高校研究生檔案管理的問題及策略淺析

張 丹

高校研究生檔案管理的問題及策略淺析

張 丹

大數(shù)據(jù)時代下，高校的人才培養(yǎng)質(zhì)量得到蓬勃發(fā)展，研究生招生規(guī)模也在逐年增加。研究生檔案管理作為高校研究生管理工作的一個重要組成部分，其對研究生培養(yǎng)、畢業(yè)都有著至關(guān)重要的作用。本文從研究生檔案管理工作的實(shí)際出發(fā)，針對性的找出問題所在，探析提高研究生檔案管理的策略。

高校 研究生檔案 管理

在大數(shù)據(jù)時代背景下，高等教育信息化不斷的發(fā)展，高校的辦學(xué)理念、教育水平以及辦學(xué)水平都有了質(zhì)的飛躍，高校研究生培養(yǎng)規(guī)模也隨之?dāng)U大，與此相對應(yīng)的研究生檔案管理工作量也大幅度提高。高校研究生檔案不僅是作為研究生在校期間綜合記錄的載體，更是以后研究生畢業(yè)就業(yè)、升學(xué)、參加各類等級考試的重要依據(jù)。高校研究生檔案管理工作作為學(xué)校檔案管理工作的重要組成部分，更能直接反映出該校研究生管理工作乃至整個學(xué)校管理工作的能力和水平，同時也是教育部考核評估高校研究生教育的重要依據(jù)。就目前全國研究生檔案管理現(xiàn)狀而言，如何更科學(xué)有效的加強(qiáng)研究生檔案管理，是值得我們重視和探討的一個問題。

一、高校研究生檔案管理工作存在的問題

（1）管理層面重視程度不夠，缺乏專業(yè)管理人員。從現(xiàn)存的高校行政管理體制來看，大多數(shù)高校管理層面對研究生檔案管理工作認(rèn)識不到位，重視程度不夠。從現(xiàn)行崗位編制來看，大多數(shù)高校沒有專門的研究生檔案管理辦公室，也沒有專門的研究生檔案管理人員編制和任命，尤其是二級管理體制下的二級學(xué)院。研究生的檔案管理工作多由教務(wù)秘書兼任。教務(wù)秘書工作量很大，頭緒較多，很難集中精力系統(tǒng)化、專業(yè)化的做好檔案管理工作。從工作人員的層面而言，認(rèn)為只要不遺漏、不丟失就是出色完成工作任務(wù)了。

（2）研究生歸檔信息內(nèi)容單一。研究生歸檔材料是日后研究生踏上工作崗位、進(jìn)行各種考核的重要憑證，因此，歸檔材料名單的確定有著至關(guān)重要的作用，但很少有高校在這方面給予足夠的重視。首先、目前大多數(shù)高校檔案的歸檔內(nèi)容大同小異。研究生歸檔材料一般包含招生錄取材料、個人培養(yǎng)計劃、學(xué)籍總表、中期篩選考核表、實(shí)踐報告書、學(xué)位論文開題報告、答辯材料等。這些資料多為學(xué)生在學(xué)期間的學(xué)習(xí)表現(xiàn)。其次，研究生歸檔材料趨同化信息較多，沒有更好的體現(xiàn)出學(xué)生的獨(dú)特性。與本科生的培養(yǎng)模式相比，研究生培養(yǎng)更注重專業(yè)性和學(xué)術(shù)性。

（3）管理模式和手段相對落后。由于受傳統(tǒng)檔案管理觀念的影響，現(xiàn)在全國大多數(shù)高校并沒有很好的利用互聯(lián)網(wǎng)，進(jìn)行信息化管理，依然是延續(xù)傳統(tǒng)的人工整理的管理模式。以青島大學(xué)為例，現(xiàn)在的研究生學(xué)位檔案管理，還是采用由學(xué)校綜合檔案管統(tǒng)籌，各學(xué)院教科辦依據(jù)卷內(nèi)目錄進(jìn)行檔案收集和整理。同時，隨著各高校研究生招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，純?nèi)斯さ臋n案管理模式，很容易出現(xiàn)檔案歸檔材料不全，甚至錯誤的情況，比如檔案材料編號混亂，沒有日期，沒有按照規(guī)定試用黑色簽字表等等。

