我國高校檔案管理歷史與未來發展趨勢探討

文/西安醫學院 張銀芝

我國高校檔案管理歷史與未來發展趨勢探討

文/西安醫學院 張銀芝

高校檔案客觀而真實地記載了高校建設和發展的全過程，再現了學校發展的歷程和精神風貌，起到了保存和傳承高校文化精神的作用。高校檔案收集和管理工作在高校建設和發展中占據著重要的地位。本文探討了高校檔案的發展歷史以及未來的發展趨勢。

高校檔案管理；紙質檔案；電子檔案；發展趨勢

高校檔案客觀而真實地記錄了高校成長、發展、壯大的過程，是高校在教學、科研、學科、黨政管理等各項實踐活動中形成的歷史記錄，是師生們深入了解和認識學校發展歷史、學校文化的重要資料。高校檔案的收集和管理工作是高校的一項基礎性工作，在高校建設和發展中占據著重要的地位。高校檔案管理工作從最初的簡單整理發展到現在紙質檔案與電子檔案并重，檔案管理現代化、信息化水平不斷增強，越來越便于用戶的查詢和利用。高校檔案管理方式和手段的變化也體現了檔案管理的歷史。

一、高校檔案管理發展歷程

建國初期，我國高校檔案管理一直處于無序和混亂的局面中，既沒有專門的管理機構和有效的管理辦法，更沒有專門的檔案庫房和專業的管理人員。當時人們也對檔案的保管和保護意識很淡薄，致使許多寶貴檔案材料遺失。后來為了盡快規范檔案管理工作，黨中央采取了一系列手段和措施，這才使處于“洪荒時代”的檔案管理工作面貌有了改變。

20世紀50年代中期，高校檔案管理工作開始有了新氣象。1954年11月國家檔案局成立。1956年國務院頒布《關于加強國家檔案工作的決定》，指出檔案工作基本原則是集中統一管理國家檔案。從20世紀50年代中期到80年代中期，全國各高校也越來越重視檔案管理工作，一方面加強了學校領導對檔案工作的責任意識。另一方面開始設立文書檔案室或科技檔案室，配有專職或兼職檔案管理人員。高校檔案管理機構從無到有，從分散到分管，使檔案管理工作走上正軌，這是高校檔案管理工作的最大進步。歷史資料證明，“文革”時期，檔案工作幾乎陷入癱瘓狀態。

20世紀80年代中期，高校為了便于集中統一管理，紛紛把文書檔案室和科技檔案室合并，設立綜合檔案室或檔案館，此舉使高校檔案管理工作更加規范化、系統化。1986年上海交通大學、南京大學、華東理工大學建立了首批高校檔案館。緊接著國家教委、國家檔案局于1987年聯合制發了《關于加強高等學校檔案工作的幾點意見》，要求改革一個學校內設兩個檔案室的體制，建立綜合檔案室或檔案館統一管理全校檔案工作。1988年《中華人民共和國檔案法》頒布實施，特別是 1989年國家教委制定的《普通高等學校檔案管理辦法》，首次提出高校檔案管理的概念。該文件的頒布標志著我國高校檔案統一管理時代的到來。

20世紀90年代至今的20多年，各個高校的檔案管理意識進一步加強。尤其是進入21世紀以來，人類社會進入了知識經濟時代，社會生活的信息化、網絡化深刻影響著高校檔案的管理方式。高校檔案館把管理現代化、利用高效化、服務網絡化作為今后一個時期的管理目標，這為高校檔案收藏管理、編研、服務工作注入新的活力，傳統檔案館向數字化檔案館轉型，檔案管理工作呈現信息化、數字化特征。

經過60多年的發展，我國高校的檔案管理工作進步巨大，從無序化發展到有序化，從分散化發展成集中化，從以紙質檔案管理為發展到紙質、電子檔案管理并重的階段。可以預見，隨著信息技術水平的飛速發展，未來的高校檔案管理必然會發展到以電子檔案管理為主的階段。

二、高校檔案管理未來發展趨勢分析

國家檔案局印發的《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》明確指出，“到2020年，初步實現以信息化為核心的檔案管理現代化”，發展目標之一就是“達到檔案管理信息化。全面推進檔案資源存量數字化、增量電子化、利用網絡化；創新檔案信息化管理模式，加快與信息社會融合，以信息化為核心的檔案管理現代化水平明顯提升”。因此高校檔案館應按照國家要求，積極做好檔案資源數字化建設工作，爭取早日實現“檔案資源數字化、管理現代化、利用網絡化的發展目標”。可見，利用計算機技術對傳統檔案數字化后的“數字形式”信息與電子文件集中統一管理是未來高校檔案管理的發展趨勢。這種管理方法不僅有利于進行高校檔案資源的整合與共享，有助于檔案提供利用方式由“被動服務”向“主動服務”轉變，也可以大大提高高校檔案資源管理和利用服務的水平。數字化和信息化后的檔案資源能夠突破傳統實體檔案利用在時間上和空間上的限制，傳遞和輸出更加方便和快捷。因此，數字化與信息化不僅改變了檔案信息的存儲載體和形式，同時也變革了檔案信息的管理方式與提供利用方式。

傳統紙質檔案的保存需要建立一個干燥防潮、防火防蟲的保管空間，但隨著時間流逝，紙質檔案將會變色、老化。相比紙質檔案而言，電子檔案易于保存且節省空間，但是穩定性差，容易遭到修改或病毒攻擊而喪失真實性，因此未來高校檔案館應積極研究電子文件中原始信息的長期保存問題，不斷提高電子檔案儲存的安全性和穩定性。

隨著高校檔案館數字化、信息化水平的不斷提高，高校檔案館對于工作人員的要求將會越來越高。因此，未來檔案管理工作要求工作人員必須是復合型的高素質檔案工作者。他們應當具備較高的檔案專業素質，熟悉檔案管理的相關法規和制度，尤其具備文字處理、圖像處理等計算機實際操作能力、熟悉相關軟件的使用和數據庫維護技術。能夠挖掘檔案資源中有價值的信息并對其進行編研，讓檔案發揮更深層次的參考咨詢價值。

三、總結

總之，高校檔案管理工作對于高校的建設發展具有極其重要的意義。作為檔案工作人員應該樹立“終身學習理念”，積極提高自身素質，與時俱進，努力促進高校檔案管理工作發展。

[1]檔案局.全國檔案事業發展"十三五"規劃綱要[EB/OL],武清區檔案.網站,2015(8).http://www.tjwq.gov.cn/daj/zcfgui/20160 4/6d0761697dca41d4a5ea7bc2c53932d9.shtml.

[2]王海鳴.高校檔案管理的現狀及發展趨勢研究[J].黑龍江史志,2015(02).