績效考核體系在檔案管理模式中的應用研究

文/中國航發(fā)湖南動力機械研究所 龍橙

績效考核體系在檔案管理模式中的應用研究

文/中國航發(fā)湖南動力機械研究所 龍橙

檔案管理作為衡量企業(yè)業(yè)績及管理水平的重要尺度，需不斷創(chuàng)新管理模式，提高工作水平，以滿足企業(yè)經(jīng)營管理、科研生產(chǎn)的服務(wù)需求。本文以企業(yè)績效考核體系為平臺，發(fā)掘績效考核在檔案管理模式應用中應關(guān)注的問題，結(jié)合問題提出在績效考核體系中實現(xiàn)檔案管理模式創(chuàng)新的途徑。

績效考核；檔案管理模式；創(chuàng)新

隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，企業(yè)面臨更為激烈的競爭。為擴大企業(yè)規(guī)模、提高勞動生產(chǎn)率，實現(xiàn)組織目標及完成市場的擴張，各種先進的企業(yè)管理模式應運而生。績效考核圍繞組織目標的分解與目標責任的落實，通過對目標責任部門及員工的績效考核，能有效促使企業(yè)目標的實現(xiàn)及企業(yè)績效的提高。目前，績效考核已被廣泛應用到各類企業(yè)的管理模式中。

績效考核體系的建立及考核的實施需要大量客觀、真實的數(shù)據(jù)信息作為基礎(chǔ)支撐，檔案作為企業(yè)各項活動的真實記錄，能為績效考核提供公正客觀的考核依據(jù)。將檔案固化為考核目標完成的表現(xiàn)形式，促使被考核者及時將完整的、符合歸檔要求的檔案移交檔案部門，有效提高檔案部門的地位，保證文件歸檔的及時性和完整性，提高檔案質(zhì)量，為檔案資源建設(shè)及檔案利用、開發(fā)等工作奠定基礎(chǔ)。同時，檔案管理可以績效考核體系為平臺，將檔案管理納入績效考核體系，讓檔案部門參與到企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)的各項活動中，創(chuàng)新檔案管理模式，使檔案管理更好地為企業(yè)績效考核體系服務(wù)的同時，實現(xiàn)檔案管理自身的良性發(fā)展。

一、績效考核體系在檔案管理模式應用中應關(guān)注的問題

績效考核體系為檔案管理的創(chuàng)新提供了有利條件，相互之間都有良好的促進作用，但在實際的應用過程中仍要注意以下問題：

（一）績效考核體系建設(shè)科學性的問題。績效考核實則是“目標分解，責任落實”的過程，其中考核指標設(shè)定、機構(gòu)設(shè)置與分工、考核流程的設(shè)計、判定依據(jù)的確定等各個項目的設(shè)置得是否科學合理都將直接影響到檔案管理在績效考核中監(jiān)督、考核功能的發(fā)揮。比如考核指標設(shè)置不合理，將影響考核的執(zhí)行效果，使績效考核失去其工作評價的意義；考核流程的設(shè)置不合理，如不將檔案發(fā)布列入計劃任務(wù)完成考核節(jié)點中，檔案管理失去其監(jiān)督考核的功能，將會給那些投機取巧，為了完成考核節(jié)點而產(chǎn)生的不符合歸檔要求的檔案的產(chǎn)生創(chuàng)造條件，從而影響檔案質(zhì)量及檔案工作的開展。

（二）檔案意識及反饋機制的問題。檔案產(chǎn)生于企業(yè)的各個業(yè)務(wù)工作及流程中，檔案意識是制約檔案工作發(fā)展的關(guān)鍵性問題。部分業(yè)務(wù)人員對檔案的了解程度不夠，不了解檔案在其工作及科研生產(chǎn)、經(jīng)營管理中的價值，認為檔案的產(chǎn)生只是單純滿足檔案部門需要，甚至認為他們的歸檔工作僅是為了配合檔案部門的工作，雙方之間溝通和配合過程中不順利的情況時有發(fā)生。被考核對象可能會從自身計劃任務(wù)完成及工作便捷的角度出發(fā)，向考核管理部門提出阻礙檔案管理工作開展的意見。績效考核過程中檔案部門是否及時、真實地將歸檔情況反饋給被考核對象及考核部門將直接影響計劃節(jié)點的完成及考核結(jié)果的客觀公正性，影響檔案的完整性及有效性。

（三）檔案管理體系的問題。將檔案管理納入企業(yè)績效考核體系，作為績效考核的基礎(chǔ)保障，檔案管理體系是否科學、健全，將影響檔案管理工作水平，從而直接影響績效考核的實施及結(jié)果的真實性、公正性。如檔案管理制度體系是否科學、合理、完整，是否與企業(yè)的科研生產(chǎn)、經(jīng)營管理活動相匹配，文件資料歸檔的標準、文件歸檔的范圍和保管期限、檔案保管方式、文件歸檔的流程設(shè)置、檔案的管理手段等方面將影響檔案管理質(zhì)量和工作水平。

