高校檔案信息資源數字化建設研究

文/北京林業大學檔案館 李偉利

高校檔案信息資源數字化建設研究

文/北京林業大學檔案館 李偉利

本文分析了檔案信息資源數字化建設的現狀，介紹了其特點和意義，闡述了檔案信息資源數字化建設的基本策略，并對其建設模式提出了一個設想。

高校；數字化；檔案信息資源

隨著計算機與互聯網技術的發展，當今世界各行業已進入了信息化的時代，信息已經成為工作中越來越重要的組成部分，對信息資源的組織、管理、建設、開發和利用成為人們普遍關心的問題，對信息資源管理的研究也成為國內外研究的熱點之一。在高校檔案領域，如何搞好檔案信息資源的建設，以適應高校改革和發展的需要，是擺在廣大高校檔案工作者面前的一個重要課題。

一、檔案信息資源建設現狀與分析

檔案信息資源的價值主要體現在其第二價值上，即對社會和普通利用者的價值。而檔案館對檔案信息資源的數字化建設正是實現檔案社會價值的平臺和最佳途徑。要建設和利用好這個平臺，就要以信息技術廣泛應用為主導，計算機網絡為基礎，信息人才為依托，檔案信息法規、政策、標準為保障，而檔案信息資源是這一切的核心。

然而由于現行管理觀念及管理手段的限制，檔案信息資源數字化建設大部分還停留在案卷數據建設階段，缺乏對檔案資源進行深層次加工整理，與檔案信息資源信息化管理和共享的要求還存在著差距，檔案館藏信息資源的特殊價值還遠沒有被挖掘利用。許多高校由于人力物力的限制，數字化的檔案信息資源少，可利用的信息資源有限，而且內容大多偏向于黨政和教學管理，大部分信息資源也存在諸多限制，交流范圍與程度也受到很大的制約，必然會影響檔案館的信息資源最大程度的共享，讓信息資源的利用受到限制。

在服務功能的建設方面，作為信息資源開發的核心目的——檔案的檢索利用功能的開發，需要付出更大的努力，檢索僅僅覆蓋文件級目錄，對檔案利用者來說是遠遠不夠的，更具實用價值的是檔案的全文檢索，而在這一點上許多高校都很難滿足。

二、信息化時代檔案信息資源建設的特點

（一）開放化。隨著檔案信息資源的與日俱增，信息的交流和利用變得廣泛而頻繁，檔案的利用已不僅僅局限在一個小范圍內，高校內的每個人，甚至高校外的許多群體都可能成為檔案資源的需求者，檔案信息資源的建設需要向開放化和社會化方向發展。

（二）多元化。由于信息化建設的要求，檔案信息資源的形式開始多元化，不再僅僅是簡單的文字數據，還包括照片、圖紙、視頻、音頻等多種形式，信息的來源也同樣豐富起來。在檔案信息資源建設中，要注意加強紙質信息資源、電子信息資源、網絡信息資源的建設與優化配置。

（三）高效化。因為檔案信息資源的使用頻率加大，要求檔案的使用和管理必須高效，信息資源的傳輸變得方便快捷，其流通速度加快，用戶需求的頻率隨之加快，這就要求檔案信息資源能快捷、準確地呈現在用戶面前。

（四）專題化。檔案信息資源不僅僅要在目錄和全文上滿足利用者的需求，還應在編研成果上滿足不用群體不同層次的利用需求，這就需要檔案資源具有一定的專題化，并根據使用者的要求多層次、多角度的解決問題，從而滿足網絡用戶集成性、綜合性等利用特點，

三、檔案信息資源數字化建設的意義

檔案的數字化建設能有效促進企業管理效率的提高，有助于促進企業決策科學合理，歐美許多國家在檔案工作上一直比較重視檔案的利用。而我國檔案信息管理的觀念較為落后，對檔案信息資源的開發建設工作不夠重視，國內企業加強檔案信息化的開發建設能有效促進企業決策的科學合理，有利于企業的長久健康發展。

高校作為信息技術的引領行業，在檔案信息資源的數字化建設方面應該也走在各行業前列。高校檔案信息資源的數字化建設，可以提高檔案的使用效率，發揮出檔案信息資源的最大價值，同時可以提高高校檔案信息資源的使用和管理效率，滿足高校和學生對信息資源的日常需求，同時也能促進高校信息管理技術和管理水平的有效提升。

四、檔案信息資源數字化建設基本策略

（一）爭取學校領導的大力支持。學校領導應堅持開發實體檔案與信息化檔案兩者并重，支持檔案館做好數字化信息資源的優質建設和優化配置。檔案資源是學校建設歷史軌跡的體現，是校史研究的基地，檔案資源可以從一個方面反映一個學校的規模、性質、特點和能力。高校的檔案資源建設在許多方面都能影響到學校在社會上的地位、作用和發展前途。因此，大力支持檔案信息資源建設是學校領導不容忽視的一項重要工作。

