數字時代機關電子文件檔案管理利用研究

文/湖北省衛生計生委 陳園園

數字時代機關電子文件檔案管理利用研究

文/湖北省衛生計生委 陳園園

分析機關電子文件與檔案管理利用現狀，梳理檔案工作存在的主要問題，結合數字時代新的觀念、新的思路、新的技術等提出進行文檔一體化管理，明確電子文件管理標準，借助網絡積極提供電子檔案信息服務。

機關；電子文件檔案；管理利用

一、機關電子文件與檔案管理利用現狀

隨著數字化時代的來臨，電子政務快速推進，計算機相關技術和法規制度日益成熟，未來機關應將進入無紙化純電子檔案時代。目前，機關網上OA辦公系統運轉產生大量電子文件，但這些電子文件與檔案還處于一個易被忽視、粗放管理的過渡性階段。存在主要問題有：

（一）文檔分治機制造成電子文件與檔案管理效率低下。

新中國成立以來，我國行政機關文件、檔案工作一直是兩條線管理，文件管理是前端，一般由辦公廳（室）和秘書機構兼管，主要職責是保障公文正常運轉；檔案管理是后端，由機關檔案室管理，接受同級及上級檔案事業管理機關指導監管。紙質檔案時代，文件管理前端和后端的分界點是紙質歸檔，文件、檔案工作界限相對清晰，有利于實際工作中分工合作。但現階段針對大量產生的電子文件，從文件起草、形成到發送都處于文件管理范疇，檔案室仍沿用傳統方法，主要管理與電子文件對應的紙質公文，選用專業檔案管理信息系統大多與辦公自動化管理系統設計相脫離，導致在實際工作中，檔案管理信息系統對電子文件前端運轉痕跡和電子檔案元數據歸檔監管無力。

（二）雙套歸檔制度造成電子文件歸檔易被忽視。文件起草者對傳統紙質擬文及歸檔形式有依賴思想，會簽處室較多或行文時間較緊時更為依賴，影響電子文件運轉及歸檔。沿用傳統歸檔方法，產生電子文檔同時，文件管理者易對紙質文件進行歸檔，因為紙質文件發揮憑證作用，電子文件歸檔容易被忽視，現歸檔硬軟件設備配備及相關制度研究進展緩慢，在線歸檔不完全，保存管理薄弱。檔案部門容易忽略電子文件搜集歸檔與保存，機關檔案室仍按照傳統將對應電子文件制作紙質文件等進行數字化處理，造成資源重復性浪費。

（三）缺乏適用的電子文件與檔案管理規則和科學方法造成管理茫然失措。目前機關電子文件管理實踐中，多數機關沿循紙質時代傳統模式，同時根據自身實際需求進行自下而上、分散性、自發性很強的實踐性探索，全局性、長遠性管理策略研究不足，缺乏國家層面的頂層設計、統一規劃、戰略部署和方法指導，嚴重滯后于時代發展和社會需求。各地區、各部門電子文件管理系統體系結構、功能設計、技術標準各不相同，難以實現信息交換和共享，在更大范圍難以進行統一管理，形成新的信息孤島。

（四）“開放存取”理念缺失造成電子檔案信息資源共享水平較低。紙質時代傳統觀念中對于檔案重藏輕用，今天到數字時代，獲取信息是人們的基本權力，信息共享是公眾的基本愿望。在政府信息公開環境下，應實現可公開電子檔案信息資源合理共享。但因為傳統封閉使用觀念、管理體制不順、管理利用制度不健全等因素，機關對電子文檔信息資源利用率較低。

二、新思路新機制新服務推動機關電子文件檔案規范化管理應用

（一）重構電子文件流程，確立文檔一體的全程管理體制。電子文件草擬、傳輸、辦理、歸檔、鑒定、整理、保管以及利用流程均可通過網絡進行，突破空間、地域和部門分割制約，因而有必要從整體上考慮電子文件流程，實現全程協調統一。各級機關文件及檔案管理工作崗位應混設，按照電子文件流程分別負責收發文電子文件歸檔及管理工作，崗位人員應同時接受政府公文管理機構和檔案事業管理機關業務指導、工作考查與培訓，在管理電子文件的同時將有長期保存價值的電子文件按照電子檔案管理標準嚴格歸檔保存；有條件的還可建立由信息技術人員、檔案管理人員、業務管理人員等組成“集中—分散”協同式組織機構。各級檔案事業管理機關應統管電子文件與檔案事務，制定電子文件全程管理的相關政策、標準、制度，對電子文件生命全過程進行有效管理。此外，有學者提出建立區域電子文件中心，與機關對接，負責研究追蹤和長久保存電子文件與檔案，給機關電子文件管理帶來新的思路。

（二）結合工作實際情況，靈活推行電子文件為主、紙質文件為輔的歸檔制度。目前政務辦公OA系統推行較快的機關除密件及按密件管理的文件外，其他一般都以電子文件形式通過辦公系統進行運轉。而從國外一些國家研究和探索來看，單套歸檔是大勢所趨。但要推行單套制，還面臨電子文件長期保存技術性問題、信息安全問題、原始性認定等問題，需結合工作實際，在時機相對成熟時在適宜地域，先有意探索推行電子歸檔為主、紙質歸檔為輔的歸檔制度，歸檔、查詢利用均以電子檔案為先，紙質檔案配合電子檔案，起到補充作用。

（三）借鑒先進經驗，明確電子文件管理標準。歐美許多國家文檔管理體系多是形式各異的分散制，其電子文件管理經驗都是由國家或行業先行從法律、法規、標準上進行規范和引領。我國在電子文件管理方面的法律、法規、政策、標準制定上還存在著許多空白點，標準化沒有形成足夠規模。因此應借鑒發達國家電子文件管理經驗，制定整體戰略，構建標準化體系，完善管理法規，推進示范項目，并堅持與時俱進，全面推進專業檔案標準修訂工作。

（四）借助和依托網絡，積極提供電子檔案信息服務。

互聯網已進入Web2.0時代，用戶由受眾轉向主體，既是信息接受者，也是信息制造者、傳播者，這個時代的顯著特點是參與性、社會性、開放性進一步增強。新的網絡服務方式有利于更好地開展網絡檔案信息服務，各級機關應及時更新理念，樹立服務意識，倡導合作精神，做好本機關政府信息公開工作，同時借助檔案館和外部社會力量，配合開展檔案信息編研、自助信息查詢等服務。如在門戶網站設置專門渠道，針對未到送省檔案館歸檔時間、群眾關注度較高、可公開的檔案，經委檔案領導小組審核，必要時經省檔案局批準，可部分或全文查詢。在官方微信、微博欄目中設置檔案宣傳條目，特別是在檔案日等特殊時段內，大力開展檔案工作宣傳。在檔案閱覽室和機要閱文室，各添置1臺電腦，相關數據從檔案數據庫中導出，以供業務處室自助查檔、打印。在政務OA內網設置資料庫項目，篩選、存儲檔案中極具指導意義的公文，同時為業務處室設置自選項，可將跟本處室業務有關的電子檔案建立小型資料庫，加大系統內部檔案利用力度。

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