基于學習型組織理論的高校辦公室團隊建設

文/東莞理工學院城市學院 葉凱貞

基于學習型組織理論的高校辦公室團隊建設

文/東莞理工學院城市學院 葉凱貞

高校辦公室是高校的綜合辦事機構，是承上啟下的紐帶，是聯系左右的橋梁，是對外開放的窗口，辦公室工作水平的高低取決于辦公室團隊的建設。本文在學習型組織理論的基礎上，闡述了高校辦公室團隊應具備的特點，從學習型組織理論的視角對高校辦公室團隊的建設提出建議。

學習型組織；辦公室；團隊建設

在深入推進高校改革發展、依法治校的大背景下，高校辦公室及其人員如何適應高校的快速發展，保持其職能的發揮和工作的有效運轉，助力提升辦學水平，是值得探討的一個現實課題。

一、學習型組織理論

（一）學習型組織的內涵。管理大師彼得·圣吉對學習型組織的定義是全體組織人員能全身心地投入并持續增長學習能力的組織，這個組織能讓成員體驗到工作中生命的意義，能夠促使成員通過學習產生創造自我、創造未來的能力。國內有學者認為學習型組織是指通過設立激發創造性思維的學習環境，建立起扁平化持續發展的組織，其最大的特點就是持續學習的能力。學習型組織的價值在于通過學習使組織具備不斷改進的能力，提高組織的競爭力，使組織中的個人實現自我價值。

（二）學習型組織的五大要素。1.建立共同愿景。共同愿景是組織共同奮斗的最終目標，建立共同愿景，才能凝聚組織成員，增強成員的意志力，激發樂于奉獻的精神，為組織目標奮斗。2.團隊學習。在個體學習的基礎上，強調團隊的學習，采用集體思考和分析，強調團隊智慧的力量，做出正確的組織決策。3.改變心智模式。障礙組織發展的很重要因素之一是個體的思維慣性，通過在集體中學習和思考，改變心智模式，對組織的發展起到創新的作用。4.自我超越。組織中的個體愿意投入工作，追求精致，通過創造性思維實現自我超越。5.系統思考。能夠通過搜集分析資訊，全面掌握情況，具備全方位、系統性的思考能力，能夠透過問題看本質。

（三）學習型組織的五大特征。一是成員精干。能干高效是每個成員具備的特質，成員能夠很好地服務于組織。二是結構扁平化。組織從上至下的結構中，很少有中間環節，容易形成互相學習、互相思考、協調合作的團隊，利于激發創造性。三是富有彈性。能夠迅速地調整自身來適應變化的環境。四是能不斷地改造自我。超越自我，進而實現自我。五是有強烈的學習意愿，善于不斷地學習。這是學習型組織的本質特征。

二、辦公室團隊應具備的特點

辦公室是高校各項工作的樞紐，是領導的參謀助手、對各部門工作進行督促檢查，發揮著承上啟下、聯系內外和協調左右的重要作用。形勢在變化，辦公室工作的職能、領域、要求也在變化，辦公室團隊必須樹立三種意識、提高三大能力，充分發揮參謀、助手和窗口作用，才能真正提高辦公室的工作水平。

（一）三種意識。一是大局意識。關于大局意識，習總書記曾強調：“必須牢固樹立高度自覺的大局意識，自覺從大局看問題，把工作放到大局中去思考、定位、擺布，做到正確認識大局、自覺服從大局、堅決維護大局。”大局就是全局，樹立大局意識就是要自覺在大局下行動，樹立全局觀念和一盤棋的思想，站在全局的角度看問題、想辦法，作出決策。高校辦公室人員應具備大局觀，在工作中服從和服務于大局，要積極營造風清氣正、干事創業的工作氛圍。二是責任意識。辦公室工作繁雜，如果工作效率和質量低下，就會影響學校各項工作的進展。作為辦公室工作的一員，必須緊緊圍繞學校工作重心，以強烈的責任感和高度的自覺性做好辦公室工作。必須認真、嚴謹、細致，從細節入手，在工作上做到不出差錯。要強化責任意識，時刻嚴格要求自己，遇到困難，要積極想辦法解決，對于沒做好的工作，要勇于擔當責任，加強自我反思和總結，推動工作取得更大進步。三是服務意識。作為辦公室工作人員，服務工作是第一位的，必須樹立服務意識，把為領導、為部門、為師生服務好作為首要任務。只有不斷轉變工作方法和工作習慣，創新服務方式，提高服務質量，將被動服務轉為主動服務、超前服務，把服務始終貫穿于日常的各項工作之中，才能做好辦公室工作。強化服務意識，必須具有奉獻精神，只有具備這種精神，才能做到積極、主動服務。必須正確處理好集體與個人、得與失的關系。

