關于大數據時代的檔案管理研究

文/閩北職業技術學院 裴應勝

關于大數據時代的檔案管理研究

文/閩北職業技術學院 裴應勝

大數據這一代表性的科技給近代社會的各行各業帶來了不可預計的改變，新的科技和應用也都漸漸地與人民的生活息息相關。近幾年來，伴隨著科技的發展，許多新研發出的技術，也在百姓的工作及平常生活當中普遍使用。而大數據的來臨，卻在這個基礎上讓我們的工作和日常生活產生了非常大的變化，對待城市建造開發當中的檔案管理也是一樣的。如何在大數據時代的背景下，讓檔案管理更好地發展，成了相關人員需要注重且強化的管理任務。

大數據時代；檔案管理；研究

如今，我國各個行業為了應付越來越復雜的數據信息，在很大程度上促進了大數據時代的到來。這個時候大數據時代背景下的檔案管理人員也要在工作上作出相對應的調節以及改良，但如何才能更加正確地做好這一工作？這需要大數據時代背景下的管理人員進行深刻的思考。

一、大數據時代的特點及檔案管理工作的意義

大數據，在現如今的社會數據信息及類型突然地增加，數量過大，導致大數據的形成。它能夠快速地處理各個信息且數據量既稠密又龐大。各行各業的技術管理相關人員能夠使用大數據來達成對龐大的數據進行記錄、收集及整理等等功能，這樣不僅突破了古老的傳統工作方法，也大大提高了工作的質量。

（一）大數據時代的特點。近年來我國檔案管理正在慢慢向信息化發展，并且獲得了很好的發展成果。可是，伴隨著國家的科技發展與進步，現在的檔案管理方式已經慢慢暴露出了許多不足的地方。這個時候把國家的檔案管理工作正確地投入到大數據當中，是我們國家將來檔案管理在發展方面的主要因素。首先，在大數據的時代背景下，檔案管理工作也慢慢從數字走向了數據。其次，檔案管理的方式方法也從傳統的人工操作升為更簡單化的電腦操作，它不僅僅降低了人工操作容易出現的錯誤及漏洞，還能更加精確地把檔案信息存入數據，這為檔案管理的發展工作提供了極大的保障。

（二）大數據時代的優勢。大數據能夠提高檔案管理的工作效率，從而在時間與空間上大大降低管理成本。大數據作為快速處理數據信息的有效工具，提高數據處理能力，在檔案管理的優勢上尤為突出。大數據時代的重要特征表現不僅提高了檔案管理上的效率，也能明顯降低運作中的成本。隨著社會的發展，不同行業各大單位的檔案管理工作，數據量越來越大。傳統使用紙張記錄與保存的檔案處理工作，在保存時間與空間上以及人力操作上都存在很大的運作成本。一旦保存紙質檔案的地方發生意外，檔案將難以保存。而且從紙質檔案的長期管理中我們得知，保存時間久后紙質檔案會發生字跡模糊與紙張老化等問題。但是運用大數據管理和存儲檔案的工作，可以將大量的數據存儲工作通過信息庫來完成，只需要少量的保存空間就能夠完成。杜絕了自然災害與認為破壞帶來的不必要損失。

二、大數據時代進行檔案管理時需要注意的事項

因為數據的建造工程較大，消耗人力、時間等各個資源都是不可預計的。所以檔案管理人員必須要明確認識到工作中需要注意的事項，在進行之前就要有適當的統籌安排。第一，工作人員需要有確定的目的和標準，有了明確的目的，讓一切工作人員都在有方向的指引下完成建設大數據檔案的標準。第二，管理工作人員要有嚴謹的發展標準，定期進行工程檢查，要按照嚴格的標準對工作人員進行督促，能夠保證將來工程的質量。第三，技術工作人員要對進行建造過程中可能發生的意外進行測評，并且擬定出相應的處理方法防止檔案的信息丟失或被他人惡意篡改，管理人員應對崗位進行合理的規劃。為了防止信息管理不妥當，對個人隱私造成侵權及糾紛等，管理人員需要對其進行定期檢查。相關部門也應有相對應的規定，責任明確，防止相似的事件發生。

三、使用大數據進行檔案管理的方式方法

（一）以數字式建設管理及檔案的統一備份。在現有階段，因為檔案里所容納的信息數據量較多且復雜，為了節約成本并提高工作質量。對于檔案管理資源方面的建設，我們國家是非常支持的。檔案管理要以數字化的建設作為承載，對于材質易損易破的檔案應進行數字化處理，因為資料數量多，所以任務變得很艱苦。在任務執行的過程中，工作人員應該注意整體的事前計劃，漸漸地開展方針工作，適當地分配工作人員，對檔案的質量和安全也要起到保障作用。并且在這個過程當中，要對新的信息進行合理的處理。為了能夠讓數據的安全和完好得到保障，有關的部門工作人員需要建立大數據儲存庫，對檔案的資源進行統一的管理或備份。因為大數據擁有大量的存儲空間并且查看方便的特點，技術管理人員應該著重使用它的優點，進行對數字資源的整理及處理。在使用數據的過程當中，能夠搜索出更加詳細、精確的信息，表現數據的長處，對信息資源的使用和發展有著積極的作用。

（二）智能檢索中大數據檔案管理發揮的作用。在寬闊的數字資源中，擁有著龐大的信息量。而檔案不僅是為了方便信息存放，更關鍵在于對現代人生活的服務，為人們的各個需求給予服務。所以，對數據的檢索和規范方面也是大數據背景下檔案管理工作人員需要深入研究的一個問題。為了能夠使大數據充分發揮它的優勢，我們需要充分挖掘數據信息的價值，在廣闊的信息數據中篩選出值得使用的檔案信息數據，再轉換成人性化的數據量讓用戶來了解。所以在大數據建造的時候要著重發展智能檢索的建設，以提高檔案數據的質量，能夠讓用戶使用到方便的搜查功能。在使用過程中，也應當注意對數據安全的保障，防止數據丟失、篡改等等，以保障數據的真實性。

