高校學生資助檔案立卷歸檔芻議

文/寧德職業(yè)技術學院 林華

高校學生資助檔案立卷歸檔芻議

文/寧德職業(yè)技術學院 林華

教育是推動社會進步發(fā)展的重要元素。面對一些需要資助的學生，高校應當給予高度重視，并在學生資助檔案的立卷歸檔方面加以嚴格規(guī)制，使學生資助工作得以全面徹底的落實。本文從高校學生資助檔案立卷歸檔的現(xiàn)狀、成因入手，繼而提出相應的解決策略，希望對提升高校學生資助檔案立卷歸檔工作質量起到積極的作用。

高校；資助檔案；立卷歸檔；策略

一、高校學生資助檔案立卷歸檔的現(xiàn)狀

立卷歸檔是保存學生資助檔案信息的重要步驟。然而，縱觀檔案立卷歸檔實際情況，仍然存在一些明顯的問題，干擾著學生資助工作的順利開展，需要我們及時理清。

（一）學生信息不全面，真實性無從保障。很多時候，高校需要學生提供相應的信息，以完成學生資助工作的需要。但是，學生提供的信息有些時候不完整不全面，從而導致真實性無法保障，而高校往往按照學生自己的提供信息進行確認立卷，最終使學生資助工作的效果處于不確定的狀態(tài)。

（二）靜態(tài)管理占據(jù)主要地位，缺乏動態(tài)管理意識。一旦學生的信息被搜集，高校相關部門往往在將信息整合立卷歸檔后，沒有了下文，學生資助檔案信息就處于一種長期靜止的狀態(tài)，一旦需要對信息進行其他管理，或者加入其他信息才被重新翻出，對于資助對象的動態(tài)變化無法體現(xiàn)在檔案信息當中，動態(tài)管理意識比較薄弱。

（三）管理人員更換頻繁，立卷歸檔工作銜接不完整。很多時候，高校在學生資助檔案管理人員更換頻率較高，導致人員在工作交接上出現(xiàn)很多紕漏。因此，一旦出現(xiàn)問題，就需要在倉促有限的時間內加以彌補，致使檔案信息管理工作因為人員銜接問題出現(xiàn)困擾。

二、高校學生資助檔案立卷歸檔現(xiàn)狀的成因

高校學生資助檔案立卷歸檔的重要性不言自明。然而，面對工作現(xiàn)狀，我們必須深刻剖析其成因，使措施的采取更加準確，達到預期的立卷歸檔效果。

（一）高校重視程度有待提升。需要資助的學生數(shù)量名額畢竟較少，高校領導對資助工作的重視程度比較低，其無法在一定高度上思考這個問題，對于相關工作部門的工作成果往往也不會過問。最終，學生資助檔案的立卷歸檔方面難免出現(xiàn)問題。

（二）管理機制上不完善。每一項工作都需要構建其完善的管理機制，確保工作效果的順利實現(xiàn)。高校學生資助工作的管理機制不完善，缺乏顯著的可操作性，致使工作效果不甚明顯。如此一來，無法為檔案立卷管理工作給予機制上的保障。

（三）管理人員素質不高。針對高校學生資助工作，檔案立卷歸檔管理人員更加習慣于被動式接受工作，而不愿主動地去思考工作方式方法的創(chuàng)新，其無法體會學生資助檔案立卷歸檔工作對于學生資助的重要意義。因此，機械式的管理模式必然無法收到良好的效果。

三、高校學生資助檔案立卷歸檔的策略

高校學生資助工作對于學生的受教育機會非常重要，其關系著學生受教育權利的行使，也關系著學生自身能力的打造和提升。因此，面對學生資助檔案立卷歸檔的現(xiàn)狀，我們在深刻剖析其成因的前提下，還要妥善采取有力的措施，確保工作的順利開展。

（一）高校領導給予重視，強調受資助學生信息的真實性。高校領導應當對受資助學生與教育的關系加以理解和平衡，真正做到從學生的角度去思考問題，使學生的受教育權得到應有的保障。如此，學生資助工作才能具備更高的關注和重視。同時，高校領導應當與主管部門進行及時有效的溝通，讓主管部門真正重視學生資助工作，亮明資助工作與學生的切身關系，以及學生資助工作與高校發(fā)展的關系。學生資助主管部門還要針對學生的信息進行嚴格的把控，讓學生提供最為真實的信息，可以通過電話與學生當?shù)氐拇逦瘯⒕游瘯M行溝通，以便確認學生的條件是否符合資助標準，必要時可以去走訪學生的家庭，使學生資助工作得以公平開展。畢竟，一旦學生提供的信息不真實，就有可能讓真正需要受資助的學生得不到資助，高校學生資助工作的初衷就會被破壞。

（二）重新理解靜態(tài)管理，強化動態(tài)管理意識。檔案信息一旦立卷歸檔后，就要加以妥善嚴格的保管，確保需要的時候做到有據(jù)可查，這是檔案信息靜態(tài)管理的應有之義，需要我們重新強調并加以落實。然而，單單依靠靜態(tài)管理，仍然無法滿足學生資助工作的各種需要，還要積極體現(xiàn)出動態(tài)管理，促使管理人員具備動態(tài)管理意識。畢竟，學生資助工作的條件標準可能會發(fā)生一些變化，而且這些變化往往更加嚴格細化，就需要學生提供更為標準的信息材料來強化原有的信息內容，使之符合變化后的受資助條件要求。因此，一旦學生再次提供信息，管理人員應當認真負責，不要怕麻煩，及時將信息歸檔，使信息更加完整，為學生管理工作提供方便。

（三）適當降低管理人員更換頻率，確保工作銜接完整性。有些時候，因為工作上的需要，一些人員變動在所難免。但是，鑒于學生資助工作的特殊性，高校應當盡量降低資助工作管理人員的更換頻率。這樣做的目的很明顯，可以使管理人員減少不必要的新崗位適應時間，便于輕車熟路地投入原有的工作，使其對學生的檔案信息更加了解，甚至對每個受資助的學生的信息都了如指掌，使資助工作的開展更加具有效率。同時，也可以避免因工作銜接帶來的困擾，使工作的開展更加順暢，不會衍生不必要的問題。當然，一旦出現(xiàn)人員變動，高校也可以考慮部分變動的方法，保留一定的原有人員，使其能夠幫帶新管理人員，既可以解決工作銜接問題，也可以使新進的管理人員盡快進入角色，使學生資助工作保持原有的工作狀態(tài)。

四、結語

高校學生資助工作對于學生的受教育權利，對于高校自身的發(fā)展都具有非常重要的作用。因此，面對最為基本的學生檔案立卷歸檔工作，高校應當給予應有的重視，確保工作的順利開展，使需要受資助的學生得到及時的資助，更好地完成學業(yè)。

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[2]李萍.對高校實行部門立卷歸檔工作的探討[J].信息社會檔案學理論與實踐,2006(11).

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