用友U8采購和銷售業(yè)務(wù)的紅字單據(jù)處理

黃輝+汪越元

摘 要： 通過一個完整的案例，對采購和銷售業(yè)務(wù)中的退貨業(yè)務(wù)按環(huán)節(jié)進(jìn)行了梳理，并通過示例圖對業(yè)務(wù)中涉及的紅字單據(jù)處理進(jìn)行了深入的分析和說明。

關(guān)鍵詞： 用友； 采購； 銷售； 紅字單據(jù)

中圖分類號：F49 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1006-8228（2017）11-64-04

Deal with the red letter document of U8 purchasing and selling business

Huang Hui， Wang Yueyuan

（School of economics and management， East China Jiaotong University， Nanchang， Jiangxi 330013， China）

Abstract： Through a complete case， the paper makes a detailed analysis of the return business in the purchasing and sales business， and analyzes and illustrates the processing of the red letter document involved in the business through the example diagram.

Key words： UFIDA； purchasing； selling； red letter document

0 引言

在供應(yīng)鏈相關(guān)業(yè)務(wù)中，特別是在采購或者銷售環(huán)節(jié)，有時會發(fā)生一些退貨業(yè)務(wù)（采購?fù)素浕蛘咪N售退貨）。與正常業(yè)務(wù)相比，這些退貨業(yè)務(wù)的掌握需要對采購或銷售業(yè)務(wù)流程有清晰的了解[1]，并且需要熟練掌握紅字單據(jù)的處理。下面分別對采購和銷售業(yè)務(wù)中的退貨業(yè)務(wù)涉及的紅字單據(jù)處理進(jìn)行說明。

1 采購業(yè)務(wù)紅字單據(jù)處理

1.1 采購業(yè)務(wù)流程

采購是企業(yè)的重要業(yè)務(wù)，通過對企業(yè)的采購業(yè)務(wù)進(jìn)行管理，可以幫助企業(yè)降低采購成本，提升企業(yè)競爭力。采購業(yè)務(wù)管理流程具體可分為普通采購流程、受托代銷采購流程、直運(yùn)采購流程，以下結(jié)合最常見的普通采購流程進(jìn)行說明。

從普通采購業(yè)務(wù)流程圖1可以看出，通常從請購開始，經(jīng)過采購訂單、到貨等一系列相互關(guān)聯(lián)的串行環(huán)節(jié)完成采購業(yè)務(wù)，而退貨可能出現(xiàn)在其中任何一個環(huán)節(jié)，紅字單據(jù)通常伴隨著退貨業(yè)務(wù)而發(fā)生。

1.2 請購環(huán)節(jié)和采購訂單環(huán)節(jié)紅字單據(jù)

請購和采購訂單環(huán)節(jié)，還不涉及實際的物流和資金流的變化，所以，如果在這兩個環(huán)節(jié)出現(xiàn)退貨業(yè)務(wù)，實際上也就是取消采購的意向，不會涉及到紅字單據(jù)的處理。只需要在相應(yīng)的單據(jù)處理中使用“關(guān)閉”功能就可以，這樣既可以中止采購業(yè)務(wù)，也可以保留相應(yīng)的業(yè)務(wù)痕跡。詳細(xì)操作見圖2。

1.3 采購到貨環(huán)節(jié)紅字單據(jù)

如果在采購到貨后出現(xiàn)退貨業(yè)務(wù)，由于涉及具體的物流，需要在單據(jù)上體現(xiàn)出來該物流的逆向變化。由于采購的物料尚未驗收入庫，可以直接通過采購?fù)素泦芜M(jìn)行采購?fù)素沎2]。具體需要在采購到貨環(huán)節(jié)填制采購?fù)素泦危〝?shù)量需要使用負(fù)號填入，也就是會計上的紅字概念），以反映采購物流的變化情況。詳細(xì)操作見圖3。

此外，退貨還有一種情況叫拒收，這時候不需要進(jìn)行其他的操作，不用退貨單也不用紅字入庫單，直接就當(dāng)作未收到就行了，屬于質(zhì)檢的一個操作。

1.4 采購入庫環(huán)節(jié)紅字單據(jù)

在采購管理和庫存管理集成使用的情況下，采購入庫環(huán)節(jié)是在庫存管理系統(tǒng)中完成的。若采購入庫以后存在退貨業(yè)務(wù)，那就必須完成采購出庫操作（或稱為采購?fù)藥欤约安少復(fù)素洸僮鳌?/p>

