加強高校合并更名后檔案工作之我見
——以海南熱帶海洋學院為例

文/海南熱帶海洋學院檔案館 張曼麗

加強高校合并更名后檔案工作之我見
——以海南熱帶海洋學院為例

文/海南熱帶海洋學院檔案館 張曼麗

檔案工作是高校管理工作的重要組成部分，是衡量學校管理水平的重要標志。高校檔案是對高校教學、科研及管理等活動的重要記錄，是高校發展各個階段的見證，是高校持續發展的基礎保障。“合并更名”就是高校發展中的一個重要的標志，它不僅為高校的改革發展帶來機遇，同時也對高校各項管理工作提出挑戰和要求。高校檔案工作者如何把握機會，迎接挑戰，讓檔案工作更好地適應高校快速發展的新形勢，值得探究。

高校；更名；檔案管理

一、高校合并更名及其對檔案工作的挑戰

隨著教育體制的改革創新和高等教育事業的良好發展，以優化教育資源配置、擴大辦學規模和提高辦學質量為目的的高校合并更名已經成為重要的辦學模式。高校合并更名后，有的實現教育資源共享、優勢互補，有的實現轉型發展，突顯特色，有的實現學校競爭力質的飛躍，這些都給高校帶來了新的發展機遇和契機。筆者所在的“海南熱帶海洋學院”，其前身是1954年創辦的海南黎族苗族自治州師范學校和1958年創辦的海南黎族苗族自治州師范專科學校。后幾經分合、調整、更名，于1993年在通什師范專科學校和通什教育學院的基礎上創辦瓊州大學（專科）；2006年更名為瓊州學院（本科）。為了響應國家“一帶一路”和海洋強國戰略，經教育部正式批準，于2015年9月，組建并更名為“海南熱帶海洋學院”。更名后的學校，進入了轉型發展的快車道。同時，這也給我校檔案管理工作帶來了一系列新的挑戰。主要可概括為三大問題：

（一）有待拓寬檔案的收集能力。檔案的收集能力，體現了檔案管理工作的水平。檔案管理的關鍵要點是保障歸檔的完整性和多樣性。以我校為例，保障檔案完整性時，會遇到以下挑戰：首先是更名后，各類檔案的激增，如不及時收集處理，可能導致檔案不全。由于我校快速轉型發展，學校黨政機構部分設置變更，人事變更，院系內外調整，學校擴招，學科、專業設置調整，基礎建設大量投入，校企間以及校際間的交流與合作等，所形成的相關文件材料數量激增，如不重視這些相關材料的及時收集、整理，歸檔工作，勢必造成檔案收集不全。其次，信息載體豐富多樣。如僅重視文書檔案，而忽視對聲像、照片等載體的收集，也會導致檔案收集不全。同時，我校更名前后，經歷了大量見證學校發展的重大事件，如上級領導來校視察，學校更名掛牌儀式，重大的基建項目奠基儀式和學校舉辦的各種大型活動等所形成的錄音、錄像、照片等不同載體的檔案材料也應該被記錄收集。再次，材料來源多元化。如沒有廣泛收集的意識，也會破壞檔案的完整性。高校更名后，備受社會各界關注。如主管單位、兄弟高校、社會媒體等，都會按一定形式去反映學校的發展，產生一系列的材料。如各類網站、報刊公告、廣播電視等。作為社會對高校辦學活動的描述和評價，這些資料也應是被選擇收集。檔案收集能力，還需要體現在保障檔案歷史的延續性，特別是校史類檔案。學校合并更名前這是一段特殊時期，這段時期的檔案有著承前啟往的作用。我們如不重視校名、校徽、校旗、印章、校歌等的收集，學校合并更名后，學校許多之前的標志物可能會從此消失，就會造成校史材料的斷層缺失。

