試論高校圖書館檔案優(yōu)化管理新思路

文/西安醫(yī)學(xué)院 張銀芝

試論高校圖書館檔案優(yōu)化管理新思路

文/西安醫(yī)學(xué)院 張銀芝

在高校圖書館管理工作中，檔案管理是其主要組成部分，優(yōu)質(zhì)、高效的檔案管理對(duì)圖書館的建設(shè)發(fā)展意義重大。隨著互聯(lián)網(wǎng)科技的飛速發(fā)展，人們已不能滿足于以往的檔案文獻(xiàn)檢索方式，高效、便捷、全面的現(xiàn)代化檢索方式是圖書館檔案管理工作的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，它不僅可提高圖書館檔案資源的利用率，而且符合新時(shí)代的人們的需求。為了確保高校圖書館檔案管理工作的發(fā)展，需要探討研究新的管理思路。

高校；圖書館；檔案管理

近年來(lái)，隨著高校教學(xué)改革的不斷開展，學(xué)校對(duì)圖書館管理的重視程度越來(lái)越高。高校圖書館檔案管理是對(duì)具有價(jià)值的文檔及資料等進(jìn)行歸檔保存的工作，種類繁多，工作復(fù)雜，是高校圖書館歷史軌跡前進(jìn)的工作總結(jié)，也是學(xué)校教學(xué)水平的映射。現(xiàn)如今，數(shù)字信息技術(shù)不斷發(fā)展，各行各業(yè)都在利用新科技作出行業(yè)改變。高校是前沿科技的溫床，應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，利用新技術(shù)、新科技作出管理上的改變。隨著高校的不斷擴(kuò)招，檔案管理工作也變得更加艱巨，高校檔案是從學(xué)校建立后逐漸積累起來(lái)的，面對(duì)如此龐大的工作，需要選擇簡(jiǎn)單、快捷、高效的管理方式，為學(xué)校的發(fā)展提供保障。高校圖書館檔案管理工作，是學(xué)校教學(xué)、科研工作的堅(jiān)實(shí)后盾，因此，管理人員的工作艱巨而有意義。

一、高校圖書館檔案管理工作內(nèi)容

高校圖書館檔案管理工作的內(nèi)容在廣義上講是對(duì)文本、文件以及設(shè)備的管理，具體來(lái)說(shuō)包括對(duì)財(cái)產(chǎn)檔案、人事檔案、讀者檔案、借閱檔案、文獻(xiàn)典藏檔案及情報(bào)交流檔案等的管理。為了完善和加強(qiáng)圖書館檔案管理工作，筆者建議應(yīng)從以下幾方面開展工作：其一，圖書館必須建立一個(gè)系統(tǒng)化的檔案管理體系，通過(guò)培養(yǎng)管理人員的業(yè)務(wù)能力，以達(dá)到良好的管理效果。其二，培養(yǎng)管理人員學(xué)習(xí)掌握良好的計(jì)算機(jī)操作等技術(shù)水平，通過(guò)現(xiàn)代化的管理形式進(jìn)行編目、查詢、歸檔、收集及保存等工作。其三，提高管理人員工作責(zé)任感，以保障檔案管理的順利開展。

二、高校圖書館檔案管理新思路

（一）規(guī)范管理體系，創(chuàng)新管理理念。管理工作的首要任務(wù)是創(chuàng)建一套完整的、規(guī)范的管理體系，方便對(duì)日常工作進(jìn)行規(guī)范和管理。在制定管理規(guī)范的時(shí)候，可以參考國(guó)家頒布的《檔案法》并結(jié)合高校自身現(xiàn)狀，制訂符合自己實(shí)際的行之有效的管理規(guī)范。高校圖書館檔案管理工作的革新也要在思想上提高管理人員對(duì)工作的重視，通過(guò)改變傳統(tǒng)的思想理念，進(jìn)行管理上的創(chuàng)新。圖書館中所有類別的檔案文件都是圖書館重要的組成部分，應(yīng)當(dāng)分門別類，做到保存完整、查找有序。因此，應(yīng)當(dāng)指定專人進(jìn)行不同檔案的整理歸檔，并在日常會(huì)議中進(jìn)行討論分析，提出個(gè)人觀點(diǎn)，總結(jié)行之有效的管理方案。只有提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，才能夠逐步完善圖書館檔案管理工作。

（二）加強(qiáng)電子檔案建設(shè)，完善信息化管理。傳統(tǒng)的手工檔案管理方法不僅效率低，且因管理工作繁重、工作量大，出現(xiàn)錯(cuò)誤和檔案丟失等情況在所難免，給后期的工作帶來(lái)很大的麻煩。隨著電腦的普及、互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，電子檔案在高校圖書館工作中逐步推廣開來(lái)。通過(guò)利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)、先進(jìn)的設(shè)備以轉(zhuǎn)變檔案的存儲(chǔ)方式，實(shí)現(xiàn)信息化管理，這樣不僅方便用戶在線查找，而且對(duì)檔案分類、歸檔都有很大幫助。電子檔案的應(yīng)用很大程度上節(jié)約了人力、物力，從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度來(lái)看，對(duì)節(jié)約成本、實(shí)現(xiàn)環(huán)保的綠色化辦公十分有益。在電子檔案應(yīng)用中，要逐步發(fā)展深化，搭建良好的互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，建立完整的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。另外，為了方便管理與應(yīng)用，可建立客戶端系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)與用戶間的時(shí)時(shí)對(duì)接。檔案多為機(jī)密文件，不可外泄，因此，利用網(wǎng)絡(luò)檔案平臺(tái)一定要做好后臺(tái)維護(hù)，不僅要保證系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，也要維護(hù)好網(wǎng)絡(luò)安全，避免資料外泄。

（三）提高管理人員素質(zhì)水平，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)。人是管理工作的主體，在高校檔案管理的創(chuàng)新工作中，應(yīng)當(dāng)為工作人員制定長(zhǎng)期的培養(yǎng)目標(biāo)。工作人員在提高自身工作水平的基礎(chǔ)上，應(yīng)當(dāng)不斷學(xué)習(xí)新的管理理念和新技術(shù)，要做到與時(shí)俱進(jìn)。另外，可引進(jìn)年輕人才，通過(guò)年輕一代的創(chuàng)新思維幫助推動(dòng)圖書館檔案管理的發(fā)展。除了良好的工作能力，工作人員自身責(zé)任感的提高也非常重要。首先要改變以往的服務(wù)意識(shí)，提高主動(dòng)服務(wù)精神。其次，檔案是學(xué)校重要文件資料。在檔案管理中，對(duì)存取操作應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格控制，提高管理人員的責(zé)任意識(shí)，按照規(guī)章制度進(jìn)行各項(xiàng)操作，為了避免檔案的丟失、破壞，應(yīng)當(dāng)做到責(zé)任到人，落實(shí)責(zé)任追究制度，對(duì)泄露資料者嚴(yán)肅處理。

三、結(jié)語(yǔ)

圖書館檔案管理是圖書館工作中最重要的工作之一。隨著社會(huì)發(fā)展和各項(xiàng)新技術(shù)、新科技的推廣普及，圖書館工作人員應(yīng)當(dāng)面對(duì)挑戰(zhàn)，與時(shí)俱進(jìn)，提高責(zé)任意識(shí)和創(chuàng)新思路，以及自身各項(xiàng)技術(shù)水平，在良好的服務(wù)意識(shí)與規(guī)章制度保障中，開拓新的管理局面，實(shí)現(xiàn)圖書館檔案管理的高效化、信息化和規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)真正的資源共享與科學(xué)管理。

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