水電工程檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)探析

文/五凌電力白市水電廠 曾山嬌

水電工程檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)探析

文/五凌電力白市水電廠 曾山嬌

為了不斷提高水電工程檔案利用成效，本文從管理、觀念、運(yùn)用、服務(wù)等方面提出相應(yīng)的創(chuàng)新服務(wù)的策略。運(yùn)用這些策略，可以突破我國陳舊的水電工程檔案管理及運(yùn)用方面的制約，使之更好地服務(wù)于設(shè)計(jì)、科研、生產(chǎn)、經(jīng)營和決策管理，從而與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的變化與發(fā)展。

水電工程檔案；管理；創(chuàng)新服務(wù)

近幾年，互聯(lián)網(wǎng)及計(jì)算機(jī)技術(shù)得到了快速發(fā)展，并且在多個(gè)領(lǐng)域中被加以運(yùn)用，而在水電事業(yè)當(dāng)中，水電工程檔案十分關(guān)鍵，存在較大的潛力，需要被有效開發(fā)。只有科學(xué)管理、創(chuàng)新服務(wù)才可充分發(fā)揮檔案效用。為了使水電工程檔案被更好地運(yùn)營，本文首先對(duì)相應(yīng)的管理創(chuàng)新服務(wù)的必要性進(jìn)行了闡述，而后提出了具體的方式及策略。

一、水電工程檔案管理創(chuàng)新服務(wù)的必要性

此類檔案形成于水電工程建設(shè)過程中，它是一種歷史記錄，具有極珍貴的儲(chǔ)存價(jià)值，同時(shí)具有多種形態(tài)，常見的有圖表、聲音、圖片、文字以及實(shí)物檔案等。整個(gè)水電工程建設(shè)的過程中都會(huì)產(chǎn)生此類檔案。相關(guān)項(xiàng)目在勘探、規(guī)劃、建造、監(jiān)理、完工驗(yàn)收等期間多個(gè)形式記錄的歷史資料，涵蓋了環(huán)保、計(jì)劃、建造等領(lǐng)域，此領(lǐng)域不但具有單一性，而且相互之間又存在絲縷關(guān)聯(lián)，進(jìn)而共同組成一個(gè)綜合體。由其所生成的所有圖紙及文件資料都具有配套性，而且類別繁多。

水電工程檔案的良好發(fā)展必須以科學(xué)合理的管理及服務(wù)創(chuàng)新為基礎(chǔ)，后二者是推動(dòng)前者發(fā)展的重要推動(dòng)力，檔案的管理工作及服務(wù)是否能夠長期良性發(fā)展基本取決于前者。近些年，經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，愈來愈多的民眾開始關(guān)注檔案行業(yè)，與其相關(guān)的環(huán)境及硬件設(shè)備等都發(fā)生了極大改變，相應(yīng)的制度也在逐漸健全。然而，不足方面，譬如資料的獲取、管控和運(yùn)用等，需要?jiǎng)?chuàng)新觀念、制度及管理。

互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)及信息技術(shù)的快速發(fā)展，使得檔案管理工作產(chǎn)生了翻天覆地的變化。首先，相關(guān)資料的獲取、編排及運(yùn)用都通過計(jì)算機(jī)來完成。其次，貯存方式完全改變，不再是紙質(zhì)形式，而是變?yōu)橛?jì)算機(jī)光盤等，充分利用了計(jì)算機(jī)的有效性能。最后借助網(wǎng)絡(luò)能夠直接加以使用，同時(shí)在閱覽室也可對(duì)其加以運(yùn)用。

當(dāng)前，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化是大勢所趨。在檔案工作中，對(duì)相關(guān)資料的管理及運(yùn)用是其基礎(chǔ)工作。其本質(zhì)在于使資料的價(jià)值得以充分運(yùn)用。而創(chuàng)新則是提升運(yùn)用成效的重要途徑。因此，在此項(xiàng)工作當(dāng)中，創(chuàng)新服務(wù)是核心內(nèi)容，也是資源開發(fā)及實(shí)現(xiàn)其價(jià)值的主要方式，同時(shí)也是提升檔案管理及服務(wù)水準(zhǔn)的基礎(chǔ)。

