影響行政事業單位檔案質量原因及應對

溫冬冬

摘 要：行政事業單位檔案的工作制度要依照檔案管理的效率和質量為基本原則，進而對行政檔案進行科學化和規范化的管理，進一步加強對行政事業單位的有效評價和監督。本文首先說明了行政事業單位檔案管理的重要性，然后分析了影響行政事業單位檔案質量的因素，最后詳細闡述了提高行政事業單位檔案管理質量的應對措施。

關鍵詞：行政事業單位；檔案管理；質量；制度；信息化

1 行政事業單位檔案管理的重要性

行政事業單位在變革和發展中，為了確保各項工作有序開展，建立科學合理的管理制度是必然選擇，結合單位自身發展情況明確發展方向，有針對性推動事業單位的改革進程。檔案管理工作在行政事業單位中所起到的作用十分重要，貫穿于各項工作始末，直接影響到事業單位的整體運行和發展，同時為事業單位的管理和決策提供了參考依據。故此，加強行政事業單位的檔案管理，首先需要完善檔案管理制度，尋求合理的創新思路，推動行政事業單位發展。由此看來，提高行政事業單位檔案管理質量十分關鍵，有助于進一步發揮檔案管理工作的重要性。

2 影響行政事業單位檔案質量的因素

（一）檔案管理制度不完善、重視程度不夠

大部分行政事業單位缺乏系統的管理制度和管理體系，而且行政事業單位的領導者沒有充分認識到檔案管理工作的重要性，同時對檔案管理工作的監督力度不夠明顯。其次，由于檔案管理工作自身的特點，許多檔案管理人員認為檔案管理工作枯燥乏味、不重要，而且沒有花費過多時間的必要。正是由于領導者和管理人員沒有檔案管理意識，思維落后才使得檔案管理人員大多缺乏工作積極性。這嚴重制約了行政事業單位檔案管理工作的進步。

（二）檔案管理現代化水平不高

雖然現代社會信息技術在不斷創新和發展，但是檔案信息管理沒有充分利用現代設備和現代技術使得檔案管理仍然處于較低的水平。而且由于檔案管理技術復雜且混亂，檔案管理工作變得越來越隨意和盲目。除此之外，行政事業單位對檔案管理部門的投入過低，許多電子設備已經不能適應當前單位的需求。一些檔案管理的軟件已經不能實現信息共享和信息管理的目的，這是制約檔案管理信息化的重要因素。

（三）檔案管理人員的素質有待提高

檔案管理人員是檔案管理的實行者，他們的專業素質和綜合能力是決定檔案管理水平的重要因素。在信息化背景下，行政事業單位的檔案管理人員需要具備基本的操作能力和專業知識。但是就目前的情況來看，許多行政事業單位的檔案管理人才極為短缺，大部分管理人員不具備檔案管理的能力，而且他們缺乏檔案管理意識，認為自己的工作無足輕重以至于他們缺乏責任感。由此可見，信息化背景下培養專業的檔案管理團隊的重要性。

3 提高行政事業單位檔案管理質量的應對措施

（一）提高領導重視程度，建立完善的檔案管理制度

為了確保行政事業單位檔案管理工作有序開展，首先應該提高領導干部的重視程度，注重在傳統工作基礎上創新，建立完善的檔案管理制度，為后續工作有序開展提供堅實的保障，促使檔案管理工作可以充分發揮原有作用。與此同時，還需要發揮制度的約束作用，促使員工可以嚴格遵循制度要求開展工作，確保制度內容落到實處。同時建立完善的獎懲制度，調動員工工作積極性，對于違背制度要求的予以懲處，切實提升檔案管理工作的成效。

