關(guān)于檔案管理信息化的戰(zhàn)略思考

溫冬

摘 要：隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的繁榮，各行業(yè)發(fā)展非常迅速，很多企業(yè)應(yīng)運(yùn)而生。隨著各企業(yè)在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)高速發(fā)展背景下快速開(kāi)展了各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)工作的信息化，企業(yè)內(nèi)的檔案管理也在快速往信息化管理方向靠攏。但在進(jìn)行檔案管理信息化的過(guò)程中，遇到了較多問(wèn)題，雖然一部分企業(yè)有所解決，但較多企業(yè)仍停留在問(wèn)題較多的狀態(tài)。

關(guān)鍵詞：檔案管理信息化；戰(zhàn)略思考

引言

近年來(lái)，我國(guó)企業(yè)建設(shè)發(fā)展非常迅速，如何在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中良性發(fā)展，是企業(yè)面臨的首要任務(wù)。檔案是在活動(dòng)開(kāi)展之后將相關(guān)信息以文字、圖表、聲像等形式保存下來(lái)的一種方式，做好檔案管理工作，對(duì)于多個(gè)方面的發(fā)展具有積極的促進(jìn)作用。新的發(fā)展形勢(shì)之下，社會(huì)經(jīng)濟(jì)得到快速發(fā)展，與之伴隨的一系列改革活動(dòng)也不斷推進(jìn)，在這一背景之下，對(duì)于檔案管理工作而言，做好檔案管理信息化的戰(zhàn)略思考，是取得進(jìn)一步發(fā)展的關(guān)鍵。

一、檔案管理工作中存在的問(wèn)題分析

受到多個(gè)方面因素的影響，在檔案管理工作中還存在著不少的問(wèn)題，為此，在提出有效的解決對(duì)策之前，首先對(duì)這些存在的問(wèn)題予以明確，從而為后續(xù)的探討奠定基礎(chǔ)。（一）未結(jié)合信息技術(shù)發(fā)展，管理理念落后。在以往的檔案管理中，一般是采用紙質(zhì)的形式進(jìn)行保存，這樣的保存有著明顯的缺點(diǎn)，不僅操作繁瑣，而且很多紙張容易受到時(shí)間因素的影響而發(fā)黃、破舊，甚至于出現(xiàn)丟失的情況，在很大程度上影響著檔案管理工作的開(kāi)展質(zhì)量。與此同時(shí)，對(duì)檔案管理的理念處于落后狀態(tài)，認(rèn)為檔案管理工作并不能夠帶來(lái)實(shí)際的利益，從而影響了整體的進(jìn)步與發(fā)展。（二）管理人員能力不夠，素質(zhì)不高。從事檔案管理工作的人員，對(duì)于檔案管理工作的有效落實(shí)發(fā)揮著關(guān)鍵性的作用，但是在實(shí)際的檔案管理工作中，工作人員存在著工作能力不強(qiáng)、素質(zhì)不高等方面的問(wèn)題，這些問(wèn)題的存在，在很大程度上影響檔案管理工作的有效落實(shí)。除此之外，檔案管理工作人員，還具有一定的流動(dòng)性，其原因在于檔案管理工作人員在薪酬、福利等方面無(wú)法達(dá)到令人滿(mǎn)意的效果，無(wú)法拴住專(zhuān)業(yè)人才，從而影響檔案管理工作的開(kāi)展。

二、提高檔案管理信息化

（一）制定好適合自身的企業(yè)檔案歸檔范圍

檔案室不是文件的“垃圾回收站”，企業(yè)需要根據(jù)相關(guān)法律、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)制定自己的《檔案歸檔范圍和保管期限表》，按照“以我為主”的原則對(duì)企業(yè)的每一份文件進(jìn)行甄別，看是否需要?dú)w檔及其保管期限，要讓該表格對(duì)企業(yè)的檔案管理有實(shí)際的指導(dǎo)意義，制定過(guò)程中不確定的可以請(qǐng)檔案館工作人員或有經(jīng)驗(yàn)的專(zhuān)家來(lái)指導(dǎo)，事后工作中，還需對(duì)每份文件認(rèn)真斟酌、鑒定，在工作中不斷完善，“理論指導(dǎo)實(shí)踐，實(shí)踐驗(yàn)證理論”在這里運(yùn)用的淋漓盡致。

（二）加強(qiáng)企業(yè)整體對(duì)檔案管理的重要性

建議企業(yè)從企業(yè)全體員工的意識(shí)增強(qiáng)入手，對(duì)于管理層，提高對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)知，創(chuàng)建檔案是科技部分的調(diào)度、查閱等服務(wù)功能，同時(shí)加大對(duì)企業(yè)檔案管理這一部分的投入，避免因資金不足而出現(xiàn)的發(fā)展不足問(wèn)題；對(duì)于員工，則要?jiǎng)?chuàng)新培訓(xùn)內(nèi)容，將檔案管理作為培訓(xùn)內(nèi)容加到員工培訓(xùn)計(jì)劃中去，并更新建立人員為首的各部門(mén)配合檔案管理進(jìn)行文獻(xiàn)建檔工作的相應(yīng)制度。