由于采購入庫單來源于采購到貨單，所以退貨時也需要先在采購管理的到貨環(huán)節(jié)填采購?fù)素泦危缓笤趲齑婀芾碇袇⒄赵摬少復(fù)素泦危钪萍t字采購入庫單。最后在采購結(jié)算環(huán)節(jié)（可選擇自動結(jié)算或者手工結(jié)算）進(jìn)行紅藍(lán)字采購入庫單結(jié)算[3]，以沖減退貨的存貨數(shù)量。詳細(xì)操作見圖4。

1.5 采購發(fā)票環(huán)節(jié)紅字單據(jù)

如果填制采購發(fā)票以后出現(xiàn)退貨業(yè)務(wù)，由于涉及到采購管理中的物流和資金流變化，需要在單據(jù)上面反映出來。需要先填采購?fù)素泦危趲齑婀芾碇刑钪萍t字采購入庫單，在采購管理中填制紅字發(fā)票，最后進(jìn)行紅藍(lán)采購入庫單、紅藍(lán)發(fā)票采購結(jié)算[4]。詳細(xì)操作見圖5。

1.6 采購結(jié)算環(huán)節(jié)紅字單據(jù)

若采購結(jié)算以后出現(xiàn)退貨。需要先填采購?fù)素泦危瑩?jù)以填制紅字采購入庫單、紅字發(fā)票，進(jìn)行紅藍(lán)入庫單、紅藍(lán)發(fā)票結(jié)算。

2 銷售業(yè)務(wù)紅字單據(jù)處理

2.1 銷售業(yè)務(wù)流程

銷售是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營成果的實現(xiàn)過程，是企業(yè)經(jīng)營活動的中心，提供了報價、訂貨、發(fā)貨、開票的完整銷售流程，支持普通銷售（又可分為先發(fā)貨后開票業(yè)務(wù)、開票直接發(fā)貨業(yè)務(wù)）、委托代銷、分期收款、直運(yùn)、零售、銷售調(diào)撥等多種類型的銷售業(yè)務(wù)，并可對銷售價格和信用進(jìn)行實時監(jiān)控。普通銷售流程圖見圖6。

銷售退貨業(yè)務(wù)是指客戶因貨物質(zhì)量、品種、數(shù)量不符合要求或者其他原因，而將已購貨物退回的業(yè)務(wù)。可發(fā)生在銷售業(yè)務(wù)流程的任何一個環(huán)節(jié)。

2.2 銷售報價和銷售訂貨環(huán)節(jié)紅字單據(jù)

在銷售報價和銷售訂貨環(huán)節(jié)，由于業(yè)務(wù)不涉及物流和資金流變化，所以這個階段的退貨只需要在相應(yīng)單據(jù)中執(zhí)行關(guān)閉操作即可，不需要填制紅字單據(jù)。詳見圖7。

2.3 銷售發(fā)貨環(huán)節(jié)紅字單據(jù)

如果發(fā)貨以后出現(xiàn)退貨業(yè)務(wù)，需要把物流的變化反映出來。可以先填退貨單，然后審核即可。詳見圖8。

2.4 銷售出庫環(huán)節(jié)

若銷售出庫以后出現(xiàn)退貨業(yè)務(wù)，可以先在銷售管理的發(fā)貨環(huán)節(jié)填退貨單，然后在庫存管理中填紅字銷售出庫單。詳見圖9。

2.5 銷售發(fā)票環(huán)節(jié)

由于銷售系統(tǒng)是以銷售發(fā)票的審核作為應(yīng)收單據(jù)生成的依據(jù)，所以，如果開具銷售發(fā)票并審核以后出現(xiàn)退貨業(yè)務(wù)。需要先在發(fā)貨環(huán)節(jié)填制退貨單，然后填紅字銷售出庫單，據(jù)以填制紅字銷售發(fā)票。然后進(jìn)行應(yīng)收款退款或取消應(yīng)收款債權(quán)等業(yè)務(wù)處理。詳見圖10。

3 結(jié)束語

綜上所述，無論是采購管理還是銷售管理，涉及到的退貨業(yè)務(wù)都需要在對正常業(yè)務(wù)操作流程有清晰的理解基礎(chǔ)上，分別不同情況來進(jìn)行處理，基本的處理原則是：未涉及物流、資金流變化的，不需要使用紅字單據(jù)，只需要關(guān)閉相關(guān)的單據(jù)即可[5]。涉及到物流、資金流變化的，則需要通過紅字單據(jù)來對退貨業(yè)務(wù)進(jìn)行正確的處理。

參考文獻(xiàn)（References）：

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詳析[J].計算機(jī)時代，2016.1：98-100

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據(jù)一致性研究[J].財會月刊，2016.1：93-97

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[5] 黃輝.會計信息系統(tǒng)理論與實踐[M].東北財經(jīng)大學(xué)出版社，

2017.endprint