（二）制定檔案信息資源建設的制度規范。檔案信息資源的數字化建設必須要有健全的制度規范，要確定檔案資源建設的任務和發展目標，并配合學校的基本情況和改革方向，讓檔案資源建設具體化，具有針對性。檔案館所服務的高校基本情況是檔案館制定制度規范的基本依據，高校檔案館信息資源的建設需要制度規范提供標準，隨著信息資源環境的變化，檔案館的資源獲取、歸檔、借閱和利用方式等都會發生變化，對此，都需要制訂一系列制度加以規范。

（三）檔案信息資源的重組與整合。在信息時代的檔案館中，紙質檔案信息資源和數字化的檔案信息資源將共存，資源形式呈多樣化趨勢，紙質檔案占據檔案館主要利用形式的格局已逐步發生變化，檔案館的檔案如果想要在網絡上傳遞和共享，那么就需要進行數字化處理。但是，隨著檔案館所擁有的數字化信息資源存儲量和種類的增多，再有利用者存在對檔案信息資源不了解和對檔案系統不熟悉的問題，可能造成檔案信息資源難以被合理選擇和利用。另外，檔案館的數字化信息服務方式與非數字化的紙質文獻服務方式存在相互脫節的現象。因此進行數字化檔案信息資源建設時，信息資源的重組和整合也要有合理的考慮。數字化信息資源已經成為利用的主要信息資源，數字化資源和紙質信息資源需要進行合理配置。首先，要加強對數字信息資源的評估，科學、合理地使用數字化信息資源，建立起一個科學的數字化信息資源的評估體系，將有利于合理、優化地建設檔案館的信息資源。同時要對檔案的全文數據庫進行綜合評價，通過科學分析，對數字信息資源結構進行調整，從而提高數字信息資源的利用率，降低成本。

（四）數字化檔案信息資源來源。一方面檔案館可以自主對現有檔案進行數字化建設，即依靠縮微技術、數據庫技術、多媒體技術、光盤和網絡通信技術等信息處理技術，對館內檔案進行數字化處理，但這種方式所需人力物力、設備和技術的投入較大。另一方面檔案館可以購買服務，即向外界專門從事數字化的企業尋求幫助，以有償方式將館內檔案分批次交給他們來進行數字化，這對檔案館資金經費的要求較高。

（五）樹立信息服務新理念。信息化的環境使檔案館的組織結構、思想觀念、工作方式等發生了較大的變化，檔案館為更好地發展就必須轉變陳舊的思想觀念。首先，要樹立以人為本的服務觀念。檔案館要充分利用和利用者接觸的機會，發現、積累和分析其需要的信息，根據每個用戶特定需求，進行針對性的信息服務，堅持以人為本的服務觀念，樹立檔案館的良好形象。在信息化環境下，檔案館應積累和運用自身技術力量和專業人才優勢，對檔案信息資源進行編研，設立多種主題檔案資源，以配合學校在多方面的工作，提高檔案館自身價值。

五、檔案信息資源建設模式探討

信息資源建設模式的發展經歷了三個演化過程，即面向資源型、面向交流型和面向用戶型。面向資源型是以信息資源的加工處理為核心的信息資源建設模式的構建與實現過程；面向交流型是以信息資源的快速有效傳遞為核心的信息資源建設模式的構建與實現過程；面向用戶型是以用戶利用信息的需求為核心的信息資源建設模式的構建與實現過程，要求從用戶的角度來建設和評價模式的功能，并且以用戶的個性化需求為出發點，這明確地說明了檔案信息資源建設的目的和宗旨。

信息資源建設模式的優點在于信息資源的交流便利性，并運用最新的科技手段滿足人們對信息資源的需求。信息資源建設能快速幫助人們取得想要的信息，并通過各種方式方法對外界信息進行篩選，能高效、科學地給予用戶所需的資源。因此面向用戶的檔案館信息資源建設應該以用戶的需求為導向，并利用大數據分析給予用戶最需要的資料，建設以“用戶為中心”全新的、多元的檔案館信息資源建設模式，而不是盲目搜索、沒有目標的檔案信息資源建設，合理配置檔案信息資源管理的各項資源，協調處理好檔案管理人員之間的關系，發揮出信息資源建設的最大潛能，科學高效地為用戶提供服務，促進檔案信息資源建設的進一步發展，以用戶需求和用戶問題為重點，檔案信息資源建設就是將用戶信息資源需求與分布的信息資源相匹配的一個過程，從而滿足用戶查詢和利用檔案信息的目的。

在信息化時代的新形勢下，高校檔案館亟須利用好現代科技，創新工作的方式方法，促進檔案信息資源數字化建設的科學合理發展，以提高服務效率和服務水平為宗旨，切實保障好高校檔案信息資源的開發建設工作。

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