（二）有待加強檔案的保管能力。檔案保管能力是檔案工作的關鍵組成部分，如果我們保管能力不足，就可能會造成檔案的破損、遺漏、泄密或遺失，影響檔案的服務利用。以我校為例，學校辦學已有60多年的歷史，其館藏檔案豐富，載體形式多樣，有黨群類、行政類、基建類、音像類、實物類等11大類。如何更科學規范地對檔案進行保管，更好地為學校的發展提供服務，是檔案管理人員面對的新挑戰。

（三）有待提高檔案的利用服務能力。檔案工作的最終目的不是對資料進行“收”和“藏”，而是“用”。檔案部門是服務窗口，如何能按時按需、保質保量地給用戶提供所需的資料，是檔案工作的重心。學校合并更名后，檔案查詢利用的需求激增：院系機構、人員調整期間，各級領導需對原來的院系機構、人員情況進行了解，一個最主要的途徑就是查閱相關檔案；新晉的高校教師，對于所在學科的發展，也有不同的查詢需求；來自五湖四海的學生，對于校史的了解，也需要檔案服務的支持；社會各界，特別是與學校有聯系的企業和個人，也會因為校名變更，前來咨詢考證。因此，在學校合并更名后，檔案利用服務能力有提升的必要和空間。

二、應對建議

針對以上提到的檔案收集能力、保管能力和提供利用能力三大方面的挑戰，筆者從以下幾個方面談談應對建議：

（一）在思想上提高認識，加大宣傳教育力度，提升全員檔案意識。首先，要做好宣傳工作，利用國際檔案日、世界海洋日等契機，大范圍地進行檔案知識的教育宣傳，加強學校各級領導和師生們對檔案的認識和關注，理解檔案工作的重要性。此外，檔案工作人員要在日常工作中，主動向服務對象介紹檔案工作，讓她們在享受檔案服務的同時，親身感受到檔案工作的意義。鼓勵師生參與到檔案工作中，依照檔案管理法規條例，共同保障檔案的完整與準確，提升檔案利用率，發揮其作用。同時，作為檔案事業發展的主體力量，高校檔案工作人員更需要確立正確的檔案意識，充分認識檔案的重要性，從而更好地指導日常工作的開展。其次，提高檔案人員服務意識。服務觀念是高校檔案事業可持續發展的基礎，檔案人員要提高服務意識，轉變舊觀念，走出傳統的你查我調的“擺菜攤”的被動模式，積極主動分析預測不同類別檔案使用者的需求，及時整理組合相應檔案信息，持續探索服務方向，創新服務方式，滿足各類需求，提高服務滿意度，讓檔案工作改進能與學校建設發展同步。例如：在學校更名后的組織人員調整期間，為了滿足領導的查檔需求，檔案部門應該提前準備好相關資料的分類，及時高效地為領導提供給所需的檔案資料，讓領導充分認識到利用檔案資源的優越性和檔案工作的重要性。