（二）加大檔案管理工作的宣傳力度

在單位檔案管理工作中，很多人對檔案管理的工作沒有引起足夠的重視，從而導致檔案管理的工作出現一定的問題。為加強相關人員對檔案管理工作的認知和了解，我們可以從宣傳的角度出發，來對其進行一定的宣傳。首先應加強單位領導階層對檔案的認知和管理；其次，可以在現有的宣傳基礎上，制定一些新的宣傳措施；最后，還要在宣傳的基礎上做好相應的監督管理工作，以提高相關的管理人員對檔案管理工作的 認知。

（三）加強管理力度，提升檔案管理水平。

行政事業單位在檔案管理工作中，工作人員自身專業素質和職業素養水平高低將直接影響到工作效率，為了便于各項工作的開展，應該加強檔案管理工作的宣傳力度，定期組織員工培訓和學習，掌握更加前沿的理論知識和工作技能，可以借助現代化手段開展檔案管理工作。同時，行政事業單位應該加強隊伍建設，定期檢查檔案管理工作情況，根據實際情況動態完善管理方法，并進行嚴格的檔案管理考核工作，提高檔案管理重視程度，促使檔案管理工作更加規范化、標準化。

（四）提升行政事業單位檔案管理的信息化程度

管理現代化是檔案管理的發展趨勢，同時也是檔案管理服務質量的發展需求。行政事業單位的信息化檔案管理可以提高管理的效率，還可以延長檔案的保存和使用壽命。

第一，行政事業單位要提高檔案信息的時效性管理，及時傳輸信息；

第二；實行計算機輔助管理，利用現代化技術對檔案資料進行技術處理，完成對檔案資料的紙質形式和數據形式的存儲和管理；

第三，充分利用計算機網絡實現檔案管理的創新，并且在一定程度上實現檔案信息的網絡共享，向社會提供更好的服務。檔案管理信息化的實現能夠提高行政事業單位檔案的質量和效率，從而提高了檔案信息的利用率。

（五）創新行政事業單位檔案管理人員培訓機制，提高檔案管理能力

從我國目前行政事業單位檔案管理的整體情況來看，檔案管理的效率不夠高、專業技術比較落后，管理人員的整體素質也不夠高，從容導致在進行實際管理工作的過程中，容易出現一些問題。由此可見，相關單位必須加強檔案管理創新的工作，尤其是要加強對單位檔案管理人員的管理。在一些必要的情況下，還需要對相關的管理人員進行一定的培訓，從而加強工作人員的專業素質。因此，可以建立相關的培訓機制，并對不同崗位的工作人員進行有針對性的培訓，而在進行培訓的過程中，也要有針對性地進行培訓，從而保證能夠從最大程度上提高檔案管理人員的整體素質，最終達到提高檔案管理質量的目的。例如：可以進行多媒體的培訓、講座的宣傳等。在現在多媒體應用的情況下，還可以進行線上的宣傳，既方便又省時，宣傳的效率也比較高。除此之外，還需要加強工作人員的思想道德教育，使其工作態度得到進行進一步加強。

（六）創新檔案資源共享，提高檔案利用價值

從一定程度上來看，檔案管理主要就是為了能夠對檔案進行科學而有效地分類，并及時提供相應的數據資料，最終達到提高行政事業單位管理水平及綜合實力的目的。但是現在大多數行政事業單位中，檔案的管理水平和管理技術都相對比較落后，這就從很大程度上限制了檔案管理的發展。因此，我們可以采取相關措施，比如：通過實現資源的共享的方式來加強檔案的管理。在行政事業單位的檔案管理過程中，可以利用云共享的方式加強檔案的管理效率，也可以利用云共享對檔案進行上傳、儲存以及其他相應的管理。為了讓檔案的利用價值得到提升，還需要加強互聯網的應用，才能夠有效實現資源的共享，并提高檔案的利用價值。

4 結語

綜上，行政事業單位在改革發展中，檔案管理工作在其中起到了十分重要的作用，傳統的檔案管理方法和手段已經無法滿足實際工作需求，迫切地需要尋求合理對策予以解決，提升檔案管理質量。

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