論網絡環境下我國檔案利用工作的特點

文/安徽大學管理學院 孟璐

論網絡環境下我國檔案利用工作的特點

文/安徽大學管理學院 孟璐

檔案利用工作的開展離不開檔案利用和檔案服務，網絡環境下我國檔案利用的特點主要體現在檔案利用需求的立體化、檔案利用主體的多元化，檔案服務的特點主要體現在檔案利用方式的便捷化、檔案利用服務的社會化。

檔案利用；檔案服務；特點

自互聯網興起以來，整個社會發生了翻天覆地的變化，計算機技術、網絡技術、通信技術的不斷發展，構建了全球性的信息資源共享網絡，整個社會已經步入了信息網絡時代。在這種環境下，檔案工作作為社會工作的一部分，其所承載的信息資源和潛在價值也得到了更充分的挖掘和利用。2015年7月4日，國務院印發了《關于積極推進“互聯網+”行動的指導意見》，這標志著“互聯網+”成為一項重要的國家戰略，將深刻地促進各行各業的發展與變革。在這樣的時代背景下，實現“互聯網+檔案”應成為我國檔案界的戰略目標。在新的戰略指導下，如何實現“互聯網+檔案”即實現互聯網與檔案工作的深度融合，轉型升級成為重中之重。而對于檔案工作而言，其終極目標是利用，如何在網絡環境下，利用互聯網所帶來的機遇和挑戰，充分利用檔案，發揮檔案對社會主義事業的貢獻，促進檔案利用工作的發展，成為檔案利用工作的目標。因此，研究網絡化環境下我國檔案利用工作的特點，對做好檔案工作具有重大意義。檔案利用工作是檔案工作的重要環節和最終目標，其重點是利用，主題是服務。檔案利用者想要利用檔案，檔案工作者需要提供檔案服務。因此，檔案利用工作包含兩個方面的內容：一是檔案利用者為了獲得想要的信息，利用各種手段去獲得檔案；二是檔案部門通過各種方式主動或被動地向利用者提供相應的檔案服務。前者我們稱之為“檔案利用”，后者我們稱之為“檔案利用服務”。檔案利用是檔案利用服務存在的前提，而檔案利用服務的開展又是檔案利用得以實現的條件，若無檔案利用服務，檔案利用則不可能實現。網絡環境下，我國檔案利用和檔案利用服務的特點呈現出以下特點。

一、檔案利用需求的立體化

檔案利用需求的立體化主要表現為兩點：一是檔案利用者數量的增加。國家相關政策的發布和調整增加了檔案利用的剛性需求，人們在辦理出國、買房、婚姻登記等生活事務上無一不需要檔案，越來越多的人開始利用檔案來解決社會生活中所遇到的各種問題，利用檔案來捍衛自己的合法權益不受到傷害。同時，在網絡環境下，檔案宣傳的手段更加多樣，檔案影響的范圍更加廣泛，通過網絡，越來越多的人認識到檔案的重要性，公民的檔案意識得到增強，檔案利用的需求也得到增加。二是檔案利用者需求目的層次化。檔案利用的目的不再局限于政務查考和編史修志，學術利用、實際利用、普遍利用和休閑利用的層次化需求表現得越來越明顯。從整體上看，社會檔案信息需求層次結構是一個金字塔形結構：社會科研與技術開發創新層面的檔案信息需求；社會管理與生產層面的檔案信息需求；社會文化普及與日常生活檔案信息需求。人們除了利用檔案來進科研教育、日常公務之外，更多地開始利用與個人工作生活息息相關的檔案，如學歷檔案、人事檔案、合同文件、房地產檔案、戶籍檔案、婚姻檔案等等。也有一些人們去檔案館并不是出于特定的目的，與人們節假日上博物館、圖書館一樣，都是文化休閑活動的一種選擇。2013年，哈爾濱市檔案局、哈爾濱市檔案學會聯合舉辦的《哈爾濱市檔案館館藏重要歷史檔案資料展》自開展以來，接待社會各界參觀者12萬余人次，在社會上引起了相當大的反響和震動。

