試論醫院科研檔案的創新管理

文/陜西省中醫藥研究院 周納新

試論醫院科研檔案的創新管理

文/陜西省中醫藥研究院 周納新

近年來，隨著我國經濟的快速發展，醫療衛生事業也得到了長足發展，醫院的科研檔案作為醫院科研工作的重要組成部分，其管理水平的高低直接影響到醫院科研活動的進行和發展。本文將從科研檔案創新管理的必要性、現狀進行分析，從管理方法等方面進行論述，旨在提高醫院科研檔案管理水平及管理能力。

醫療科研；檔案梳理

醫院科研檔案是科研醫療人員在從事與醫學相關的科學研究過程中，直接產生的各種文字、圖表、聲像等不同形式的原始記錄，最原始地記載了科學研究的詳細內容和活動過程。完整、規范的醫學科研檔案可以真實、有效地反映科研進展情況，經過批量處理的科研檔案就實現了科研管理的規范化、科學化、信息化。近年來，隨著醫療衛生水平的不斷提高，醫院科研檔案的現有管理模式已不能完全適應檔案工作的需要，應積極實現管理手段、管理流程、管理理念等方面不斷地創新和突破，以便促進醫療科研事業的良性發展。

一、醫院科研檔案創新管理的必要性

（一）醫院科研檔案的創新管理是順應時代發展的必然要求。國家檔案局下發的《全國檔案事業發展“十五”計劃》中明確指出：“加強機關、團體、企業事業單位的檔案工作，加快改革創新步伐，夯實基礎，提高管理水平，為改革開放和現代化建設提供及時有效的服務，為國家積累檔案財富。”改革創新成為現階段醫療科研管理的重要環節，不僅是順應時代發展的必然要求，也是適應我國醫院現代化體系改革的必然要求。

（二）醫院科研檔案的創新管理已經成為醫院檔案工作發展的必然趨勢。隨著現代醫學的不斷發展和進步，醫院科研檔案的重要性日益凸顯，作為醫院檔案的重要組成部分，科研檔案是科研管理的基礎工作，是科研成果的載體，承載著科研人員的智慧結晶，真實準確而全面深入地反映了醫院的科研實力。醫療科研檔案的梳理要摒棄傳統意識的禁錮，不斷進行管理手段的創新、管理理念的創新，極大地提升科研檔案的利用率，實現科研檔案的實用性、為醫療事業服務。

二、醫院科研檔案管理工作的現狀分析

（一）檔案資料完整性差。科研資料具有其自身的特殊性，比如專題性強、時間跨度大、周期長等特點，這給醫院科研檔案的收集和整理工作帶來了不小的困難。醫院科研檔案的記錄收集過程從整體科研項目的立項、實施、臨床試驗到最后的研究結束可能需要一年、幾年、甚至更長的時間，這期間會有很多材料產生，它們的類型、需求時間不盡相同，而目前醫院科研檔案管理中并沒有建立不同類型材料整理和收集系統，導致科研材料很容易流失。

（二）對科研檔案的利用不到位。就目前而言，醫院重視科研檔案的收集、歸檔工作，因為科研成果的數量，質量是衡量醫院醫療軟實力的重要指標，往往更多的重視科研成果的收集，忽視了整個科學研究過程中重要資料的歸檔。另一方面，科研成果歸檔之后，大多作為成績被束之高閣，再利用率不高，科研人員進行科學研究時，大多會去圖書館、互聯網上查閱資料，到檔案部門查閱的卻很少。

（三）科研人員檔案意識不強。一是在檔案收集方面，醫院的科研檔案一般是由科研處收集，而科研處本身工作比較繁忙，于是檔案的收集工作主要由各個課題組自行負責，但是申報人員大多數情況下并不了解檔案歸檔的標準和要求，可能導致部分材料的缺失。二是一部分科研人員對檔案收集、歸檔工作認識不夠，認為科研成果是自己的勞動所得，不愿上報科研相關資料，因此在檔案收集、歸檔過程中，只上報課題（項目）申報、成果及評審鑒定等準備階段和總結鑒定階段的相關材料，而對最核心、最有利用價值的研究實驗階段的相關材料不予上報。

