如何做好文書檔案管理工作

文/海南省?？谑腥嗣襻t院 王曉

如何做好文書檔案管理工作

文/海南省?？谑腥嗣襻t院 王曉

文書檔案是企業進行人事管理、財務管理等的重要文件。通過對文書檔案的有效性管理，可以為企業提供有效性的發展信息，有利于企業進行科學性的決策。本文就文書檔案管理特點展開分析，旨在解決文書檔案管理過程中的問題，完善文書檔案管理制度，優化文書規范化管理體系，增強檔案管理人員的綜合素質，順應現階段企業的經濟發展要求。

文書檔案；檔案管理；優化策略；管理制度

一、文書檔案管理的現實意義

隨著我國社會主義市場經濟體系的不斷健全，各行各業的經濟水平不斷提升，在這個過程中，文書檔案管理工作逐漸引起社會各界的重視，通過對文書檔案管理工作的科學性管理，有利于為企業的業務活動、財務活動提供完善的決策資料，有利于提升企業的經濟發展效率。隨著社會市場環境的不斷深化，各個企業面臨著巨大的競爭壓力，為了推動企業的穩定性發展，必須優化企業的財務管理、業務管理等環節。這需要為企業創造良好的信息發展環境，必須優化文書檔案管理方案，實現文書檔案管理工作的規范化、科學化、高效化發展。

二、文書檔案管理工作的特點

（一）工作模式的復雜性。文書檔案管理工作具備復雜性的特點，其需要進行各類信息資源的整理及收集。文書檔案管理主要是針對業務過程、人事組織、決策事件等資料的記錄、管理及存檔的過程，在這個過程中，需要按照不同的工作業務內容做好資料的分類管理工作，整體來看，文書檔案管理工作具備繁瑣性、復雜性的特點。

（二）工作內容的豐富性。隨著企業經濟發展規模的不斷擴大，建筑工程的各類文書資料不斷增多，文書檔案載體呈現出多樣化的發展趨勢，在這個過程中，文書檔案管理主要涉及行政管理、黨群管理等內容。隨著市場經濟發展環境的不斷深入，文書檔案管理的載體日益多元化，常見的載體模式包括視頻、圖片、電子文件等。

（三）公文管理的規范化。隨著企業經濟發展業務的日益精細化，其對文書檔案的管理形式提出了更高的要求，文書檔案管理工作必須確保其科學化、規范化，提升所存儲及管理資料的完整性及科學性。這對檔案管理人員的業務能力提出了更為嚴格的要求，需要相關人員端正自身的工作態度，踏實履行好文書檔案管理工作的各項標準，實現檔案管理工作的規范化運作。

三、文書檔案管理工作的常見問題

（一）缺乏足夠的重視。整體來看，文書檔案管理工作程序比較復雜，其需要耗費大量的人力、物力及時間，有些企業管理者缺乏對文書檔案管理工作的認識。在具體檔案管理工作中只要求工作人員進行簡單的文件保管，并沒有進行相關業務文件的科學性處理。由于管理層文書檔案管理意識的缺乏，導致各個部門缺乏對文書檔案管理工作的足夠性重視，從而導致文書文件收集整理的效率較低。

（二）管理方法落后。隨著企業發展規模的不斷擴大，其對文書檔案管理人員的業務能力的要求日益嚴格，但在實際工作場景中，很多企業缺乏專業性的文書檔案管理者，很多檔案工作人員缺乏專業性的檔案管理知識，這就難以深入了解文書檔案的管理要求及必要性，其缺乏科學性的檔案工作及管理意識。在一些企業業務發展過程中，有些檔案管理者往往身兼數職，不能全身心地投入到文書檔案管理工作中，這就不能進行文書檔案的及時性調整及歸檔，其整體檔案管理素質低下。

（三）文書檔案管理方法不規范?？茖W性的文書檔案管理方法有利于推動企業業務活動效率的提升，但在有些企業發展過程中，其缺乏規范化的文書檔案管理制度，導致其檔案管理方法的不規范，具體表現在檔號不規范、案卷標題不規范等方面，在有些檔案中其缺乏規范性的卷內目錄，容易導致組卷混亂的情況，這不利于企業業務活動的正常開展。