二、檔案創(chuàng)新服務(wù)的方式及策略

（一）檔案創(chuàng)新服務(wù)的方式。1.創(chuàng)建創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，就必須先創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制。為了順應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，就需要將資料、圖書及檔案的管理合為一體。這有助于相關(guān)資源的整體保存與應(yīng)用，進(jìn)而形成共同領(lǐng)導(dǎo)、各組織合理分工良好協(xié)作、檔案部門專業(yè)管控的體系及機(jī)制。2.將檔案資源建造的人才規(guī)劃加以施行。創(chuàng)新活動(dòng)的一個(gè)重要基礎(chǔ)就是人才，其是開展相關(guān)工作的關(guān)鍵前提。在互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的大環(huán)境下，不管是相關(guān)資源建造的途徑還是方式都出現(xiàn)了翻天覆地的變化。所以，應(yīng)引進(jìn)具有檔案專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)管理等知識(shí)的綜合性人才，同時(shí)加強(qiáng)相應(yīng)培訓(xùn)，為檔案的可持續(xù)發(fā)展儲(chǔ)備后續(xù)人才。

（二）檔案創(chuàng)新服務(wù)的策略。1.將水電工程檔案資源加以整理合并，使其具有活力。在對(duì)檔案的開發(fā)運(yùn)用工作當(dāng)中，對(duì)相應(yīng)資源加以整理合并十分關(guān)鍵，可以使館藏構(gòu)造得以優(yōu)化，使信息得到更好的應(yīng)用，充分發(fā)揮其潛在價(jià)值，創(chuàng)建相關(guān)平臺(tái)以使信息得到共同分享。而創(chuàng)建檔案信息資源庫則是整理合并工作的關(guān)鍵，創(chuàng)建的基本要求是操作簡單便捷。詳細(xì)而言就是在共同領(lǐng)導(dǎo)下，對(duì)零散的資料及未納入電子檔案庫當(dāng)中的資料加以整理合并。首先，強(qiáng)化規(guī)劃，重點(diǎn)關(guān)注信息的反饋?zhàn)饔?，進(jìn)而展開編研工作。借助檔案有效運(yùn)用所生成的成效，將庫藏資料的優(yōu)點(diǎn)及特征，有效運(yùn)用涉及范圍廣闊和工程密切相關(guān)的內(nèi)容，加工整理出可以處理現(xiàn)實(shí)沖突的二、三次編研成果。其次，掃描原本存儲(chǔ)的底圖、文件、報(bào)告等資料，對(duì)數(shù)據(jù)庫加以改進(jìn)，從而使檔案的運(yùn)用成效大幅上升。2.創(chuàng)新服務(wù)方式。第一，管理形式逐漸轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化，不再是過去的手工管控，借助互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上服務(wù)已經(jīng)較為普遍。伴隨對(duì)內(nèi)部局域網(wǎng)的創(chuàng)建，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)該創(chuàng)制自身的網(wǎng)頁，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)與單位網(wǎng)站相關(guān)聯(lián)，使相關(guān)資料能夠直接從網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中搜尋，從而為使用者提供更多便利。網(wǎng)站是檔案工作的重要根基，不斷創(chuàng)建和完善相應(yīng)的資料數(shù)據(jù)庫，特別是創(chuàng)建電子資料全文數(shù)據(jù)庫，使得任何時(shí)候都可以通過互聯(lián)網(wǎng)查取和管理相應(yīng)資料，使檔案資源逐漸走向信息化、數(shù)字化、自動(dòng)化及管理法制化。譬如，將目錄管理數(shù)據(jù)庫進(jìn)行輸入，將一些資料在網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中加以公布，從而更便于查詢使用。創(chuàng)建檔案種類劃分、文件索引目錄和檢索體系，進(jìn)而使相應(yīng)的精準(zhǔn)度及整體性大幅上漲。第二，創(chuàng)建電子文件和檔案數(shù)據(jù)管理中心。對(duì)網(wǎng)站里相關(guān)單位的歸檔電子文件進(jìn)行統(tǒng)一管理，同時(shí)供應(yīng)部分信息在網(wǎng)站當(dāng)中，為相關(guān)工作提供便利，使資料得以共同分享。第三，電子文件的自動(dòng)上傳獲取。不同于過去的紙質(zhì)檔案獲取，大多數(shù)電子文件都能夠借助網(wǎng)絡(luò)形成及應(yīng)用。所以，應(yīng)該摒棄過去的工作方式，創(chuàng)建窗口方便資料自動(dòng)上傳，無須再特意去檔案室進(jìn)行歸檔。第四，健全檔案的軟件環(huán)境。

