技工學校檔案建設與管理

文/深圳第二高級技工學校 張明敏

技工學校檔案建設與管理

文/深圳第二高級技工學校 張明敏

目前我國技校的檔案管理工作開展得不是很理想，存在很多問題需要解決。本文對技工學校檔案管理工作中存在的問題進行了分析，提出了幾點加強技工學校檔案建設與管理工作的有效措施，希望能夠對我國技校的檔案管理工作有所幫助。

技工學校；檔案建設；檔案管理

技工學校的檔案是學生信息以及學校教育科研工作的原始記錄，它能夠體現出學校教育教學工作的發展歷程，同時，還包含了學校教育工作者的教研成果，對技工學校的發展具有非常重要的作用。目前我國很多技工學校對于學校檔案管理工作的重要性認識不夠清晰，導致在實際的工作中有很多的缺陷。因此，學校必須加強對學校的檔案管理工作，通過采取一系列的管理手段，提高管理水平。

一、技工學校檔案管理工作中存在的問題

（一）教科研檔案的收集阻力大。在技工學校的檔案管理工作中，教學科研檔案的管理工作目前進行的不是很順利，這主要是由于很多教師認為沒有必要將教學科研文件上交給學校檔案室保管，同時，教師擔心如果將教研材料上交學校檔案是之后管理人員會將自己整理的材料分散、打亂管理，在后期使用的時候更加不方便，而且還存在文件丟失或損毀的可能性。這種意識讓學校教科研資料在收集的過程中非常被動，收集阻力較大，很多珍貴的文件或資料仍舊在教師個人手中，導致教科研檔案的建檔和歸檔工作都無法順利開展。

（二）缺乏完善的檔案管理機制。由于學校對檔案管理工作的認識不夠，這就使得學校的檔案管理工作不被重視，沒有完善的檔案管理體系，缺乏健全的管理制度，很多院校的檔案管理工作主要是在學生的學籍管理和學校的文書檔案、財務檔案等方面，而且學校沒有設立專門的檔案管理部門，相關的管理工作多是由教務處或者其他部門進行管理，管理工作比較混亂，容易出現問題。

（三）檔案管理人員綜合素質較低。在技工學校中，由于學校不重視檔案管理工作，沒有專門的檔案管理人員，學校的檔案管理工作都是由一些非專業的教育工作者或者學校的后勤人員來工兼職管理。這些檔案管理人員沒有經過專業的檔案管理知識的培訓，在檔案管理工作中只能按照自己的意志或借鑒其他人員管理檔案的方式方法來進行，缺乏檔案管理的經驗，這樣就導致了整理出來的檔案不夠全面或者因為檔案管理人員的個人因素，致使檔案的質量不高，學校的檔案管理工作不能順利開展。

二、技工學校檔案管理工作的有效措施

（一）強化對檔案管理的認識。技工學校的領導應該認識到學校檔案管理工作對于學校發展的重要意義，重視對教科研檔案的建檔和歸檔工作，在學校進行教科研檔案管理工作重要性的宣傳，讓每一個教育工作者都能夠明確地認識到，教育科研檔案的歸檔是為了讓這些文件和資料更好地為學校的教育工作服務，對這些文件的統一管理能夠保護教科研檔案的完整性，從而提高教科研資料的利用率。重視教科研文件的建檔和歸檔工作，對于工作中存在的問題要及時采取措施進行解決，增強自身的工作責任感，端正工作態度，為技工學校積累更多的教育科研資料，同時也為社會創造更加豐富的知識財富。

（二）制定完善的檔案建設與管理制度。在技工學校檔案管理工作中，必須要建立完善的檔案管理制度，只有這樣才能夠保障學校的檔案管理工作在開展的過程中有章可循。結合教育科研文件的特征制定完善的管理制度，并且要求管理人員在進行日常的管理工作的時候嚴格按照相關的制度來進行，同時，檔案管理制度對管理人員的管理行為具有一定的約束和規范作用，使學校的檔案管理工作能夠井然有序地開展。

（三）強化檔案管理工作的信息化的建設。隨著科學技術的不斷發展，計算機網絡在人們的工作生活中不斷普及，在技工學校檔案管理工作也要實現信息化管理，只有將信息化建設投入到檔案管理工作中，才能夠讓檔案管理工作發生實質性的改變。學校應該建立檔案管理數據庫，通過將各個教研室、教務處以及檔案管理部門等緊密地聯系在一起，通過專人的收集或者教師主動上傳，保證學校的教育科研檔案能夠及時地建檔和歸檔，信息化的檔案管理方式讓檔案在保存、查找、借閱等方面更加方便快捷，同時還可以保證學校教育科研檔案的安全性和完整性，在提高檔案管理的工作效率的同時還可以讓學校的檔案管理水平得到顯著的提高。

三、結束語

總而言之，在我國的技工學校中，檔案管理工作還不是很完善，存在很多缺陷，因此，技工學校必須清楚地認識到檔案管理工作對于學校發展的重要意義，學校管理人員應該重視學校的檔案管理工作，為檔案管理工作制定科學合理的管理制度，增強教職工的檔案管理意識，提高學校的信息化水平，最終使技工學校的檔案管理水平得到提高，提高教育科研檔案的利用率。

[1]王粉.淺談技工學校檔案建設與管理[J].企業導報,2016(10):28-30.

[2]樊秀義.加強技工學校學生檔案管理工作的建議[J].經營管理者,20169(15):291.

[3]袁麗琴.技工學校檔案管理如何提高實效性[J].辦公室業務,2015(07):49.