三、科研檔案創新管理的方法

（一）管理流程的創新。在檔案管理方式的創新中，科研檔案管理部門應進行深入的調查研究，與科研人員進行交流和溝通，不斷對科研檔案的管理過程進行優化。1.提前介入。科研檔案管理人員應在每項科研項目開展之前，對新項目建立檔案追蹤袋，將檔案歸檔標準和上報材料進行梳理，并將歸檔要求提前告知科研人員，要求課題組嚴格按照相關要求做好記錄，以及資料的收集、整理工作，并定期檢查，確保工作無誤。2.立卷歸檔。對課題（項目）負責人采取立卷歸檔責任制，要求責任人本人或指派課題組的一名成員，對其科學研究過程中的科研資料和信息進行收集和管理，并定期與檔案管理人員溝通。3.現場驗收。對科研成果的驗收，要求由科研管理部門和檔案管理部門等相關人員共同驗收，對科研資料不完整的項目不予鑒定， 拒絕驗收，檔案管理部門不予建檔證明。

（二）管理手段的創新。近年來，隨著信息化技術的不斷發展，計算機、多媒體等設備更多地運用到檔案管理工作中來，使用電子信息化手段對醫院科研檔案進行管理越來越被重視。檔案的信息化管理與傳統的紙質檔案管理相比較，具有以下優勢：1.存儲空間小。檔案的信息化管理是將紙質檔案中的文字、圖形，包括一定的語音、視頻信息全部存儲在光盤、磁盤等存儲設備上，這些設備體積小、容量大，一張5寸的容量為700兆的CD可以存儲1—2萬頁A4幅面的圖像文件，一張同樣大小的DVD光盤容量大約是CD的7倍，這大大方便了檔案的存儲與搬運。2.提高工作效率。將科研檔案信息化之后，如果有人想調閱原始數據信息，科研檔案管理人員只需要在電腦系統中進行目錄查詢，就能將科研檔案精確定位，迅速查找到相關檔案。而且，科研檔案一旦錄入系統，科研人員只要根據自己的權限就能隨時隨地獲取自己需要的檔案信息，大大節省了人力成本。3.提高檔案利用率。檔案管理人員將科研信息錄入電腦系統后，科研人員可以通過檔案信息平臺或軟件系統調閱、查詢相關文件，操作方便、簡單，既不用在檔案室浩如煙海的文件中翻找，也不用專門到檔案室查閱，查閱檔案的時間和地點不受約束，這大大提高了科研檔案的利用率。

（三）管理理念的創新。受傳統檔案管理思想的束縛，檔案管理人員在進行檔案管理工作中多以“等”“靠”為主，主要體現在對檔案管理的被動執行，等上級管理部門績效考核時突擊對年度檔案統一收集、統一存檔，缺乏對檔案管理工作的有效性思考，也沒有進一步考慮怎樣提升科研檔案的開發利用問題，往往是檔案一經歸檔就被束之高閣。在現代科學研究日益受到重視、對科研檔案需求加大的今天，想要做好科研檔案管理工作，就必須從管理理念上進行轉變和創新。1.變被動管理為主動服務。科研檔案管理人員應轉變工作意識，從傳統的“等”“靠”轉向積極主動地參與到科學研究的工作中去，樹立超前管理和全程管理思想。從課題項目立項開始，全程跟蹤科研項目的進度，監督課題的執行情況、驗收結題、成果申報情況，指定專人負責科研檔案的收集和整理，與科研檔案工作人員一起，做好檔案的歸檔工作。2.以需求為導向。在科研檔案的再利用方面，檔案管理人員應及時了解科研人員對檔案的需求，不斷調整和完善科研檔案信息管理系統。制定專題、專項科研檔案，實現檔案需求的個體化服務。實現以服務科研人員為中心的、提高科研水平和效率的檔案管理理念，為更好地做好檔案再利用的服務工作，可以建立需求清單制度和檔案利用反饋制度，根據反饋不斷提升和改進科研檔案管理工作。

四、結語

在醫院科研檔案管理工作中，需要對科研人員的科研需求進行分析研究，摒棄意識不強、工作效率低下等劣勢和弊端，通過對現代信息技術的利用，對檔案管理工作方式方法的創新，不斷提升科研檔案的管理水平，充分發揮科研項目信息資料的實用價值。