高中學校檔案管理中信息技術的應用實踐探微

文/泰安長城中學 胡敏

高中學校檔案管理中信息技術的應用實踐探微

文/泰安長城中學 胡敏

高中學校檔案管理工作是記錄師生生活與思想發展狀況的重要工作，對高中學校的發展有著非常重要的意義。隨著信息技術的發展，高中學校檔案管理工作有了新的發展方向。本文將簡單探討學校檔案管理工作中信息技術的應用，希望能對高中學校的發展提供幫助。

高中學校；檔案管理；信息技術；信息處理

一、信息技術在高中學校檔案管理中的應用優勢

（一）檔案管理不再費時費力。信息技術的使用，有效提高了檔案管理工作的有效性。在實際應用過程中，無論是從文書管理錄入工作還是檔案管理錄入，只需要一次性錄入即可實現多次使用，且可以在內部實現數據共享。此外，各種檔案管理的報表可以自動打印，如收發文單據、檔案案卷目錄、文件目錄、封面等，實現自動統計檔案信息，并形成相應的報表，在很大程度上提高了管理工作的工作效率。

（二）檔案查詢更加方便。信息技術可以為檔案管理工作提供更多的查詢手段，相關管理人員可以根據自身需要，從模糊查詢、組合查詢以及分類查詢等方式中選取合適的方式進行查詢，從檔案庫中檢索出需要的檔案信息。此外，信息技術為教職員工提供了更多的查詢手段，相關教職員工可以根據檔案管理的權限到網上下載需要的檔案資料，不僅減輕了檔案管理人員的查詢負擔，同時也提高了查詢效率。

二、現階段高中學校檔案管理現狀

（一）管理方式。在傳統的檔案管理工作中，基本上都是采取紙質的方式進行管理，這種檔案管理方式是非常落后的，在管理和保存的過程中極易出現丟失或是損壞的現象，若是稍有不慎則會造成嚴重的后果，且檔案管理的工作量較大，整體效率偏低。此外，高中檔案管理所涉及的內容較多，大量學生和教職員工檔案產生變動，這在無形之中為檔案管理工作帶來非常大的困難。雖然很多高中校園正在向著信息化管理方向發展，但是發展過程較慢，造成的影響較大。

（二）保密工作。在傳統的檔案管理中，由于管理方式的落后，導致檔案的保密性非常弱，檔案信息的安全性有待提高，雖然一些學校也在進行信息化管理，但是其程度較低，還不能夠完全適應檔案管理的發展需求。在工作中，檔案管理人員多數通過人工的方式進行信息的錄入，不僅影響了工作效率，同時也對檔案信息的安全性埋下了安全隱患。此外，一些檔案管理人員的知識結構相對老化，在計算機使用的過程中經常會出現一些問題，嚴重影響了檔案管理工作的整體效率。

三、加強信息技術在高中學校檔案管理應用的措施

（一）加強對檔案管理信息化的重視和投入。高中學校的領導層對檔案管理工作的認識是非常重要的。要想進一步加強檔案管理工作的時效性，就必須要加強領導對檔案管理工作的認識。學校的領導者以及教職員工都要對信息技術的應用價值有充分的認識，并結合學校當前檔案管理的情況，制定完善的信息化檔案管理系統，在形式上以及管理理念上都要進行更深層次的提高和優化。在實際操作過程中，需要將檔案資料的格式進行統一，采取統一的方式對檔案進行管理，這樣可以實現檔案管理工作的“精”“準”“快”。此外，要想讓信息技術在檔案管理工作中發揮出真正的價值，就需要學校在計算機軟硬件方面加大投入的力度。高中學校以及當地政府在學校檔案管理工作上都要給予一定重視，使學校基礎建設的資金能夠得到有效保障。在實際情況中，學校可以向相關教育部分申請更多的經費來購置合適的計算機管理硬件，并安裝適合檔案管理的軟件，通過軟硬件設備來構建完善的網絡平臺以及數據傳輸系統，保證檔案管理工作的個性化服務。

（二）注重檔案信息化管理的安全性和整體性。檔案信息化管理的安全性是十分重要的。由于高中學校檔案所涉及的管理內容較多，因此必須要加強對其安全性的保障。相關管理工作人員在實際的管理過程中，必須要逐漸摒棄傳統的紙質管理手段，可以通過對檔案加密的方式來進行安全管理，也可以通過將整個計算機加密的方式對檔案進行安全管理，或是通過新技術來將相關文檔上傳至學校的云端存儲，并進行加密，這樣才能夠保證檔案信息的安全性。除了要注重檔案管理工作的安全性外，還要注重其整體性管理，避免在管理的過程中造成文件信息的缺失。管理人員需要對重要的紙質檔案進行保存和整理，在網絡的擬定以及審查工作實施下對檔案資料的完整性加以保障，并保證檔案信息錄入的完整性，通過上述基礎措施的實施，有效提高高中學校檔案信息的管理水平。

三、結束語

總之，在計算機技術不斷發展的過程中，社會各界都對信息技術的管理產生了一定的依賴性。信息技術可以有效提升工作效率和質量，對學校復雜多樣的信息管理工作起到了一定的促進作用。因此，高中學校應對計算機技術進行正確利用，通過加大資金投入力度、提高檔案管理人員綜合素質等方式來提高檔案的信息化管理水平，促進高中學校檔案管理工作向著更加高效化的方向發展。

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