（三）從實(shí)際發(fā)生情況出發(fā)，建立健全完善的檔案管理制度

正所謂沒(méi)有規(guī)矩不成方圓，一個(gè)良好的檔案管理制度與一個(gè)不健全的檔案管理制度相比較而言，自然是前者勝出，因此，在檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，要從實(shí)際發(fā)展情況出發(fā)，建立健全完善的檔案管理制度，在制度的作用下明確責(zé)任和義務(wù)，從而促進(jìn)檔案管理工作得到有效開(kāi)展。與此同時(shí)，在完善檔案管理制度的過(guò)程中，還需要健全檔案管理工作人員的績(jī)效制度，績(jī)效制度簡(jiǎn)單講，就是表現(xiàn)優(yōu)異的人給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，而表現(xiàn)不合格的人給予一定的懲罰，以此來(lái)調(diào)動(dòng)檔案管理工作人員的積極性，從而做好檔案管理工作。

（四）權(quán)限管理系統(tǒng)

在檔案的信息管理系統(tǒng)中，應(yīng)包含權(quán)限管理系統(tǒng)，并由該系統(tǒng)完成對(duì)用戶(hù)、管理者、系統(tǒng)維修人員等方面進(jìn)行管理。具體來(lái)說(shuō)，一般用戶(hù)只能對(duì)系統(tǒng)中的檔案進(jìn)行查看及下載；而管理者能夠?qū)n案進(jìn)行上傳及修改；維修人員能夠?qū)n案管理系統(tǒng)的管理方式進(jìn)行優(yōu)化。總之，針對(duì)檔案管理過(guò)程中不同的群體，應(yīng)對(duì)其權(quán)限范圍進(jìn)行明確的規(guī)劃，促進(jìn)檔案管理工作的有效進(jìn)行。

（五）加強(qiáng)創(chuàng)新思維

一個(gè)企業(yè)的檔案大致分為人、財(cái)、物（產(chǎn)品）三大部分，那么就要從這三個(gè)方面去做縱橫分析，提取出對(duì)人力資源、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、產(chǎn)品開(kāi)發(fā)有參考價(jià)值的數(shù)據(jù)。只有當(dāng)檔案的使用價(jià)值凸顯出來(lái)的時(shí)候，整個(gè)企業(yè)才會(huì)重視檔案工作，才會(huì)把檔案管理工作推向一個(gè)新的高度。某些企業(yè)決策者不像政府機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)那樣重視檔案工作，其原因：一是不能深刻體會(huì)文件丟失造成的后果，二是不能意識(shí)到檔案的利用價(jià)值，三是沒(méi)有被強(qiáng)制要求。這就需要檔案工作者以檔案利用的成功案例，以企業(yè)價(jià)值觀為切入點(diǎn)，向決策者展示檔案對(duì)企業(yè)帶來(lái)的價(jià)值。最近幾年國(guó)家也制定了企業(yè)檔案工作規(guī)范，檔案工作者更應(yīng)該多學(xué)習(xí)，以此為指導(dǎo)，和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)建立互動(dòng)機(jī)制。

（六）做好企業(yè)檔案的統(tǒng)計(jì)工作

企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立檔案臺(tái)賬，包括庫(kù)藏情況、檔案設(shè)施設(shè)備情況、年度入庫(kù)情況、檔案利用情況、檔案專(zhuān)兼職人員情況、檔案銷(xiāo)毀情況等，檔案臺(tái)賬是檔案來(lái)龍去脈的一種反映，是了解檔案的重要途徑，是總結(jié)檔案工作的依據(jù)，是提高檔案工作質(zhì)量、提高檔案管理水平的一種有效方法。同時(shí)也要做好對(duì)企業(yè)檔案的統(tǒng)計(jì)分析，統(tǒng)計(jì)分析是了解檔案工作成果的重要手段，也是對(duì)檔案工作者量化考核的依據(jù)，起著推動(dòng)檔案工作發(fā)展的重要作用。考察檔案工作一般是從檔案歸檔率、利用率兩個(gè)方面，檔案工作者要從這兩個(gè)方面認(rèn)識(shí)自己的不足，改進(jìn)工作方法，以提高檔案的歸檔率和利用率。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作的有效開(kāi)展對(duì)任何一個(gè)單位而言都具有重要的意義，為此，在新的發(fā)展形勢(shì)之下做好檔案管理工作，有利于促進(jìn)整體的進(jìn)步與發(fā)展。而本文就從檔案管理工作戰(zhàn)略性思考出發(fā)，在此基礎(chǔ)上提出了對(duì)策，希望可以促進(jìn)檔案管理工作得以有效開(kāi)展。

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