論秘書人員的業(yè)務(wù)能力

江元凈 張 星

一、前言

進(jìn)入新世紀(jì)以來，我國社會經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展，各行各業(yè)對秘書人員的需求日益增加，對其業(yè)務(wù)能力的要求也越來越高。“工欲善其事，必先利其器。”隨著時代的發(fā)展，秘書人員的工作職責(zé)范圍、內(nèi)容及方法都發(fā)生了顯著的變化。要做好秘書工作，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，解決實際問題，秘書人員就必須具備社交能力、協(xié)調(diào)能力、辦事能力、溝通能力等良好的業(yè)務(wù)能力。

二、社交能力

人的社會性決定了人際交往的必要性。著名的美國教育家卡耐基在做了充分調(diào)查之后認(rèn)為:“一個人事業(yè)上的成功，只有15%是由于他的專業(yè)技術(shù)，另外的85%要依賴人際關(guān)系、外事技巧。”秘書部門是承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的樞紐部門，秘書人員經(jīng)常跟隨領(lǐng)導(dǎo)參加一些社會活動，外出聯(lián)系工作，每天都要接觸各行各業(yè)的人。因而，作為優(yōu)秀的秘書人員必須具備良好的社交能力，善于待人接物，善于處理各種人際關(guān)系，善于同各種各樣的人打交道，在社交中熟悉社會各方面的信息渠道，了解各種相關(guān)內(nèi)容，要重視自己社交能力的提升。

各種工作活動中，秘書人員的頭腦要清楚、應(yīng)有預(yù)見力，善于表達(dá)，辦事有條理，可靠、細(xì)心、周到。秘書只有具有較強(qiáng)的社會活動能力，才容易使人接近，提高辦事的成功率。這樣不僅有利于完成秘書的本職工作，而且有利于在實踐中鍛煉自己，增長才干，更好地完成工作任務(wù)。

三、協(xié)調(diào)能力

協(xié)調(diào)能力也是秘書人員必備的工作能力之一。秘書人員是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，始終處于承上啟下，聯(lián)系左右，溝通內(nèi)外的中心，秘書人員角色的特殊性決定了其主要職能是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為本部門和其他部門服務(wù)，使上下左右的關(guān)系協(xié)調(diào)一致、統(tǒng)一步調(diào)，保證領(lǐng)導(dǎo)的決策得以順利貫徹執(zhí)行。秘書人員良好的溝通能力對秘書工作具有重要的影響，它能促進(jìn)機(jī)關(guān)工作靈活運轉(zhuǎn)，提高工作的質(zhì)量和效率。

因此，秘書人員應(yīng)積極主動地為“上下左右”的人員溝通信息、調(diào)節(jié)關(guān)系、商討事項、協(xié)同步調(diào)，這是秘書的職責(zé)所在。秘書人員協(xié)調(diào)的內(nèi)容主要有:一是上下關(guān)系的協(xié)調(diào)；二是秘書與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的協(xié)調(diào)；三是領(lǐng)導(dǎo)人之間關(guān)系的協(xié)調(diào)。秘書人員在協(xié)調(diào)中應(yīng)依據(jù)國家的政策、方針、法規(guī)及本單位的規(guī)章制度，加強(qiáng)信息的溝通，調(diào)節(jié)各方面的關(guān)系，因人、因事、因時而異，冷靜謙和，靈活行事，耐心細(xì)致，及時準(zhǔn)確地達(dá)到協(xié)調(diào)的目的，做好協(xié)調(diào)工作，進(jìn)一步提升工作質(zhì)量，提高工作效率。

四、辦事能力

秘書活動所具有的事務(wù)性特征以及秘書人員的“管理事務(wù)”的工作性質(zhì)決定了秘書人員必須具有精敏的、獨立的辦事能力。由于辦事是秘書人員的一項基礎(chǔ)和經(jīng)常性的工作，這就需要秘書人員掌握辦事的技巧，能辦事、會辦事，不斷鍛煉自己的辦事能力，這是秘書的基本素質(zhì)之一。

因此，作為一名秘書人員，應(yīng)從各方面提高自己的辦事能力，必須具有寬廣的知識面，豐富的經(jīng)驗，清楚的頭腦，敏捷的思維，勤快的手腳，熟諳人際交往的各種知識。秘書人員不僅要具有獨立的分析問題及解決問題的能力，而且還應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)自己的獨立辦事能力，并具有靈活的應(yīng)變能力，成為繁簡巨細(xì)都能應(yīng)付的“通才”。只有這樣，才能正確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖，為其決策提供有力的依據(jù)，順利完成工作任務(wù)。

五、溝通能力

當(dāng)今社會發(fā)展迅猛，己進(jìn)入了信息化時代，工作節(jié)奏快，事務(wù)繁多，這就要求人們更加重視溝通，以形成良好的人際關(guān)系，促進(jìn)工作質(zhì)量和效率的提高。而秘書人員因為工作之需，負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)，溝通調(diào)節(jié)各類事物，這就面臨著一個如何增強(qiáng)溝通能力的問題。秘書的溝通能力直接影響著秘書的工作質(zhì)量，良好的溝通能力有利于準(zhǔn)確地上傳下達(dá)，有助于構(gòu)建和諧的人際關(guān)系，有利于塑造自身良好的形象，有利于工作效率的提高。

因此，秘書在工作中，一定要注重提高自身的溝通能力，合理地運用溝通來協(xié)助工作任務(wù)的完成。秘書溝通的內(nèi)容包含:與上級的溝通、與同級的溝通及與下級的溝通等。在溝通時，秘書人員應(yīng)講究溝通原則，細(xì)致、周到、謙虛、謹(jǐn)慎，多換位思考，積極主動溝通，避免無效、被動溝通。只有這樣，才能順利實現(xiàn)其工作目標(biāo)，使得“上情”得以順利“下達(dá)”，“下情”得以順利“上傳”，各種工作順暢進(jìn)行，促進(jìn)整個機(jī)關(guān)的正常運轉(zhuǎn)，提高工作效率。

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