（二）在規章制度上，不斷建立和完善檔案管理機制。1.明確檔案收集原則。首先，要保證檔案材料收集工作的系統性、準確性和完整性。制定出涵蓋各級各類檔案材料的系統收集規范，規定好材料收集的各項流程計劃，考慮到不同情況下，檔案收集應包括的完整范圍。其次，要確保所收集材料的原始性。堅持對各類文件材料原件的收集，并對材料的真跡做好保護。此外，要保證歸檔材料的真實性。對于關鍵材料，要多維度考證其來源的真實性；對于不合理或存在沖突的材料，要組織好研究辨別工作。只有準確、完整、真實的檔案材料，才能更好地具備參考、考證和憑據的作用。2.完善收集方法。第一，定期集中收集。對于適用于集中定期收集的檔案類型，如教學檔案和黨政管理等，依據有關制度的歸檔時限要求，與各立卷部門協商好收集時間，負責人員和收集內容，從而開展收集工作，保證收集的效率和質量。第二，重點收集和日常收集結合。重點收集，即對重點部門、活動、人物產生的重要材料進行收集。例如學校更名事件、校慶活動、重點建設項目應組織專人專項，及時完整地進行收集整理；日常普遍收集，在定期收集的基礎上，有意識地收集日常產生的檔案。例如，由于學校檔案館收藏的有關海洋類檔案資料極少，為了學校轉型發展需要，要在日常加強對性地收集海洋類方面的檔案，如：（1）各地海洋類專家、教授、學者來學校作的講座報告。（2）老師、學生到三沙等地考察實習、校企合作等形成的有關海洋類方面的材料。（3）檔案館應主動與全國各類海洋類學校檔案館有業務上的合作往來，優勢互補、資源共享。第三，現場記錄，及時歸檔。有些材料的收集具有實時實地性的要求，例如領導重大活動的關鍵講話，基建工程奠基儀式及竣工驗收等。若在事后對這些材料進行收集，其難度會增加，效果也會大打折扣。第四，要激發非檔案部門人員參與檔案工作的熱情。檔案的產生無處不在，如果只靠檔案人員去收集整理，肯定會有疏漏。因此，檔案人員需要維護好與各校內各兼職檔案管理人員的關系，贏得他們的支持和配合，積極開展對檔案立卷的檢查指導工作。同時要和社會有關機構媒體保持聯系，收集好與學校相關的通告和報道等。

（三）不斷提高檔案的保管能力，逐步實現檔案信息化管理。第一，要有足夠的庫房使用面積。學校有60多年的辦學歷史，檔案資源豐富，學校更名轉型后，各類檔案更是成倍增加，學校現有檔案庫房建筑面積偏小，由于檔案庫房面積不夠充足，使得很多實物檔案分散在各個地方，不能集中收藏、展示出來，在一定程度上影響了檔案的保管以及服務利用。因此，我們要爭取學校領導的重視，改善現有的庫房條件，以適應檔案快速增長的需要。第二，科學地對庫房內的檔案進行日常管理。如檔案存放位置與上架排列順序工作、庫房溫濕調節、整潔衛生、保密安全與各類防護工作等。第三，加快檔案信息化建設，開展高水平的檔案管理工作。檔案部門需要加快檔案管理信息化建設步伐，采用先進的軟件技術逐步實現信息資源互通，積極推行文檔一體化管理。同時，還要特別注意保證系統運行的穩定與數據的安全。

（四）加強檔案隊伍建設，不斷提高業務能力和服務水平。在提升服務意識的同時，提高檔案人員隊伍的工作水平也是很重要的。第一，提高檔案管理人員的業務能力和管理水平。隨著信息時代的到來，產生檔案的方式和檔案的載體形式越來越數字化；檔案管理也日益專業化、復雜化；檔案服務也不斷朝著高效化、多元化和數字化發展，因此檔案管理人員需要通過不斷地自學或培訓，鞏固自身的專業知識，學習先進的檔案管理經驗和方法，不斷提高業務技能。第二，提升檔案工作人員的信息化水平，利用先進的計算機軟件技術，提供更優質的檔案服務。隨著計算機在檔案工作中的應用日趨普及成熟，高校檔案工作已不僅是用原始的方式對材料進行收集、整理、歸檔，它需要檔案工作者能準確熟練地使用計算機軟件，對檔案進行數字化規范化管理，高效高質，為學校事業發展提供更便捷優質的檔案服務。

三、結語

檔案工作是高校工作的重要組成部分，其意義影響廣泛深遠。檔案管理部門要抓住學校更名變革等重大歷史契機，迎接挑戰，不斷完善工作制度，提高工作效率，提升服務意識，發揮好檔案的價值，更好地服務師生和社會各界人士，為學校的發展和社會的進步持續獻策獻力。

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[3]張靜.談如何做好合并后高校檔案管理工作[J].檔案天地,2006(6):33-34.

[4]瓊州學院簡介[J].學校黨建與思想教育,2015,(3):F0004.

[5]劉俊.對高校合并后檔案管理的思考[J].湖北廣播電視大學學報,2011,31(2):154-155.