位檔案管理信息化過程中，要針對信息化管理特點，盡快建立專業的管理隊伍，并構建統一管理平臺，能有效提高檔案管理水平。檔案界大部分單位已經開始利用信息技術進行檔案信息的檢索及管理，但目前事業單位在檔案管理過程中還存在信息混亂等問題，需要加大對檔案信息化建設及管理的研究，從而為事業單位檔案管理提供借鑒。

一、當前事業單位檔案信息化建設存在的不足

在對事業單位檔案信息化建設存在的不足進行分析時，發現主要體現在以下方面：一是缺少專業的管理人才，是我國大部分事業單位普遍存在的問題，極大部分管理人員沒有經過信息化管理的培訓，還存在檔案信息化管理意識薄弱和計算機設備應用不熟練等現象，容易造成檔案信息出現錯誤。并且部分管理人員責任感不強，不能針對檔案進行分類保管，從而降低檔案信息利用率。二是檔案資料的保管缺少有效措施。保證檔案信息完整性是檔案管理工作重要環節之一，當前事業單位檔案資料大多以電子檔案的形式存在，但對于機密性較高的檔案還主要采取紙質檔案方式。由于事業單位建設檔案信息化進程較緩慢，使得檔案管理配套制度不夠完善，導致電子檔案和紙質檔案管理不能協調開展，導致檔案丟失和損壞等現象頻繁發生。

二、加快事業單位檔案信息化建設進程的措施

（一）注重對的檔案人員的培訓教育

針對事業單位檔案管理信息化建設過程中存在的專業管理人員缺乏的問題，要求事業單位加大對檔案人員培訓教育的重視。檔案管理人員是單位建設檔案信息化的執行者，其業務能力會對檔案信息化發展水平產生直接影響，因此，需要通過提高管理人員培訓力度，來建設高技能素養的管理人員隊伍，為事業單位檔案管理的信息化發展提供人力資源保障[1]。例如，事業單位會根據其實際情況建立起培訓制度，要求培訓部門根據員工崗位特點設計相應的培訓內容，以便增強他們的專業技能，確保員工綜合素質滿足崗位職能要求。另外，除了加大對單位員工的培訓教育外，還應適當加大對外招聘力度和范圍，通過為新員工提供相應的精神和物質獎勵，吸引大量優秀人才進入事業單位中，從而打造出一批高水準檔案人員，能保證檔案管理有效性，促進檔案管理的信息化建設進程。

（二）最好檔案信息更新管理工作

在事業單位運行過程中，會不斷產生新的信息，這就要求檔案管理人及時收集新的信息，不斷進行檔案信息數據庫的更新和完善，確保事業單位各項活動的開展能根據數據庫信息高效開展，發揮檔案信息功能。同時，在建設檔案信息化過程中，還需要定期更換檔案管理設備，為檔案管理工作開展提供設備支撐。通過引進先進設備，可保證檔案管理效率和質量的提升，考慮到事業單位檔案信息處于動態變化中，會產生大量數據信息，因此，應適當加大計算機設備儲存容量，滿足大量數據存儲需求。另外，還應注重日常辦公設備的及時更新，盡可能實現檔案管理工作借助計算機設施完成，從而增強檔案管理人員的信息化意識，能自覺發展他們的信息化素養，提高檔案管理自動化程度，能一定程度推動事業單位朝著信息化方向發展，是提升事業單位檔案管理水平的關鍵。

（三）建立信息化的檔案管理平臺

為了保證事業單位檔案信息化建設取得良好效果，則應盡快建設信息化檔案管理平臺，從而實現對檔案資料的全面收集和管理，在統一平臺運行下，能達到信息有效共享，保證檔案管理各個環節銜接起來，并能為檔案管理提供基礎條件。在管理實踐中，要堅持信息化技術在檔案管理上的充分利用，從檔案管理特點和需求出發，以提高檔案管理效率和質量為目標，真正提高事業單位的檔案管理水平。例如，事業單位在構建自身的信息化平臺時，還設立分級檔案資料庫和綜合性檔案資料庫，并保證兩者獨立運行，以便保證檔案資料信息查找及時性，突出檔案信息化管理優勢。同時，應構建檔案信息共享平臺，促使檔案信息在不同部門間有效共享，突破時間和空間對檔案管理的限制，是事業單位檔案實現信息化管理必要性的體現。

（四）加強檔案信息安全性

在數據庫作用下，事業單位的檔案資料信息將儲存在網絡環境中，但是由于網絡環境的開放性特點，可能對檔案信息安全性帶來威脅。因此，需要加強檔案信息安全性，從檔案信息化管理特點出發，采取相應的風險防范措施。實施檔案管理過程中，將面臨硬件風險和網絡風險，在上述風險影響下將導致事業單位檔案資料遭到破壞，對事業單位各項工作正常開展有不利影響[2]。目前，較為常見的檔案信息安全事件為檔案信息系統受到病毒攻擊或黑客入侵等，為了避免這類事件的發生，在建設事業單位信息化檔案管理平臺的同時，要充分利用防火墻技術和登錄驗證技術等，確保只有特定的檔案人員能進入檔案管理系統中，在提高信息安全方面有重要作用。而在應對硬件風險時，應考慮到由于硬件故障問題會導致檔案丟失及破壞等狀況，為了應對這種風險，需要做好計算機內部程序的創新研發，以便在程序功能充分發揮的基礎上，為檔案管理工作的開展提供基礎條件。同時，要為信息系統配置相應的防火墻和防病毒軟件，能有效防范病毒攻擊。除此之外，檔案管理人員還要做好檔案資料備份工作，盡量降低硬件風險造成的損壞。

結 論

綜上所述，檔案管理工作是事業單位重要工作內容之一，需要在有效開展檔案管理工作的基礎上，為相關工作的實施提供依據。在信息化的時代背景下，對檔案管理提出了新的要求，需要通過信息化技術的應用來實現檔案信息資源的有效保管和應用。本文主要針對事業單位檔案信息化建設及管理等方面進行分析，為了達到較好的檔案管理效果，應采取加大檔案管理數字化程度、建設高素質員工隊伍等措施。

參考文獻：

[1] 林桂春. 淺析機關檔案信息化建設[J]. 黑龍江檔案， 2014（2）.

[2] 黃玉連. 新時期人事檔案管理的信息化建設探討[J]. 卷宗， 2017（19）.