關于檔案管理信息化的戰略思考

溫冬

摘 要：隨著我國市場經濟的繁榮，各行業發展非常迅速，很多企業應運而生。隨著各企業在互聯網技術高速發展背景下快速開展了各項經營工作的信息化，企業內的檔案管理也在快速往信息化管理方向靠攏。但在進行檔案管理信息化的過程中，遇到了較多問題，雖然一部分企業有所解決，但較多企業仍停留在問題較多的狀態。

關鍵詞：檔案管理信息化；戰略思考

引言

近年來，我國企業建設發展非常迅速，如何在激烈的市場競爭中良性發展，是企業面臨的首要任務。檔案是在活動開展之后將相關信息以文字、圖表、聲像等形式保存下來的一種方式，做好檔案管理工作，對于多個方面的發展具有積極的促進作用。新的發展形勢之下，社會經濟得到快速發展，與之伴隨的一系列改革活動也不斷推進，在這一背景之下，對于檔案管理工作而言，做好檔案管理信息化的戰略思考，是取得進一步發展的關鍵。

一、檔案管理工作中存在的問題分析

受到多個方面因素的影響，在檔案管理工作中還存在著不少的問題，為此，在提出有效的解決對策之前，首先對這些存在的問題予以明確，從而為后續的探討奠定基礎。（一）未結合信息技術發展，管理理念落后。在以往的檔案管理中，一般是采用紙質的形式進行保存，這樣的保存有著明顯的缺點，不僅操作繁瑣，而且很多紙張容易受到時間因素的影響而發黃、破舊，甚至于出現丟失的情況，在很大程度上影響著檔案管理工作的開展質量。與此同時，對檔案管理的理念處于落后狀態，認為檔案管理工作并不能夠帶來實際的利益，從而影響了整體的進步與發展。（二）管理人員能力不夠，素質不高。從事檔案管理工作的人員，對于檔案管理工作的有效落實發揮著關鍵性的作用，但是在實際的檔案管理工作中，工作人員存在著工作能力不強、素質不高等方面的問題，這些問題的存在，在很大程度上影響檔案管理工作的有效落實。除此之外，檔案管理工作人員，還具有一定的流動性，其原因在于檔案管理工作人員在薪酬、福利等方面無法達到令人滿意的效果，無法拴住專業人才，從而影響檔案管理工作的開展。

二、提高檔案管理信息化

（一）制定好適合自身的企業檔案歸檔范圍

檔案室不是文件的“垃圾回收站”，企業需要根據相關法律、規范、標準制定自己的《檔案歸檔范圍和保管期限表》，按照“以我為主”的原則對企業的每一份文件進行甄別，看是否需要歸檔及其保管期限，要讓該表格對企業的檔案管理有實際的指導意義，制定過程中不確定的可以請檔案館工作人員或有經驗的專家來指導，事后工作中，還需對每份文件認真斟酌、鑒定，在工作中不斷完善，“理論指導實踐，實踐驗證理論”在這里運用的淋漓盡致。

（二）加強企業整體對檔案管理的重要性

建議企業從企業全體員工的意識增強入手，對于管理層，提高對檔案管理的重要性認知，創建檔案是科技部分的調度、查閱等服務功能，同時加大對企業檔案管理這一部分的投入，避免因資金不足而出現的發展不足問題；對于員工，則要創新培訓內容，將檔案管理作為培訓內容加到員工培訓計劃中去，并更新建立人員為首的各部門配合檔案管理進行文獻建檔工作的相應制度。

（三）從實際發生情況出發，建立健全完善的檔案管理制度

正所謂沒有規矩不成方圓，一個良好的檔案管理制度與一個不健全的檔案管理制度相比較而言，自然是前者勝出，因此，在檔案管理工作開展的過程中，要從實際發展情況出發，建立健全完善的檔案管理制度，在制度的作用下明確責任和義務，從而促進檔案管理工作得到有效開展。與此同時，在完善檔案管理制度的過程中，還需要健全檔案管理工作人員的績效制度，績效制度簡單講，就是表現優異的人給予一定的獎勵，而表現不合格的人給予一定的懲罰，以此來調動檔案管理工作人員的積極性，從而做好檔案管理工作。

（四）權限管理系統

在檔案的信息管理系統中，應包含權限管理系統，并由該系統完成對用戶、管理者、系統維修人員等方面進行管理。具體來說，一般用戶只能對系統中的檔案進行查看及下載；而管理者能夠對檔案進行上傳及修改；維修人員能夠對檔案管理系統的管理方式進行優化?？傊?，針對檔案管理過程中不同的群體，應對其權限范圍進行明確的規劃，促進檔案管理工作的有效進行。

（五）加強創新思維

一個企業的檔案大致分為人、財、物（產品）三大部分，那么就要從這三個方面去做縱橫分析，提取出對人力資源、財務數據、產品開發有參考價值的數據。只有當檔案的使用價值凸顯出來的時候，整個企業才會重視檔案工作，才會把檔案管理工作推向一個新的高度。某些企業決策者不像政府機關領導那樣重視檔案工作，其原因：一是不能深刻體會文件丟失造成的后果，二是不能意識到檔案的利用價值，三是沒有被強制要求。這就需要檔案工作者以檔案利用的成功案例，以企業價值觀為切入點，向決策者展示檔案對企業帶來的價值。最近幾年國家也制定了企業檔案工作規范，檔案工作者更應該多學習，以此為指導，和企業領導建立互動機制。

（六）做好企業檔案的統計工作

企業應當建立檔案臺賬，包括庫藏情況、檔案設施設備情況、年度入庫情況、檔案利用情況、檔案專兼職人員情況、檔案銷毀情況等，檔案臺賬是檔案來龍去脈的一種反映，是了解檔案的重要途徑，是總結檔案工作的依據，是提高檔案工作質量、提高檔案管理水平的一種有效方法。同時也要做好對企業檔案的統計分析，統計分析是了解檔案工作成果的重要手段，也是對檔案工作者量化考核的依據，起著推動檔案工作發展的重要作用?？疾鞕n案工作一般是從檔案歸檔率、利用率兩個方面，檔案工作者要從這兩個方面認識自己的不足，改進工作方法，以提高檔案的歸檔率和利用率。

三、結語

檔案管理工作的有效開展對任何一個單位而言都具有重要的意義，為此，在新的發展形勢之下做好檔案管理工作，有利于促進整體的進步與發展。而本文就從檔案管理工作戰略性思考出發，在此基礎上提出了對策，希望可以促進檔案管理工作得以有效開展。

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