關于企業檔案信息資源的開發利用

文/常州蘭翔機械有限責任公司 趙宇志

關于企業檔案信息資源的開發利用

文/常州蘭翔機械有限責任公司 趙宇志

本文通過分析企業檔案信息資源開發利用的現狀，提出了要采取的措施，即通過突破保守觀念，建立信息資源開發機制、圍繞具體需求、提高檔案管理人員素質等途徑，把企業檔案信息資源開發利用好，為企業的發展服務。

企業檔案；信息資源；開發利用

企業檔案是企業科研、生產、基本建設和經營管理等各項活動的真實記錄，包含文字、圖紙、照片、聲像等不同形式，以其所載信息的原始性、真實性、可查考性等特殊性質使其具有重要的利用價值。但現實情況是：不少企業精心保存的檔案資源，僅履行了一般性的日常職責，很少引起干部職工的關注，“存而不用”“存多用少”的現象比較多，企業檔案的作用遠沒有充分發揮。檔案部門要提高站位，從企業生存與發展的高度出發，履職擔當，增強責任感和使命感，主動、及時有效地開發檔案信息資源，充分挖掘利用價值，滿足企業各項工作的需要，將檔案潛在的價值轉化為企業的生產力和經濟效益，促進企業又好又快發展。

一、信息資源的開發利用要打破保守被動觀念

企業檔案作為一種信息載體，其核心是技術、管理等信息，是一個企業具有較高價值的無形資產。企業檔案包括技術檔案、基建檔案、技改檔案、財務檔案、人事檔案、文書檔案、設備檔案等，信息量大，內容多，涉及面廣，通過耗費人力、物力和財力，經過多年時間逐步整合而成，有的技術檔案和管理檔案具有先進性和獨創性，有嚴格的保密制度和開發利用制度對其使用范圍進行約束，在一定時間、一定范圍內不可隨意公開。由于受這種保守觀念的影響，企業檔案的開發利用受到很大的約束。一些人認為，檔案信息的開發利用只能限于本單位本部門，其他單位和部門無權查閱、利用，這使檔案信息資源作用的發揮受到限制。因此，我們要打破傳統的觀念，在確保國家秘密、企業知識產權不受侵犯的前提下，千方百計抓好檔案資源的開發利用，充分發揮其應有價值。

二、要建立一整套檔案信息資源開發機制

企業檔案資源的開發利用需著眼于一套行之有效的開發機制，可從強化基礎管理、開展檔案宣傳、圍繞具體需求開發、適時解密涉密檔案等方面入手。

（一）強化基礎管理。要做好一項工作就要抓好基礎，檔案信息資源的開發利用也是如此。檔案信息資源要實行集中管理，企業應將技術、人事、財務、基建、設備、文書、聲像等方面的檔案管理集中起來，有條不紊地搞好信息資源的開發利用，統籌規劃，制定檔案的年度工作計劃及歸檔要點，根據實施要求對信息資源跟蹤整理，及時歸檔，保證歸檔文件的完整、準確和系統性。同時，做好檔案管理程序的標準化工作，使各類檔案的管理內容、工作流程和質量要求標準化，把握實際情況，完善檔案管理的標準和制度，如紙質檔案范圍、電子檔案歸檔辦法及歸檔范圍、電子檔案存儲規定等，通過檔案管理程序的標準化，為檔案的錄入、檔案管理數據庫的建立打下基礎。二是做好計算機輔助管理檔案軟件的標準化、通用化。選擇適合于本企業檔案工作特點的標準化、通用性的軟件，為檔案管理的網絡化創造條件，整合分散的檔案信息資源。加強檔案開發利用的手段。檔案工作人員要努力改變“檔案館（室）門檻高，檔案利用率低”的現狀，按檔案的年限、類別編制《檔案匯總目錄》《產品底圖匯總目錄》《企業大事記》《企業史》等，以方便查找；企業要加大檔案管理硬件上的投入，如添置計算機、打印機等設備；通過編制手工和電子檢索兩套檢索工具，滿足不同人員的查閱需要。檔案不是擺設，是否有利用價值是根本。檔案管理部門對檔案信息資源的開發利用要有詳細的登記，每年都要進行客觀評價，以便及時總結、提高、創新。

