信息化技術在報社檔案管理中的應用

鄭世民

摘 要：檔案管理是報社最重要的工作之一，不僅儲存著報社大量的重要信息，而且也為報社其它工作提供了可靠的參考依據，對報社發展具有一定推動作用。本文主要論述了檔案管理信息化的作用，并重點對信息化技術在報社檔案管理中的應用進行了分析和探究，以便提升管理效率和質量，使其更好的為報社服務。

關鍵詞：信息化技術 報社 檔案管理 作用 應用

引 言

隨著時代的進步，新聞事業也到了蓬勃發展，不僅對報社提出了更高的要求，而且新聞數量不斷增多，給報社檔案管理工作增加了一定難度。傳統的手工記錄方式，不僅需要花費大量時間，而且還會出現很多錯誤，難以適應現代報社的發展需求。這就需要采用信息化技術，使其檔案管理工作逐漸朝著信息化方向發展。

一、信息化技術在報社檔案管理中的作用

相對傳統管理方式而言，信息化管理更有利于檔案長期保存，紙質版的檔案經過多次查閱或者長時間的存放會出現磨損、腐蝕等問題，其檔案的保存時間是有限的。而利用信息化技術，只要做好備份，是可以長期保存的。

在互聯網時代背景下，可以利用網絡將各個部門連接起來，進行信息交換，在提升管理效率的同時，也為信息查詢提供了極大便利性。同時，還能實現信息資源共享，對報社發展具有重要意義。

二、信息化技術在報社檔案管理中的應用分析

（一）具體應用

1.主要模塊

在報社檔案管理工作中，融入現代信息技術，可以合理將其工作劃分為不同的模塊。不僅在一定程度上減少了工作量，而且還有利于提升整體檔案管理的有效性。

首先，是新聞采集模塊。在該模塊中主要是對相關新聞進行編輯，也是檔案收集的最基礎工作。而且在這一過程中，可以對相關稿件進行修改，不僅節省了紙資源，而切還提升了新聞編輯的速度，為其修改編輯提供了方便[1]。

其次，是新聞查詢模塊。在這一模塊中，主要是為其查閱提供極大的便利性。在信息化檔案管理模式下，不再需要花費大量時間對檔案進行逐個查詢，只需要在信息管理系統中輸入相關的關鍵詞。如，年、月、日等，就可以快速查找到相關信息，十分便利。

第三，統計分析模塊。對資料進行統計和分析，主要是為了對檔案儲存與使用的實際情況進行全面的了解。例如，可以了解某一位作者上傳新聞稿件的數量等。為其它各項工作開展奠定了良好的基礎。

最后，是用戶管理模塊。一方面，有利于保證用戶的安全性，在該模塊中，用戶可以自行設定自己的密碼，提升信息的安全性。另一方面，還能對新用戶進行有效的管理。

2.管理流程

信息技術的應用使報社檔案管理流程更加規范，有利于促進管理工作順利進行。首先，對記者的使用權限進行了明確的規定，只有用戶密碼與用戶名相符的基礎上，才會允許其進入檔案管理系統。而且對記者的權利也進行了嚴格的管理，在這一環節中，記者只可以對自己的稿件進行編輯、修改或者刪除。其次，對用戶的權利也進行了規定，用戶不具備對稿件修改、刪除的權利，只能在該系統中查閱和閱讀相關資料，并且還要確保資料的真實性、完整性。最后，對主編的行為進行了管理，為主編提供了信息統計與分析的條件，有利于提升各項工作的效率與質量。

3.推進信息管理朝著數字化轉換

信息化檔案管理主要是以現代技術為支撐的。如網絡技術、數字技術等。是對傳統管理方式的突破與創新，不僅使其管理更加先進化，而且逐漸推動報社檔案管理工作朝著數字化轉換。將信息技術合理的融入管理工作中，不僅將復雜的管理流程簡單化，而且還大大降低了操作的難度，減少了人力、物力、財力的浪費。尤其是在新時期報社發展中，該技術的應用不僅反映了報社實際管理水平，而且也是新聞事業改革與發展的重要標志，有利于滿足新聞企業對信息資源的需求。與此同時，利用信息技術，還在一定程度上減輕了相關管理工作人員的工作量和壓力，使其有更多的精力做其它工作，進而使報社檔案管理效果在整體上提升。

（二）在實際應用中需要注意事項

1.提升檔案管理人員綜合素質

管理人員作為檔案管理工作的主體，其素質高低對工作質量具有直接影響。尤其是在信息時代下，信息化的檔案管理方式，對管理人員提出了更高要求。不僅要求其具備相關的檔案管理知識、較強的管理能力，而且還必須掌握相關的計算機知識與技術。只有綜合素質高的管理人員，才能更好的勝任現代檔案管理工作，充分發揮信息化管理優勢與作用。這就需要對相關管理人員進行教育與培訓。一方面豐富其專業知識，保證檔案管理質量；另一方面，管理人員還要與時俱進，積極學習新的知識與技。如，在信息化檔案管理工作中，計算機技術已經成為工作人員必不可少的一項技能。為了提升管理效果，必須熟練掌握計算機知識，進而更好的適應新時期報社發展。

2.確保網絡安全性

雖然信息技術給報社檔案管理工作開展提供了良好條件，但在一定程度上也給其帶來新的挑戰[2]。主要是互聯網技術的發展，給其檔案資料安全造成了威脅。一般情況下，報社所收集與整理的檔案，不僅包含著很多重要的稿件，而且還包括關乎報社發展的信息。一旦泄漏或者被盜取，不僅會給報社帶來不良影響，甚至還會阻礙報社發展。因此，在網絡不斷開放的今天，必須要加強網絡安全管理。尤其是在信息傳輸過程中，一定要采取相應的保護措施，防止病毒侵害，造成文件損壞。這就需要在相關計算機上安裝防火墻、殺毒防毒軟件等，對系統進行有效保護。只有采取多種有效措施，才能避免黑客的入侵，使其系統安全穩定運行，進而提升檔案安全性，為檔案管理工作創造一個安全的環境，促使其管理工作順利開展。除了計算機本身的問題，人為因素也會降低檔案的安全性，主要是要對用戶名與密碼設置權限，進行嚴格管理，避免非法進入系統。與此同時，還要對用戶的使用狀態進行動態觀察，一旦發現異常現象，必須及時采取有效措施。

結 論

總而言之，信息化技術的應用使報社管理工作發生了巨大的改變，有效彌補了傳統檔案管理工作的不足。因此，必須要對該技術加以重視，不僅可以將其應用在管理流程與主要模塊中，而且合理利用信息技術還能推動檔案管理朝著數字化轉換，有利于提升管理效果。但在新形勢下，必須要提升管理人員綜合素質，確保網絡安全性，進而提升檔案安全性，對報社健康、穩定發展具有重要意義。

參考文獻：

[1] 林劍平.淺談信息化技術在報社檔案管理中的應用[J].新聞傳播，2018（03）：84-85.

[2] 胡海波.關于報社檔案管理信息化的思考[J].黑龍江史志，2015（13）：172.