四、文書檔案管理工作策略

（一）管理環節的規范化。為了適應現階段文書檔案管理工作的要求，必須要保障管理環節的規范化，這需要深入了解檔案公文類型、處理程序等差異，根據企業實際發展環境，實現文書檔案管理體系的健全。隨著互聯網社會體系的不斷深入，檔案管理電子信息化模式不斷得到發展，為了滿足現階段市場經濟的發展要求，企業必須進行文書檔案的規范化管理，做好不同工作程序的文件歸檔工作，實現文書處理環節與檔案管理環節的協調，實現文書管理及檔案管理的協調性發展，這需要做好文件的分類、歸檔等工作，在文書文件形成前做好相關信息的登記工作，進行文書檔案管理程序的規范化處理。在檔案管理過程中，必須做好案卷的普查工作，剔除一些無用文件，避免檔案整理及應用過程中的低效率問題，實現案卷的整合及應用，將一些內容混雜的案卷重新進行組卷及整理，做好關聯案卷的整合工作，優化案卷的利用效率，做好題名的規范化工作，優化檢索工作效率。通過對精準性題名的使用，有利于提升文書檔案的檢索效率，這需要引起相關工作人員的重視。

（二）文書檔案管理制度的完善。通過對文書檔案管理制度的優化，有利于實現對管理人員工作行為的規范，這需要引起相關企業領導人的重視，優化文書檔案管理機制，為企業的健康發展創造良好的制度環境，落實好文書檔案管理的各個步驟。在這個過程中，文書檔案人員需要深入學習及了解相關的法律法規，根據企業的實際發展狀況，制定檔案管理制度，實現文書檔案管理工作的規范，做好文書檔案的綜合性整理工作，實現檔案管理環節、歸檔統計環節、文書處理環節等的協調。

（三）提升工作人員的綜合素質。文書檔案管理工作具備較強的技術性及實踐性，對于管理人員的業務能力有著嚴格的要求。為了提升企業的檔案文書管理水平，提升文書檔案管理者的綜合業務素質是必要的。這需要企業強化人才選拔制度，在文書檔案管理人員招聘過程中，需要就應聘者的實踐能力及業務素質展開考核，定期開展文書檔案管理素質培訓活動，提升工作人員的文書檔案管理能力，提升其對相關檔案管理技能的了解，切實增強其檔案資料收集能力、分類能力、歸檔能力。為了適應企業現階段的工作業務需求，必須要強化檔案工作隊伍建設體系，尤其是深化干部檔案工作機制，選擇責任心強、作風良好的黨員干部擔任檔案文書的管理工作，加強對檔案管理人員的繼續教育工作，為了增強企業檔案文書管理水平，工作人員需要不斷提升自身的業務能力，開拓自身知識視野。

（四）提升文書檔案管理的信息化水平。電子檔案模式是現階段企業檔案管理的重要方法，為了實現企業現代化檔案管理工作的良好開展，必須提升檔案管理的信息化水平，實現檔案文書的業務處理過程與辦公自動化模塊的協調，確保文件起草環節、刪減環節、檢索環節等的規范化發展。文書檔案的信息化模式是現階段企業檔案管理的主流趨勢。實踐證明，通過對文書檔案信息化管理活動的開展，有利于增強文書檔案管理工作的安全性及高效性。為了增強文書檔案的安全管理效益，企業需要健全相關信息管理制度及信息保護機制，避免出現文書檔案信息丟失的問題，提升文書檔案管理的信息化水平，實現企業經濟業務的穩定發展。

五、結語

文書檔案管理工作是企業可持續發展體系的重要組成部分，有利于提升企業發展戰略方案的科學性，文書檔案管理工作具備較強的專業性及實踐性，為了適應現階段企業的發展要求，必須充分利用現代信息化技術，優化文書檔案信息化管理機制。

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