淺談信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中的運(yùn)用

文/河南省職業(yè)病防治研究院 李朋起

淺談信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中的運(yùn)用

文/河南省職業(yè)病防治研究院 李朋起

在全球一體化的今天，信息技術(shù)已經(jīng)成為我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展和改革的重要手段，通過(guò)加強(qiáng)信息技術(shù)，可以有效提高我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作的效率，因此，本文主要通過(guò)對(duì)當(dāng)前信息技術(shù)在我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作運(yùn)用中存在的主要問(wèn)題進(jìn)行分析，從而提出如何將信息技術(shù)更好地運(yùn)用于我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作當(dāng)中。

事業(yè)單位；檔案管理工作；信息技術(shù)

隨著我國(guó)信息科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國(guó)事業(yè)單位在檔案管理工作中通過(guò)運(yùn)用信息技術(shù)，主要可以通過(guò)掃描檔案憑證，錄入憑證影像提取系統(tǒng)等方式對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)、查詢、搜索，在很大程度上，能夠極其有效地提高我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作的效率，同時(shí)，信息技術(shù)在我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作中的運(yùn)用，可以省去過(guò)去我國(guó)傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理工作中繁瑣復(fù)雜的程序，使得我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作人員，能夠通過(guò)信息技術(shù)更加快速及時(shí)地開(kāi)展工作，對(duì)我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作中人力、物力、資源和時(shí)間都是極大的節(jié)約。

一、當(dāng)前信息技術(shù)在我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作運(yùn)用中存在的主要問(wèn)題

（一）事業(yè)單位的檔案管理工作中對(duì)信息技術(shù)運(yùn)用的重視程度不足。過(guò)去，我國(guó)許多的事業(yè)單位在檔案管理工作中對(duì)于信息技術(shù)運(yùn)用的重視程度往往不足，忽視了檔案管理工作中信息技術(shù)運(yùn)用的重要性，只是把檔案管理工作中信息技術(shù)的運(yùn)用作為一個(gè)虛無(wú)的擺設(shè)，我國(guó)事業(yè)單位中諸多領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息技術(shù)在檔案管理工作的重視不足的這種情況，極其容易導(dǎo)致我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作效率的下降等一系列問(wèn)題的發(fā)生，同時(shí)，事業(yè)單位對(duì)信息技術(shù)在檔案管理工作中運(yùn)用的重視不到位，會(huì)嚴(yán)重阻礙我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作未來(lái)的科學(xué)發(fā)展。

（二）事業(yè)單位檔案管理工作中缺乏信息技術(shù)方面的專業(yè)人才。我國(guó)許多事業(yè)單位在檔案管理工作中的信息技術(shù)人才非常匱乏，這就會(huì)使得我國(guó)大部分的事業(yè)單位檔案管理工作中的工作人員因缺少專業(yè)的信息技術(shù)能力，而不能夠全面和正確地處理現(xiàn)代化事業(yè)單位檔案管理工作中所存在的問(wèn)題，更不要提對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展和改善進(jìn)行改革和完善，因此，我國(guó)的事業(yè)單位檔案管理工作只有不斷吸收和培養(yǎng)信息技術(shù)方面的高素質(zhì)專業(yè)型人才，才能夠促進(jìn)我國(guó)事業(yè)單位中檔案管理的工作更加圓滿和順利地完成。

（三）事業(yè)單位檔案管理工作中運(yùn)用的信息技術(shù)較為落后。我國(guó)大部分事業(yè)單位在檔案管理工作中因長(zhǎng)期受到傳統(tǒng)理念的影響，目前許多的事業(yè)單位在檔案管理工作方面使用信息技術(shù)的理念仍舊非常落后，不能夠與時(shí)俱進(jìn)，更無(wú)法根據(jù)我國(guó)目前市場(chǎng)的發(fā)展和需求制定出全新合理的信息技術(shù)運(yùn)用的方案和方法，而是依舊沿用舊的信息技術(shù)方案，就會(huì)使得事業(yè)單位的檔案管理工作效率嚴(yán)重下降。如果事業(yè)單位在檔案管理工作中無(wú)法及時(shí)使用信息技術(shù)，或者在信息技術(shù)方面無(wú)法進(jìn)行有效的創(chuàng)新，不僅會(huì)嚴(yán)重降低事業(yè)單位中檔案管理工作的效率，更會(huì)嚴(yán)重影響我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作的穩(wěn)步科學(xué)發(fā)展，甚至可能會(huì)導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作的停滯不前。