四、大數據時代有效提高檔案管理工作的對策

當前信息時代作為大數據的重要特點，有效應對大數據給檔案管理帶來的幫助與挑戰，是我國檔案管理工作者的首要任務。在大數據時代，為了提高檔案管理上的工作效率，現提出以下幾點對策：

（一）培養高端人才。大力培養對大數據應用自如的高端檔案管理人才。一切工作的基礎需要工作人員來保證，大數據時代的檔案管理工作亦是如此。大數據的應用對相應管理人員提出了新的要求。而傳統檔案管理人才已經不能符合時代發展的需求。對于檔案管理的工作如果僅是處于管理系統和設備的階段，那么從根本上沒有使大數據時代背景下檔案管理工作的得到有效提高。沒有足夠的人才去管理應用大數據提供的設備與系統，成為檔案管理工作低效率的主要原因。所以培養大量應用實施大數據管理的優秀人才成為提高工作效率的主要因素。面對時代需求，在大數據管理的人才培養上應該做到以下幾點：一方面政府部門應該鼓勵各大高校開展對于大數據管理的專業學科，也可以開辦跨學科的復合型專業。如檔案管理與信息化的交叉學科專業。另一方面引進其他國家高端檔案管理的相關人才。利用高端管理人才對大數據管理的理論基礎與實踐經驗，對我國現行的管理模式進行優化，在其中便可以讓我國的工作人員學習相應的管理經驗與先進技術。來指導我國現行大數據檔案管理方向和人才進步空間。最重要的方面是大量資金的注入以保證人才培養的具體實施。對于人才培養的時間是漫長的，但實際意義非常重要，這就需要我們不僅投入經歷，也必須投入資金以作為人才培養的重要保障。

（二）注入新生力量。以提高檔案管理的現代人才為基本原則，應調整其現有人員管理結構，注入新鮮血液。我國檔案管理的人員正處在老齡化的階段上，這是我國檔案管理工作上的弱勢，不利于大數據時代對于信息化提升的發展規劃。對于較少的人才投入無法滿足現行規劃的基本需求。而其中對于年輕人的需求顯得格外重要。大數據時代對人才的需求比任何時期都要高，沒有人才操作，信息化將成為一紙空談。所以要想讓大數據管理有效應用于檔案管理工作，就需要調整檔案管理人員的組織結構。改變現狀讓人員結構呈年輕化，以年輕人為主、中年人輔助、老同志參與的結構特點來優化大數據管理信息化的發展與實施。

（三）加強管理數據安全性。檔案管理工作在大數據管理背景下得到有效改善。從中我們能夠看到大數據管理的重要優勢：明顯提高工作效率，降低工作成本等。但是鑒于檔案管理的重要性，以及大數據時代信息化的檔案管理存在丟失被盜等高風險性。加強管理數據安全工作顯得頗為重要。信息化時代大量數據都可以通過一個微小的儲存卡進行存儲，有便利的條件，但也增加了相應的風險。例如：網絡黑客的入侵、電腦病毒的侵害、內存卡的丟失與損壞等。因此對于提高其安全保障指出了新的要求。首先檔案管理人員自身要提高安全意識。大數據管理下的數據存儲不同于紙質檔案，要從不同的方面思考加以完善。對于存儲設備的使用要重點注意，不能用專業的存儲設備去鏈接沒有安全保障的局域網絡以及PC端設備。以避免黑客入侵和電腦病毒破壞，應做到在存儲和錄入以及調取的重要過程中，切斷外部聯網系統，以確保其安全性。而主要存儲設備也應該區別于使用頻繁的錄入和調取設備。這樣分層次管理可以有效避免重大損失，即使出現小范圍損失也可及時調整。對于存儲設備的管理安全要落實到個人，要向對待傳統紙質管理的防火要求一樣重要，要有具體的責任人。防火安全意識刻不容緩，數據設備的完好保存等同于防火要求。最后我們特殊強調，對加強管理數據安全而言，做好數據備份是避免損失最為重要的部分。大數據信息管理有別于傳統紙質檔案管理，要做出多余備份相對容易很多。不管是存儲時間還是存儲空間都占有極大優勢。那么我們備份起來就會相當簡單極易操作。而在備份過程中我們要高度重申，備份不可以和已用設備處于同一網絡環境下，以免造成同時丟失和遭到破壞的可能。那樣就失去了我們對于備份工作的重要意義。而對于防止丟失的工作上我們應該明白，傳統紙質檔案管理可以通過加鎖防盜，那么我們的大數據管理安全也可以通過加密系統來完成。對于加密過程，必須要做到謹慎。將密碼分級化管理，錄入與調取加密過程要有所區分。如同傳統檔案，錄入人員只有編輯權利不可以同時具備調取權利。這樣就有效避免了檔案被調取篡改的可能。而基于對整體安全性的考慮。我們更要做好規章制度以及工作細則。避免一些操作不當引起的數據損失。

五、結語

如今看來，我們國家已經正式的邁入了大數據時代，對于一個檔案管理團隊來說，是一次機會，也是一次自我挑戰。在這種壓力強大的環境下，檔案管理工作人員要強化自己的綜合管理能力，要不斷提升自己，不放棄任何一個機會，以應對大數據的來臨，在大數據時代，檔案管理人員可以在合理進行的情況下工作，使用發達的技術進行對管理方面的改造和更新，提高工作質量和效率，在社會發展建設、人民日常生活及工作中，表現出它自己特別的價值。

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