二、高校研究生檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

（1）重視研究生檔案管理工作，專人專職。高校管理層應(yīng)從思想上高度重視研究生檔案管理工作，切實(shí)制定高校研究生檔案管理的規(guī)章制度，建立合理的工作流程、規(guī)章準(zhǔn)則，強(qiáng)化研究生檔案管理工作人員的工作職能。同時，高校應(yīng)成立專門的研究生檔案管理系統(tǒng)，真正做到專職專人。這樣，專職管理員能夠更加準(zhǔn)確的明確自己的崗位職責(zé)，積極主動的學(xué)習(xí)相關(guān)的規(guī)章制度，更好的為學(xué)生普及檔案知識，有效減少工作失誤，為研究生的就業(yè)求職提供有力保障。

（2）加大經(jīng)費(fèi)投入，研發(fā)并合理利用研究生檔案信息管理系統(tǒng)。在大數(shù)據(jù)時代背景下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)不能滿足時代的需求。提高檔案信息化管理，對研究生檔案管理進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，是目前一些“985”和“211”院校的先進(jìn)舉措。加大檔案管理相關(guān)工作的經(jīng)費(fèi)投入力度，加快研發(fā)并充分利用研究生檔案信息管理系統(tǒng)，是高校發(fā)展的未來之趨。首先、要集中培訓(xùn)并提高研究生檔案管理專業(yè)人員的計算機(jī)水平，充分利用研究生檔案管理信息平臺，做到會查詢、會檢索、會存貯、會根據(jù)現(xiàn)有數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析。這樣既可以有效的減輕工作人員的工作量，又能避免一些人為的失誤保證數(shù)據(jù)材料的真實(shí)性。其次、也可以利用電子信息平臺實(shí)現(xiàn)校內(nèi)各職能部門以及各高校之間的數(shù)據(jù)和資源共享，發(fā)揮檔案的潛在作用，為學(xué)生的在校生活提供咨詢，為學(xué)生的就業(yè)提供更多信息和機(jī)會。

（3）加強(qiáng)研究生檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，提高綜合素質(zhì)。研究生檔案管理人員要不斷的提高專業(yè)素養(yǎng)，適應(yīng)信息化時代下檔案管理工作的新要求。首先、要在思想上高度重視，提高服務(wù)意識。高校要加強(qiáng)思想政治教育，增強(qiáng)檔案管理工作人員的事業(yè)心，真正做到“管理以服務(wù)為本”。其次、檔案管理工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性和系統(tǒng)性，這就要求檔案管理人員應(yīng)該有著很高的專業(yè)素養(yǎng)。高校應(yīng)加強(qiáng)校內(nèi)研究生檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能和相關(guān)知識培訓(xùn)，開展崗位培訓(xùn)、集中學(xué)習(xí)等多種形式的培訓(xùn)活動，加強(qiáng)與兄弟院校同行業(yè)的學(xué)習(xí)，不斷提高專業(yè)業(yè)務(wù)水平。此外，在研究生畢業(yè)季時，高校應(yīng)指派綜合檔案館骨干到各個二級學(xué)院進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保應(yīng)屆畢業(yè)生的人事檔案和歸檔材料完整和完好。

三、結(jié)語

總而言之，隨著高等教育的不斷發(fā)展，研究生工作的不斷深入，研究生檔案管理工作應(yīng)該引起足夠的重視。為切實(shí)保證高校研究生檔案的有效管理，這就需要我們認(rèn)清形勢，對研究生檔案管理工作提出更高的要求，采取更有效的措施，為學(xué)生和社會提供更好的服務(wù)。

[1]劉太勝,王暉.研究生學(xué)位檔案在信息化背景下的管理探索[J].開封教育學(xué)院學(xué)報,2015(2).

[2]滿保華,張秀婷.高校研究生檔案管理工作探究[J].太原理工大學(xué)學(xué)報,2012(6).

（作者單位：青島大學(xué)文學(xué)院）