二、檔案利用主體的多元化

目前，我國檔案工作正處在一個轉型期，從原來封閉性的、基本保存行政性文件、為少數人服務的國家檔案模式，向開放的、親民的、為大多數人服務的社會檔案模式轉換。在這種環境下，檔案利用的主體呈現出多元化的特點。一方面，檔案利用者已不再局限于黨政機關、企事業單位和一些社會團體，還包括越來越多來自社會各階層的社會公眾。網絡環境下，信息技術的高速發展，極大地提高了人們獲取檔案信息的效率。而有關檔案制度的確立，更賦予了人們利用檔案的合法權利。雖然社會公眾這一大的群體構成十分復雜，不同社會背景、職業、年齡甚至信仰的人對于不同種類的檔案都有著不同的需求，對同一種檔案的需求也有著數量上的差異，但是從總體上看，檔案利用的群體數量在不斷擴大。另一方面，社會公眾逐漸成為主要的檔案需求者。與學術研究和政務查考之類的檔案相比，和社會公眾更密切相關的民生檔案利用率迅速增加。利用檔案辦理入學登記、出國申請、戶口變遷、婚姻登記、申請貸款、補辦各類證件等事項的逐年增多。招工、知青、婚姻、宅基地、房產等各種檔案的利用量同樣也有大幅度上升。檔案的個人利用率已經超過其他群體的利用率，以北京市檔案館為例，2007年，北京市朝陽區檔案館全年共接待利用者6751人，其中公民個人利用5996人次，占總利用人數的88.8%。

三、檔案利用方式的便捷化

過去，人們利用檔案的方式基本上是去檔案館實地查考，時常需要往返奔波于檔案館之間，辦事流程也比較復雜，這種方式不僅費時費力、成本較高，而且因為館藏檔案數量種類繁多，檔案館的工作人員查找起來也很困難，許多人的檔案利用訴求并沒有得到及時處理。同時，很多來檔案館的人不能清楚描述出自己所需檔案，目標沒有明確性，因此檔案利用的效率不高，人們也很難找到自己所需的檔案。隨著社會的發展，通信技術和計算機技術的廣泛應用，人們利用檔案的方式也出現了明顯的變化。檔案信息化建設的不斷完善，檔案網站和數字檔案館的建立、計算機通信設備的普及，除了向檔案部門打電話、郵寄信函等傳統方式來獲得檔案之外，檔案利用者足不出戶就可以使用聯網的手機、電腦瀏覽檔案網站和檔案數據庫等方式來遠程查找自己所需的檔案，有些檔案甚至可以直接下載、拷貝。截至2012年11月21日，北京市檔案館網站累計訪問量達1,553余萬人次，上海市檔案局（館）網站累計訪問量達1,962余萬人次，檔案網絡利用率正不斷增加。網絡也使得人們在利用檔案時的交互性增強，許多人可以通過發送電子郵件、在網上留言板留言等方式來與檔案館的人員進行溝通或提出建議，減少了檔案查詢的盲目性。這些方便快捷的利用方式使得一般的社會公民也更愿意接觸檔案、了解檔案，提高了公民的檔案意識，促進了檔案事業的發展。

四、檔案利用服務的社會化

檔案作為社會記憶，是社會生活的記錄，只有為社會服務才能體現出其價值。在信息時代，網絡媒介突破了傳統媒介的桎梏，各種不同平臺的信息之間通過超鏈接組合在一起，只要借由網絡就可以將信息傳播到任何地方，在短時間內獲得驚人的傳播效果。檔案館依靠信息系統網絡媒介架構的眾多IT設施，在這個云計算時代，提供大范圍、高質量的檔案服務，成功將檔案服務的觸角延伸到工作的各個方面。檔案服務不斷面向公眾，貼近群眾，檔案利用服務社會化已經成為一種普遍的趨勢。檔案服務的社會化包括兩個方面的內容：一方面，檔案工作者需要讓社會公眾了解檔案、利用檔案，營造一種檔案利用的良好氛圍，通過不斷擴大檔案開放范圍，借助網絡平臺，深入地宣傳檔案，擴大檔案的影響力，這就是所謂的檔案大眾化。檔案大眾化的目的在于讓更多普通群眾能夠了解到檔案的價值，產生更多的檔案利用需求。大眾化不要求對用戶進行分類，全體社會公眾都可以作為服務的對象。另一方面，檔案工作者需要對不同用戶群體的需求進行研究，再針對不同的用戶，主動、及時地為他們提供專門信息，這就是所謂的檔案小眾化。檔案小眾化服務強調的是個性化，通過信息化手段對用戶數據進行抽取并形成數據庫，再依據用戶的興趣和訪問記錄，主動為用戶推送信息。檔案的大眾化和小眾化是相輔相成的關系，大眾化為小眾化提供了穩定的用戶資源，小眾化提高了用戶滿意度，帶動其他潛在用戶，又間接促進了大眾化的發展，使檔案利用服務更加的社會化。

在網絡環境下，借助互聯網所帶來的高速便捷，檔案利用與檔案服務都呈現出蓬勃的發展趨勢，未來隨著檔案利用方式的不斷創新和檔案利用服務的越來越人性化，檔案利用工作也將更快更好地發揮作用。同時，由于網絡環境自身的特點，檔案利用工作也面臨許多安全問題的挑戰，檔案部門和檔案工作者需要深刻認識檔案利用工作的特點，結合網絡發展趨勢，尋找檔案利用和服務的發展與突破，努力解決檔案利用工作中存在的問題，實現檔案工作的轉型升級，使檔案事業更上一層樓。

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