信息技術環境下檔案工作面臨的挑戰與對策探析

呂曉慶

（中共黑龍江省委黨校（黑龍江省行政學院） 黑龍江 哈爾濱 150080）

當今經濟的迅速發展和信息技術的推陳出新，使我們現在正處于全新的時代：信息時代。新的技術和設備改變了人們的生活方式和工作方式，信息時代擁有著全新的生活理念和管理理念。這就是信息技術的不斷進步給時代帶來的影響。在信息時代，信息的生成、加工、傳輸、使用所依托的技術早已融入檔案管理工作的收集、整理、保管、利用等各項活動中，也在慢慢地影響著檔案工作。檔案工作的實際管理中，對檔案信息的獲取、傳遞、存儲、利用等方面的實際管理，也越來越多地依靠信息技術。[1]通過對信息技術環境下檔案工作的審視，可知檔案工作在更加便捷與高效的同時，也出現了一些不可忽視的新問題，而這些新問題正是引入到其中的信息技術所帶來的“副作用”。

一、影響檔案工作的現代信息技術

檔案工作中利用到的現代信息技術主要有計算機技術、檔案信息存儲技術、多媒體技術、網絡技術。[2]

計算機技術自其誕生之日起，就表現出強大的計算能力與存儲記憶能力，并迅速地發展，普及到各行各業中去。20世紀六七十年代，我國檔案工作開始與計算機技術相結合，借助其獨特的優勢來簡化檔案工作流程、優化檔案服務方式、促進檔案事業的發展。計算機技術是數字檔案管理工作中使用的最基礎的技術，也是用途最廣的技術。計算機技術為檔案管理系統的上線與使用構建了環境；能夠將紙質檔案數字化處理，這是數字檔案館建設必不可少的元素；能夠輔助編目檢索，減少人力勞動。

檔案信息存儲技術將數字化的檔案存儲在一定的介質上，消除了紙質載體易破損、不能長久保存檔案的弊端。檔案信息存儲技術不是紙質載體和傳統檔案存儲柜具的替代品，二者在功能上相似，在特點上互補。檔案信息存儲技術都具備體積小、容量大、記錄效果好的優點。而且利用這些數字化檔案能夠降低查檔翻頁對檔案原件的損壞。比如縮微技術就是利用光學原理將檔案信息感應在感光材料上來存儲信息的。縮微技術存儲的檔案信息在大小上比檔案原件小數倍，減少了檔案存儲空間的負擔。

多媒體技術是指利用計算機對文本、數字、圖像、聲音等不同媒體的信息進行綜合集成管理的技術，如掃描技術、信息識別技術、超文本處理技術、超媒體信息技術等。從某一檔案類型的角度來看，多媒體技術對檔案信息的加工與處理在檔案信息化建設工作中發揮了巨大的作用；從檔案信息資源的角度來看，多媒體技術能夠將文本檔案、圖片檔案、視頻檔案、音頻檔案等不同類型的檔案信息整合起來，優化了資源配置。在檔案信息系統建設工作上，多媒體技術也能助得一臂之力。在數字檔案數據庫中，相關聯的檔案之間，即使類型不同，多媒體技術也能將它們連接起來。在對檔案進行檢索時，互聯的檔案構成數據集合，增強了信息檢索的效率，使用戶能夠在較短時間內獲得更多、更全面、更有效的信息。

網絡技術是計算機技術與通信技術共同發展的產物，是檔案信息與檔案利用者之間的“連接橋梁”，各種類型的數字化檔案利用網絡技術傳輸給檔案利用者，即便是身在遠方的利用者也能在較短時間內查閱檔案，消除了時間與空間障礙；網絡技術還能將兩個或多個檔案館互聯起來，形成檔案信息共享網絡，增加了館際間的互動性。

二、現代信息技術給檔案工作帶來的挑戰

（一）檔案信息安全威脅增加

信息技術的使用產生了檔案文件數字化的二次信息產品、檔案原件的數字復制品，這些數字化信息的存儲載體往往不穩定，比如光盤，雖然存儲空間大，但是一旦破損，存儲的信息將不能讀取。信息技術尤其是網絡技術的使用意味著開放了檔案信息資源，檔案信息資源的開放使檔案利用者更加方便快捷地檢索、利用信息，但是也存在一些隱患，尤其是檔案信息的安全隱患。信息技術的更新與發展，雖然給檔案信息帶來了一個更堅固的安全保護傘，但是也在無形中提高了信息竊聽等信息威脅因素的技術水平。尤其在相對開放的網絡環境下，許多應用系統處于不設防狀態，具有極大的風險性和危險性。[3]信息系統的防御能力、信息安全保障技術的配備決定了數字檔案信息的安全狀態。因為幾乎所有的操作系統及其提供的應用與服務均已發現有安全漏洞，并且越流行的，其安全問題越多。[4]