（二）適時解密涉密檔案。企業一些檔案由于蘊含著關鍵技術、重要參數等，具有秘密性（國家秘密和商業秘密）。但一些企業由于檔案鑒定在日常工作中沒有實質性開展，檔案的解密工作沒有得到落實。有的檔案定密后，其使用范圍就受到嚴格限制，非涉密人員無權查閱和使用該檔案。有的檔案過了解密期也未及時解密，給檔案信息資源的開發利用帶來不便。因此，檔案部門要組織人員定期對檔案進行階段性的檢查，對保密期限已到的密級資源進行解密。解密后的資料作為一般性的資料存檔、使用，既節省人力、物力，又能有效地開發利用這部分的檔案信息資源。需要指出的是，在開發利用檔案資源時，要以國家和企業利益為重，強化保密意識，確保國家和企業利益不受損失，做到及時、適度、有效、安全地開發利用檔案信息資源。

（三）大力開展檔案宣傳。檔案館（室）在企業一般都是機密重地，許多職工不能輕易進入檔案館（室）。檔案部門要努力消除人們對檔案的神秘感、隔閡感，在堅持檔案工作基本原則的前提下，通過宣傳檔案法、開展企業檔案宣傳周、介紹檔案館（室）藏，讓更多的干部職工認識檔案、了解檔案，進而利用好檔案，使檔案館（室）這個“資源點”變成一個人們常去的“公眾空間”，充分發揮應有作用。

（四）圍繞具體需求開展檔案信息資源開發利用。檔案的價值在于利用。企業檔案資源比較豐富，但不可能對每一項需求都耗費大量精力去做。因此，檔案工作人員要對具體需求進行系統分析、比較、篩選，只有圍繞具體需求并關注編研成果對企業所產生的效果和經濟效益、社會效益來開展工作，檔案資源的開發利用才有真正意義。檔案工作人員通過對不同方面需求的研究，摸清企業決策層、各業務部門的管理人員和科技人員的工作性質和特點，及時、主動溝通，了解他們需要利用檔案解決什么問題，進而開展檔案專題服務。通過提供編研成果，滿足不同層次的需要，切實發揮企業檔案的應有作用。同時，還可以將檔案的編研成果公布在企業內部的協同辦公系統OA網上，供干部員工共享。

三、提高檔案工作人員的素質

大力開展檔案信息資源的開發利用工作，檔案工作人員責無旁貸。現代檔案管理不能被動地停留在“收、存、借”上，檔案工作人員應有強烈的責任感和擔當精神，積極主動地深入了解本企業干部職工的需求，及時、適度、有效地開發檔案資源。要做好檔案資源的開發利用工作，檔案工作人員必須具備一定的檔案編研基礎知識，了解企業相關的專業知識、掌握檔案現代化管理手段。為此，檔案工作人員要通過培訓、自學、經驗交流、師帶徒等辦法，不斷提高綜合素質。

（一）做好檔案利用服務的準備。檔案利用服務的準備包括兩方面。首先，檔案工作人員要深入了解企業的發展情況、干部職工的需求和意見，明確工作方向和目標，增強提供利用檔案信息資源的針對性。其次，檔案整理要規范，收集要完整，劃分保管期限要準確，做到編目科學，檢索方便。隨著市場經濟的發展，企業的科研生產、經營管理活動進一步拓展，企業檔案的范圍更加廣泛，如：企業開發產品時形成的核心技術、關鍵技術，企業經營管理中形成的產權變動、資產評估、合同協議等方面的文件材料等，都應及時、準確歸檔。檔案基本工作做好了，檔案開發利用的質量才會有保證。

（二）樹立檔案利用服務至上的思想。檔案工作是一項服務性質的工作，向干部職工提供檔案利用是檔案工作人員的應盡職責和義務。檔案工作人員要轉變“你查我找”的被動工作方式，摒棄檔案管理保守的觀念，在開展專題研究的同時，想查閱者所想，急查閱者所急，盡量滿足利用者的需求，解決利用者的疑難。

（三）掌握過硬的本領。檔案資源的開發利用是一項科學性、技術性、保密性和服務性很強的工作，也是一項復雜、細致、繁瑣的工作，要求檔案工作人員具備較強的專業知識、一定的理論水平和嚴謹、務實的科學態度。檔案工作人員要努力提高政治素質和對檔案信息的敏感性，加強文字表達能力，學習專業知識，熟練掌握計算機及打印機、復印機、掃描儀等相關設備的操作技能。鑒于開發利用檔案信息資源是長期積累、不斷更新的過程，檔案工作人員隊伍應保持相對穩定。檔案作為一種重要的信息資源，只有轉化為現實生產力，最大限度地實現社會效益和經濟效益，才能體現自身的價值。開發利用檔案信息資源是一項重要工作，檔案工作人員一定要以強烈的責任感和擔當精神，有的放矢、堅持不懈地搞好檔案資源的開發利用，發揮檔案在科研生產中的作用，為企業的發展作出積極的貢獻。