加強科技情報檔案管理工作的建議

文/遼寧省科學技術情報研究所 毛羽豐

加強科技情報檔案管理工作的建議

文/遼寧省科學技術情報研究所 毛羽豐

在科技體制深入改革過程中，科技情報工作量也逐步加大，會產生圖表、文字、聲音、影像、圖紙、光盤和磁盤等大量的文件資料，這對科技情報檔案管理工作提出了更高的要求。檔案工作者要提高重視程度，運用科學、合理的管理方法，確保科技情報檔案管理與利用效率得到提升。本文將簡述加強科技情報檔案管理工作的意義，并提出了行之有效的建議。

科技情報檔案；管理；信息技術

當前世界經濟發展速度很快，科學技術也日新月異，極大增加了科技信息工作任務量，工作領域也越來越寬。在此背景下，需要盡快轉變科技情報檔案管理工作方法，跟上時代發展的步伐，不斷提升工作的現代化和信息化水平。對此，科技情報檔案管理人員要重視提升自己的素質與能力，能夠主動開展科技情報管理工作，用好各種現代化設備，提升科技情報檔案的利用率，將科技情報檔案的作用充分發揮出來。

一、加強科技情報檔案管理工作的意義

隨著科學技術的飛速發展，社會各個行業和部門對情報信息有了更大的需求，科技情報是建設經濟、科研、設計、生產、生產管理和市場營銷等的重要基礎。尤其是近年來信息高速公路的發展，計算機網絡在情報收集、加工、保存和供應科技信息服務上發揮著巨大重要，科技情報在推動社會經濟發展中的作用越來越明顯。在知識經濟發展背景下，只有做好科技情報工作，才能為社會的發展奠定良好的基礎，而在科技情報工作中，檔案管理工作是最為核心的內容之一，對科技情報信息作用的發揮影響很大。通過加強科技情報檔案管理工作，可以讓各種信息與文件資料更加完整，為利用提供便利，能夠確保科技情報工作順利開展。對此，要高度重視科技情報檔案管理工作，合理運用各種有效的措施，為社會與科技的進步與發展創造更好的條件。

二、加強科技情報檔案管理工作的建議

（一）提升檔案管理人員綜合素質。科技情報檔案管理工作有著很強的專業性，必須實現檔案的著錄、組卷、編目、檢索、統計和打印的全過程功能，確保一次輸入，多樣化輸出。這對檔案管理人員提出了極高的要求，需要主動學習現代信息技術，全面掌握負責區域的國情和經濟信息等情況，熟悉科技情報檔案管理的全過程，明確主要工作任務。科技情報單位要定期開展對檔案管理人員的培訓工作，讓他們學習到更多檔案管理、現代信息技術等知識，只有檔案管理人員綜合素質與專業技能不斷提升，真正意識到科技情報檔案的重要作用，才能切實提起重視程度。這樣他們在工作中才會履職盡責，讓科技情報檔案得到有效的整理、保管和利用，能夠將其應有的作用發揮出來。

（二）完善科技情報檔案管理制度。一是要健全科技情報管理工作制度。科技情報單位要結合國家與行業相關規定與要求，從本單位實際情況出發，盡快建立并完善各項檔案管理工作。主要包括科技情報檔案的收集、整理、鑒定、統計、利用、銷毀、歸檔和檔案移交等方面內容，為科技情報檔案管理工作的順利進行提供可靠保障。二是要做好文件材料的收集工作。文件材料收集是科技情報檔案管理工作中的重要內容，需要結合相關文件材料歸檔范圍的規定，認真開展收集工作，確保所有重要文件材料都能夠及時歸檔，同時保證其準確性和完整性。

（三）改善基礎設施，提升檔案管理自動化水平。在科技情報檔案管理工作過程中，還要注重提升自動化水平，重視先進檔案管理技術與現代化設備的應用，如電子計算機、光盤、微縮等技術，確保科技情報檔案管理工作效率得到提升。科技情報機構要增加資金投入，改善基礎設施，盡快購置計算機、打印機、掃描儀、復印機和防磁柜等現代設備，并通過運用現代化管理技術與設備，能夠提升科技情報檔案管理的效率與質量。在應用電子計算機以后，可以自動開展科技情報檔案的編目、檢索、統計和借閱等工作。這樣既可以有效減少檔案管理人員的工作量，還可以讓檔案查全率與查準率得到提升，為科技情報檔案利用者提供更好的服務。

（四）實現科技情報檔案管理的網絡化。現階段很多單位都逐步提升了檔案管理的專業化、信息化和智能化水平，尤其是在建設局域網絡以后，真正實現了自動化和無紙化辦公。要想真正發揮出科技情報檔案的作用，讓權限用戶調用科技情報檔案的需求得到滿足，確保局域科技情報檔案信息網絡共享得以實現，在科技情報檔案管理工作過程中，也要利用好這個契機，轉變傳統的檔案管理方式，盡快采取有效措施實現檔案信息共享，避免受到時間與空間的限制，讓科技情報檔案能夠得到最大化的利用。通過建立局域網，利用者只需要輸入密碼便可直接登錄，查詢目錄，可以實現無距離文件目錄級數據共享。尤其是當前機讀檔案與電子檔案的增加，需要盡快實現網絡化辦公。

三、結語

總之，加強科技情報檔案管理工作具有重要的意義，關系著社會的發展與科技的進步，能夠促進我國經濟實力進一步提升。對此，科技情報單位必須在思想上引起高度的重視，建立完善的科技情報檔案管理制度，逐步增加資金投入力度，完善各項基礎設施，盡快實現科技情報檔案管理的自動化與網絡化。此外，還要注意打造一支綜合素質高、專業技能強的檔案管理人才隊伍，確保提升科技情報檔案管理工作的效率，真正發揮出服務社會發展的作用。

[1]李麗.試論科技資料及科技檔案的管理[J].科技資訊,2014(28):220.

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