二、如何將信息技術(shù)更好地運(yùn)用于我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作當(dāng)中

（一）加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理人員對(duì)信息技術(shù)的學(xué)習(xí)。我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作如果想要得到有效的發(fā)展，就必須先要努力打造一批具有高水平的信息技術(shù)人才，主要可以通過(guò)加大資金投入力度，出臺(tái)優(yōu)惠條件鼓勵(lì)事業(yè)單位的檔案管理人員參與各種形式信息技術(shù)的進(jìn)修與學(xué)習(xí)，保證事業(yè)單位的檔案管理人員能夠隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展而學(xué)習(xí)到最前沿的信息技術(shù)，通過(guò)學(xué)習(xí)和掌握發(fā)達(dá)國(guó)家先進(jìn)的檔案管理工作中的信息技術(shù)，從而大力推動(dòng)我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作中信息技術(shù)的運(yùn)用。通過(guò)增加我國(guó)事業(yè)單位檔案管理人員的信息技術(shù)應(yīng)用水平，引進(jìn)高素質(zhì)、高能力的信息技術(shù)型人才，強(qiáng)化事業(yè)單位的檔案管理工作人員的信息技術(shù)研究，為事業(yè)單位的檔案管理工作輸送新鮮血液，從整體上提高事業(yè)單位檔案管理工作人員的工作效率和質(zhì)量，并積極和國(guó)內(nèi)外優(yōu)秀的信息技術(shù)的同行進(jìn)行交流，引進(jìn)國(guó)外先進(jìn)的信息技術(shù)理念，加大我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作人員學(xué)習(xí)和培訓(xùn)信息技術(shù)的力度，確保提高我國(guó)事業(yè)單位檔案管理人員的信息技術(shù)水平，為我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作中信息技術(shù)的更好運(yùn)用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）建立全面的電子檔案管理系統(tǒng)。通過(guò)建立全面的電子檔案管理系統(tǒng)，能夠幫助事業(yè)單位在檔案管理工作中，將檔案按照時(shí)間、類型、規(guī)格等不同的標(biāo)準(zhǔn)，由過(guò)去傳統(tǒng)的人工檔案記錄和傳遞等過(guò)程轉(zhuǎn)換為電子辦公，通過(guò)建立全面的電子檔案管理系統(tǒng)對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行詳細(xì)的記錄，包括了檔案最初的原始憑證到存儲(chǔ)以及審批等全部通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行，避免了事業(yè)單位檔案管理工作中可能出現(xiàn)的檔案?jìng)卧旎蛘邅G失等情況，同時(shí)對(duì)電子檔案的查詢進(jìn)行自動(dòng)化搜索，大幅度地提高了我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作的工作節(jié)奏和效率，更提高了電子檔案管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。

三、 結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)加強(qiáng)事業(yè)單位中檔案管理工作的信息技術(shù)運(yùn)用，可以實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位中檔案管理工作信息以及管理等資源的共享，實(shí)現(xiàn)了事業(yè)單位中檔案管理工作統(tǒng)一化和規(guī)范化的管理，對(duì)于節(jié)約事業(yè)單位中檔案管理工作的人力和物力成本、提升我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作的效率有著極其重要的作用。

[1]田爽.信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用研究[J].科學(xué)中國(guó)人,2016(6):164.

[2]王珊珊.計(jì)算機(jī)技術(shù)在事業(yè)單位管理中的應(yīng)用[J].計(jì)算機(jī)光盤(pán)軟件與應(yīng)用,2015(10):251.