將管理系統(tǒng)的接口添加在管理系統(tǒng)里面，從而可以使產(chǎn)品直接完成歸檔，可以將條碼自動(dòng)添加進(jìn)印刷產(chǎn)品，從而使歸檔文件的精準(zhǔn)度得以確保。3.創(chuàng)新服務(wù)形式。將主動(dòng)服務(wù)放在創(chuàng)新的首位。舉行追蹤、在線及現(xiàn)場詢問，自主地加入到與技術(shù)工作者相關(guān)的活動(dòng)，最大程度做到檔案信息時(shí)刻被利用的準(zhǔn)備，為所有相關(guān)的工作供應(yīng)詳盡資料。以往需要使用檔案的時(shí)候必須要到對(duì)應(yīng)機(jī)構(gòu)才可以，尤其是使用原始檔案材料的方式，在網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代化的今天不可避免地需要進(jìn)行改變。當(dāng)今社會(huì)的數(shù)字化使得大家以前的工作及生活、學(xué)習(xí)的背景產(chǎn)生了很大的改變，更多的期望借助網(wǎng)絡(luò)等系統(tǒng)能夠快速有效地獲取相關(guān)信息，查詢檔案。因此，網(wǎng)絡(luò)信息化的檔案服務(wù)將取代手工化的被動(dòng)服務(wù)，成為當(dāng)今社會(huì)的潮流趨勢。4.創(chuàng)新服務(wù)項(xiàng)目。作為記載著歷史過往的最原始的、最真實(shí)可靠的知識(shí)載體的一部分，水電工程檔案資料十分關(guān)鍵，信息資源豐富，必須將其合理有效運(yùn)用，才可以使其價(jià)值得到充分展示。因此，相關(guān)組織能夠在網(wǎng)頁當(dāng)中組建檔案各方面的類別體系并供給數(shù)據(jù)庫資料搜索查找等多種相關(guān)服務(wù)。通過多種途徑實(shí)現(xiàn)資料應(yīng)用者及檔案機(jī)構(gòu)的互動(dòng)，從而使相應(yīng)資料的整體性及精準(zhǔn)性大幅上升。另外，還可以舉辦一些特色服務(wù)，從而滿足民眾的個(gè)性化需求。5.檔案管理與工程管理同步進(jìn)行。建設(shè)單位可把水電工程檔案管理放到整個(gè)工程建設(shè)中：分配項(xiàng)目規(guī)劃業(yè)務(wù)時(shí)一并制定相關(guān)文字資料的歸檔規(guī)定，在核查項(xiàng)目品質(zhì)、進(jìn)展及部分驗(yàn)收時(shí)，也要對(duì)有關(guān)資料歸檔的狀況開展核查，并提出整治修改意見，規(guī)定參加建設(shè)的部門隨時(shí)回應(yīng)，在接收查驗(yàn)項(xiàng)目時(shí)，也要同步開展有關(guān)檔案的接收與查驗(yàn)工作，安排好相關(guān)資料的并檔交付與接收工作，協(xié)調(diào)檔案管理和工程管理保持一致。6.創(chuàng)新歸檔制度及管理。為了使資料能夠全部正確歸檔，必須對(duì)歸檔制度進(jìn)行創(chuàng)新和健全，并且在考核指標(biāo)中將相應(yīng)工作納入其中。項(xiàng)目建設(shè)單位檔案管理人員不定期對(duì)各參建單位檔案歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)，做到腳勤，即便項(xiàng)目數(shù)量繁多、位置比較分散、工作量大，也必須進(jìn)入實(shí)地檢查與檔案相關(guān)的工作，同時(shí)，各單位檔案管理人員要做到手勤，將形成的文件材料及時(shí)歸檔從而確保檔案資料的獲取，進(jìn)而使其充分發(fā)揮效用。同時(shí)開展相關(guān)檔案的事先查驗(yàn)認(rèn)同與歸檔。對(duì)于此時(shí)仍無法按照要求歸檔的部門，要實(shí)行承諾制度，讓其負(fù)責(zé)人在驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)移交檔案。此外，在驗(yàn)收階段強(qiáng)化備案亦是一種管理上的創(chuàng)新。由于備案部門的權(quán)威性，這種做法可提升和改進(jìn)建設(shè)工程檔案管理部門的職能，確保相關(guān)業(yè)務(wù)的品質(zhì)。

三、結(jié)語

當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)基本普及，信息化成為多個(gè)行業(yè)的發(fā)展基礎(chǔ)。對(duì)檔案現(xiàn)代化管理水平加以提升，同時(shí)進(jìn)行服務(wù)創(chuàng)新，使相關(guān)資料得以充分運(yùn)用，能夠有力推動(dòng)水電事業(yè)的良好發(fā)展。

[1]陳作明.科學(xué)技術(shù)檔案管理學(xué)[M].北京:檔案出版社,1998.

[2]劉付英.建設(shè)工程檔案歸檔管理的創(chuàng)新探討[J].城建檔案,2013(6):27-30.