（二）三大能力。1.學習能力。管理大師德魯克說：“真正持久的優勢就是怎樣去學習，就是怎樣使得自己的企業能夠學習的比對手更快。”創新才能使一個組織在激烈的競爭中處于領先地位，而創新需要知識。隨著高校管理體制改革、現代大學制度建設的逐步深入，在實際工作當中高校辦公室迎來機遇也面臨挑戰，要確保各項工作順利開展，辦公室人員必須樹立終身學習的理念，加強理論和業務學習，用豐富的理論知識和過硬的業務能力武裝自己。2.創新能力。只有以實事求是的態度，加強調查研究，深入分析研究，才能不斷培養創新能力。創新是推動工作的重要手段，在改革發展的新形勢下，高校面臨新的要求和任務，辦公室人員要不斷增強創新意識，積極應對新的變化，推動各項工作的開展。要勤于思考，勇于實踐，通過創新思維、完善制度、改變方式，開創工作的新局面。3.業務能力。辦公室人員的業務能力直接影響辦事效率和工作質量，提升業務能力要從以下幾方面著手：一是要加強文字表達能力，做到有條理和有說服力。二是要加強口頭表達能力，做到語句簡潔，合乎規范，重點突出。三是要加強辦事能力，熟悉辦文辦會辦事的流程，把握事情的輕重緩急，養成有條不紊、井井有條的辦事風格。四是要加強綜合協調能力，在各項活動、會議中做到周密組織、多方協調。五是要加強信息化能力，主動學習新科技新技能，加強辦公室工作的自動化、信息化和智能化。

三、基于學習型組織理論的高校辦公室團隊建設

（一）建立共同愿景，增強團隊凝聚力。愿景有個人愿景和共同愿景。個人愿景是個人的愿望，是個人最想追求的東西。人各有志，個人愿景可能各不相同。共同愿景是團隊組織共同的愿望，是團隊中所有人一起追求的目標，團隊中每個人都愿意付出精力和時間為之奮斗的愿景。建立清晰明確、大家認同的共同愿景能夠增強團隊凝聚力和戰斗力，指引團隊成員朝著一個目標共同努力奮斗。建立共同愿景，明確辦公室的定位和使命，團隊所有成員才能為共內愿景所激動、激勵，心往一處想，勁往一處使，形成無可比擬的合力，完成組織目標。高校辦公室應堅持以“參謀有道、協調有方、服務有為、保障有力”為工作理念，以爭當“助推發展的先鋒，優質服務的楷模，綜合協調的能手”為目標，為高校的發展貢獻力量。

（二）增強學習意識，營造學習氛圍。增強高校辦公室人員的學習意識，營造學習氛圍，是建立學習型高校辦公室的先決條件。要端正學習態度，變被動學習為主動求學，由淺入深、循序漸進、從量變到質變，達到享受學習的境界。要將學習與工作相結合，創新學習方式方法，干中學，學中干，學以致用。

（三）堅持團隊學習，發揮團隊合力。堅持團隊學習，發揮團隊合力，共同實現團隊目標的重要環節。建立學習型高校辦公室就要重視團隊學習，發揮團隊的作用。加強團隊學習有以下方法：一是深度會談。團隊所有成員要相互敞開心扉，暢所欲言，充分表達自己的觀點、愿望和經驗；在思想的自由交流和碰撞中進行系統思考，共同進步。二是集中討論。團隊成員要對某一主題或事件進行深入剖析，各抒己見，在不斷溝通中達成共識。三是行動學習。團隊成員要主動找出組織面臨的問題，由大家共同研究提出解決方案并付諸實施，在解決實際問題中不斷總結經驗、學習和反思，實現做與學的有機結合。團隊學習要注意統籌安排，制訂學習方案，增強學習的主動性、自覺性、系統性和針對性；要制定相關的學習制度，有效避免“習慣性防衛”“囚徒困境”等影響學習效果的現象，鼓勵團隊成員樂于分享自己的經驗、敢于說出自己的真實想法。團隊學習的最終目的就是使成員成為彼此的學習資源，從而實現個體和團隊的共贏。

（四）轉換領導角色，促進自主發展。轉換領導角色是創建學習型高校辦公室的關鍵步驟。高校辦公室的主任具有高度的責任意識和豐富的管理經驗，深得學校領導的信任。要建立學習型高校辦公室，就要轉換高校辦公室主任的角色，做好愿景領導、知識領導和道德領導。作為愿景領導，高校辦公室主任有責任和義務建立組織的共同愿景和價值觀，強化團隊的學習意識和營造團隊學習氛圍，提升團隊的執行力、凝聚力和創造力。作為知識領導，高校辦公室主任就是要給辦公室人員提供和創造各種學習機會，為不同的崗位人員搭建不同的舞臺，實現每個辦公室人員的自我提高，促進學習型組織的發展。作為道德領導，高校辦公室主任要在學習工作中以身作則，要勇于接受別人的批評指正以及經常自我反省，也要幫助成員認清自我，要以高度責任感來發揮領導的效能。

（五）更新組織結構，加強現代化管理。現代化管理是高校辦公室工作快速跟上高校改革發展步伐的必經之路。將組織結構變得靈活快速是實現現代化管理的重要方法，扁平化組織有利于高校辦公室工作更為靈活、更具適應性，可以充分利用現代信息與技術，實現現代化管理，從而更加高效。扁平化的組織結構能賦予成員更多的支配權，從而激發成員的主動性和工作熱情，提升辦公室工作效能。

[1][美]彼得·圣吉著.張成林譯.第五項修煉:學習型組織的藝術與實踐[M].中信出版社,2009.

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