紙質檔案的信息與載體不分離，其信息安全的威脅來源主要是偷盜和載體的破壞。數字檔案處于一個復雜的系統環境中，信息安全威脅來源多樣。計算機操作系統和信息管理系統是各項數字檔案信息活動的場所和基礎，對檔案信息來說，其安全防御能力、威脅識別能力、威脅解除能力起到了決定性的作用。檔案是一種特殊的信息，其特殊之處在于檔案信息具有一定的傳播范圍，超出其傳播范圍的屬于泄密行為。不良目的的操作者通過一定的手段訪問、瀏覽超出其使用權限的檔案信息、攻擊信息系統、破壞檔案信息存儲和管理環境等都在破壞檔案信息的安全。

（二）檔案工作人員技術水平有待提高

檔案事業在信息技術飛速進步的大環境下發展迅猛，且目標明確——現代化和信息化，這不僅是檔案事業工作者的追求，也是檔案利用者的期望。當然，這一目標的實現不能單單靠信息技術和相應硬件設備的配置、組裝，還需要檔案工作者的使用、維護這些技術與設備的能力。如果檔案工作環境達到了現代化的標準和要求，而能夠使用它們的人寥寥無幾或者使用的水平有限，沒有能夠將現代信息技術的功能完全發揮出來，那么現代化和信息化的目標還未完全實現。

檔案服務人員的服務水平和專業技能在一定程度上影響著檔案工作的工作質量。在信息時代，檔案工作人員所需要具備的技能需要更加全面，傳統的檔案工作技能已經不能滿足信息時代檔案工作的需求，比如計算機著錄要求檔案工作者除了具備基本的打字能力外，還要求對計算機的熟練應用；縮微技術要求檔案工作者對縮微機縮微照相技術、縮微閱讀器的閱讀和檢索功能的熟練應用；檔案部門利用網絡技術可以建立自己的網站，同時要求檔案工作人員學會上傳、下載文件等等技術；數字檔案館的建立與使用要求檔案工作人員必須能夠使用信息管理系統。信息技術給檔案工作指出了一條發展方向，檔案部門要想完成向這個方向的完全轉化，必須依靠自己所掌握的技術。

（三）信息技術存在漏洞

百密總有一疏，何況檔案事業的數字化建設正處在探索發展階段，信息管理系統的上線、信息技術的配置對數字檔案管理工作的效率、流程甚至威脅正在一步步地揭示。技術使紙質檔案數字化，分離了載體與信息，給檔案的利用、儲存、備份等工作提供了便捷；網絡技術實現了數字檔案的遠程傳輸，即使是身處異地，也可以通過終端設備查閱檔案，提高了利用者的使用感和檔案的查檔率，拉近了檔案與人們之間的距離。但是，威脅并不是不存在的，信息技術的漏洞給檔案工作尤其是數字檔案信息安全保護工作帶來了一定的威脅。防火墻被攻破，服務器遭到“襲擊”、存儲的數字檔案就會存在被非法讀寫的危險；數字檔案信息在網絡傳輸的過程中，如果傳輸路徑不是完全封閉的，是有漏洞的，這些漏洞的存在給了不良目的訪問者以可乘之機。

三、現代信息技術環境下檔案工作的應對策略

檔案工作觀念落后是束縛檔案事業發展的一大難題，它將直接導致檔案工作無法適應當前信息技術環境下社會的發展形勢，因此我們只有清醒地認識到當前面臨的新環境以及新環境下賦予我們的新任務，找出必要的對策，清除思想上的模糊認識，才能使檔案工作跟上時代的節拍。

（一）提高檔案工作人員的綜合業務能力

信息時代下的檔案工作對工作人員的能力有了新的要求：首先，必須熟練地掌握計算機技術、微縮技術以及網絡通信技術等現代化技術，這些是數字檔案信息化處理和現代化管理最基本的技能。就像組裝一臺電腦一樣，硬盤、內存條、顯卡、光驅等等是什么、什么功能、應該安裝在哪個部位，必須要了如指掌，這樣才能順利地把一臺電腦組裝出來。其次，檔案工作人員還應該具備信息檢索、分析和整合的能力。檔案屬于信息，檔案工作者就是信息工作者，信息處理能力是信息工作者的看家本領，檔案工作者掌握一定的信息處理技能能夠更專業地管理檔案，服務檔案利用者。

除了檔案工作者自求進步外，檔案部門還應該積極對專兼職檔案工作人員進行業務培訓，讓檔案工作人員不斷更新檔案業務知識，掌握各種檢索技能、技巧，能迅速、正確地從各種數據庫及網上信息資源等龐大的信息流中檢索出利用者所需要的檔案信息。建立相應的規章制度和激勵辦法，盡快培養出一支業務能力強、責任心強的隊伍，以適應新形勢的要求。