（四）人員素質(zhì)及業(yè)務(wù)能力的問題。績效考核需要大量的信息數(shù)據(jù)作為支撐，檔案管理部門需要充分、及時地為考核部門提供真實可靠的信息數(shù)據(jù)，這就需要檔案人員具備對信息數(shù)據(jù)進行主動收集、甄別、審核的能力。檔案人員是否按照相關(guān)制度和標準對歸檔活動及檔案的進行公正、客觀的審核，影響檔案管理在績效考核中監(jiān)督考核功能的發(fā)揮。目前因檔案管理人員工作質(zhì)量、工作態(tài)度導致的檔案在質(zhì)量、效率等方面的問題依然存在。企業(yè)的各項科研生產(chǎn)、經(jīng)營活動中產(chǎn)生的檔案涉及管理、科研、技改、設(shè)備、經(jīng)營等多個門類，檔案管理人員不僅需要掌握檔案管理專業(yè)知識，還要熟悉研究所各類業(yè)務(wù)的工作內(nèi)容、流程、管理標準及相關(guān)的科研生產(chǎn)知識。同時，隨著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，檔案管理人員在數(shù)字化技術(shù)、信息存儲技術(shù)的學習應用方面也面臨巨大的挑戰(zhàn)。

二、績效考核體系中加強檔案管理建設(shè)的途徑

（一）以績效考核體系為平臺加強檔案責任制管理。以績效考核體系建設(shè)為平臺將檔案管理納入研究所的發(fā)展規(guī)劃和計劃管理，列入單位的研究所的有關(guān)制度，列入有關(guān)人員的崗位責任。將檔案管理工作落實到檔案形成部門和人員，增強有關(guān)領(lǐng)導和人員對的檔案意識，降低檔案部門的被動性，促進達到檔案工作各方面的規(guī)定要求。通過對計劃目標的考核，實現(xiàn)檔案管理工作科學化、規(guī)范化、制度化的目標。同時，可通過計劃管理及績效考核體系，將檔案管理工作自身的工作目標（如各門類文件歸檔范圍和保管期限表的編制工作）和建設(shè)（如軟、硬件設(shè)施建設(shè)）需求納入計劃任務(wù)，將目標責任分解落實到相關(guān)部門和人員，通過考核提高各部門配合完成工作的任務(wù)的積極性，從而促進檔案管理的發(fā)展。

（二）在績效考核中建立有效的檔案管理機制。在績效考核中將檔案管理工作與計劃執(zhí)行實行同步管理。下達任務(wù)的同時提出文件材料的歸檔要求，檢查計劃同時檢查文件形成情況，評審、鑒定成果同時驗收鑒定檔案材料的完整、準確、系統(tǒng)情況，成果申報及科技人員提職評審同時檔案部門出具專題歸檔情況證明。在績效考核責任體系中，將目標管理與過程控制相結(jié)合，將檔案工作納入相關(guān)工作流程。檔案部門通過參加重要計劃會議，參加項目（課題）評審（論證）、鑒定會，定型會、驗收會，參加工程驗收，參加設(shè)備開箱等活動，起到檔案部門在流程中的監(jiān)督作用，督促各項目責任者及時地向檔案部門提交完整的符合歸檔要求的檔案材料。為檔案管理收集工作及研究所信息資源的積累奠定基礎(chǔ)。

（三）建立有效的交流、反饋機制。檔案管理部門積極參加重要計劃工作會，及時掌握各項目的工作進度，并將檔案工作發(fā)現(xiàn)遇到的問題進行探討，聽取業(yè)務(wù)部門對檔案管理提出合理的建議或意見。定期將向績效考核部門及指標責任部門反饋文件歸檔情況，對不符合項通過拉條掛賬的形式督促其歸檔符合要求，保證歸檔的完整性和及時性。定期對歸檔質(zhì)量進行統(tǒng)計分析，對其中發(fā)現(xiàn)的問題及違規(guī)行為反饋至考核部門，規(guī)范人員的歸檔行為，提高檔案質(zhì)量。定期進行顧客滿意度調(diào)查，改進檔案管理工作中存在的問題，提升管理水平及服務(wù)能力。

（四）健全檔案管理體系。按照國家檔案管理相關(guān)法律法規(guī)的要求，結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的實際情況，制定詳細、全面、科學的檔案管理的各項規(guī)章制度，對歸檔文件的形成、積累、歸檔、整理和保管制定具體詳細的規(guī)定。設(shè)置科學合理的歸檔流程，明確審批的責任和權(quán)限，加強文件控制。完善信息化管理手段，建立科學的檢索體系，健全檔案借閱、利用機制，使檔案管理更好地為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營及績效考核服務(wù)。同時，制定檔案管理工作考核指標，并納入績效考核體系，通過對檔案管理工作的完成情況的考核，加強對檔案管理工作的監(jiān)督，確保檔案管理工作目標的實現(xiàn)，促進檔案管理體系的建立和健全。

（五）提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。在加強檔案管理人員檔案專業(yè)學習的同時，也要引導其學習研究所相關(guān)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的基本知識，同時適應信息化發(fā)展的需求，掌握計算機、網(wǎng)絡(luò)及現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)等方面的知識。建立長效的檔案管理人員的培訓機制，實現(xiàn)相關(guān)專業(yè)知識的動態(tài)更新，提供其參與企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)領(lǐng)域知識學習的機會，加強與信息技術(shù)部門的合作學習。同時，在檔案人員管理中引入競爭考核機制，通過對檔案管理人員的工作行為、效率及質(zhì)量進行有效的考核評價，并落實到績效管理中，從而加強檔案管理人員的責任心，提高工作積極性及工作質(zhì)量，促進其自身主動學習，不斷提高專業(yè)素質(zhì)及服務(wù)能力，以適應新時期檔案管理的要求。

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