（二）建立完善的技術體系

來自外界的技術攻擊手段各式各樣，攻擊目標較多，有的攻擊目標是計算機、服務器等硬件，造成影響的則是存儲在硬件上的檔案數據安全和檔案管理流程的中斷；如果攻擊目標是網絡，那么受到影響的是在網絡中傳輸的檔案信息；如果攻擊的目標是防火墻，那么機構內網就有可能被非授權訪問。與外網不同的是，內網是機構內部辦公用的網絡，能夠保護機構自身工作的機密性、保護機構存儲和產生數據的非公開性。有些攻擊目標直指檔案信息，通過一定手段對檔案信息進行非法增刪改操作，造成檔案信息有誤、不可讀、不再完整等，失去了憑證與參考的價值。

網絡攻擊多層多樣，檔案機構必須建立一個完善的、科學的技術防御體系，從檔案工作的信息環境著手，把好每一個子環境的關，不給非法攻擊手段留下可乘之機。計算機系統的漏洞是來自計算機自身的一個威脅，好在其開發者會定期開發補丁以供使用者打包下載。殺毒軟件也是計算機運行不可不安裝的應用軟件，它不僅能夠清理極端及運行產生的無用信息，騰出內存空間，還具有查殺木馬、病毒的功能。機構里的每一臺計算機應該安裝正版系統軟件并及時打包漏洞補丁和殺毒軟件防毒殺毒。

（三）健全信息安全相關法律規章

檔案是歷史的記錄，是國家的寶藏和社會的記憶。每個公民和組織都應該從尊重國家和民族歷史出發，高度保護檔案、管理檔案、應用檔案。人員的能力與責任技術的選擇與配置，都是檔案機構基于自身要求與技術環境的管理手段，不具有通用性。信息技術的更新換代改變了檔案事業的發展環境與軌跡，相關的法律法規應該跟上環境的變化，制定一套懲戒分明、實用性強的法律體系。

我國已經頒布的法律法規有《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保密法》、《計算機信息系統安全保護條例》、《計算機信息網絡國際聯網管理暫行規定》等。這些法律有的對檔案工作的規定過于籠統，有的對違反規定的行為懲戒力度不大，這樣不僅起不到一部法律應該有的指導作用，而且還會給不法分子可乘之機，給檔案管理工作帶來麻煩，增加了檔案的威脅因素。筆者認為，我國部分法律是時候要做出相應修改了，刪掉早已過時的條目，填補新環境、新操作的空白。此外，還需要頒布一部懲戒檔案技術犯罪的專門法，來約束個別人對我國檔案寶藏的覬覦，來懲戒對檔案事業發展尤其是數字檔案發展故意設置障礙的人與行為，并獎勵對在檔案工作、檔案事業發展中孜孜不倦、做出重大奉獻的檔案工作者。

（四）建立檔案利用反饋機制

檔案利用信息反饋是指“在檔案利用這一連續活動中，檔案工作者和檔案利用者將發現的問題和情況、提出的要求、意見、評價和效益等，以信息的方式反過來傳輸給檔案部門，檔案部門據此來調節檔案工作諸環節，使其逐步完善，在滿足利用者需求的過程中不斷提高檔案管理的水平”。[5]檔案利用反饋機制是尊重利用者、服務第一的表現。檔案利用者的反饋信息是對檔案服務工作直觀感受的表達，包括對檔案服務工作的意見和建議、查閱檔案后檔案產生的效益反饋等。檔案工作者應該用心工作、善于發現問題，從檔案利用的各種統計數據著手，發現問題，解決問題。這也是檔案利用反饋信息的來源之一。檔案利用信息反饋在深化檔案利用理論研究的同時，也有助于檔案學理論研究與整個社會環境接軌。[4]

信息技術給檔案工作帶來了挑戰，并不表示我們對此束手無策。檔案部門應該結合檔案工作特點與信息技術的優勢，規避其劣勢，或者積極制定出應對策略，以降低風險。抓住時代機遇，促進檔案事業的又好又快發展。

[1]劉謙謙，倪麗娟.試論信息文明下檔案工作變革[J].蘭臺世界，2015(26):1+4.

[2]朱玉媛.檔案學基礎[M].武漢.武漢大學出版社，2008.

[3]劉琛.現代信息技術對檔案工作的影響與對策[J].現代化管理.2008(2):26.

[4]陳永生，薛四新.數字化檔案信息的安全保障體系研究[J].檔案學通訊，2005(04):51-54.

[5]史江，李金峰.檔案利用信息反饋工作的問題與對策探討 [J].檔案學通訊，2007，(03):27-31.