現代企業檔案管理優化策略的相關研究

文/遼寧排山樓黃金礦業有限責任公司 程光遠 李君

現代企業檔案管理優化策略的相關研究

文/遼寧排山樓黃金礦業有限責任公司 程光遠 李君

伴隨市場經濟體制的深入改革，科學技術飛快地發展，給企業帶來新發展機遇，同時企業面臨著極大的挑戰。在激烈的市場競爭環境下，檔案管理是現代企業運營及管理中的重要構成部分，要求加強企業檔案管理工作，必須堅持與時俱進，加大改革創新力度，從而提高現代企業經營的效益。本文分析了現代企業檔案管理的現狀，并且闡述了現代企業檔案管理相關優化策略。

現代企業；檔案管理；優化策略

隨著我國信息化水平的提升，電子檔案也得到了廣泛的運用。在現代企業檔案管理中，引入了先進的計算機技術，并且構建了信息管理系統，這都對現代企業檔案管理有了嚴格的要求。所以說，怎樣對檔案管理工作進行創新，促使現代的企業檔案管理工作更加規范化和科學化，發揮檔案的價值，這是現代企業檔案管理者必須要研究的重大課題。

一、現代企業檔案管理的現狀

（一）缺乏檔案管理意識。有部分企業領導者認為檔案管理工作在促進企業改革發展中，并不是很重要。在這樣的意識下，往往只重視企業經濟的發展，將現有的財力人力投入企業生產中，導致在檔案管理環節，缺乏積極性及自主性，使得檔案管理工作和企業經濟發展未有機地結合。目前大多數企業在檔案管理工作方面具有一定的難度，主要是因為企業的管理者不重視。因為高層領導者缺乏檔案管理意識，經常忽略了檔案管理工作。長時間下去，企業沒有人創建完整的企業檔案管理制度，那么檔案管理者就不能有效地執行檔案管理制度，提高現代企業檔案管理的水平。

（二）檔案管理體系不健全。對現代企業來說，只有創建一整套完善的檔案管理制度，才能夠有效地提高檔案管理工作的效率，從而為企業爭取更大的競爭力。但是，結合多數企業管理現狀來分析，大部分企業在檔案管理環節，仍然還存在諸多的問題，最突出問題就是檔案管理制度不完善；在檔案管理工作方面，缺乏優秀的檔案管理員，并且有一些企業沒有推行電子檔案管理，而是通過紙質方式來開展檔案管理工作，加之缺乏專門的企業檔案管理部室，導致現代企業檔案管理工作難落實和難進步。通過調查表明，有部分企業對檔案管理工作中不重視、不規范，有一些檔案管理員處在身兼多職狀態，依照企業內部的要求聽從調整。這樣的行為已經違背《中華人民共和國檔案法》，不僅阻礙了企業的發展，同時企業的檔案信息容易出現缺失甚至泄露等現象。

（三）檔案管理信息化水平較低。現階段，大多數企業在檔案管理方面，運用了計算機技術、信息網絡技術等等，在很大程度上促進了現代企業檔案管理的發展。但是值得注意是，文件與信息傳輸工作信息化水平比較低，導致現代企業檔案管理工作的質量、工作效率受到影響。為什么檔案管理信息化水平并不高？主要是因為有部分企業還沒有創建出健全的企業檔案管理信息系統，在檔案管理工作中缺少系統與技術的支持。另外有部分企業創建了管理信息系統，但沒有結合檔案管理實際情況完善檔案管理工作，致使現代企業檔案管理不夠規范化、科學化以及創新化。

二、現代企業檔案管理相關優化策略

（一）注重檔案管理工作。不管是企業高層管理者，還是企業檔案管理人員，都應當改變過去落后的管理觀念，在現代企業運營和管理過程中，應該將檔案管理工作歸納到企業重點管理工作內容，并且強化科技建設和創新發展，意識到企業檔案管理工作在促進現代企業發展中起到積極的作用。對企業管理者而言，應該起到自身的領導作用，隨著現在科技時代的發展，堅持與時俱進，通過現代化管理方法，引進先進的科技，對企業檔案管理工作，加大完善和優化力度。另外對企業檔案管理工作的重要性，各級領導者應當做好宣傳、教育、督導工作，對企業檔案管理給予資金支持，強化基礎設施建設，更新現代化管理設備，重視創建起更加規范化、信息化以及創新化的檔案管理系統。

（二）建立健全的檔案管理制度。對現代企業檔案管理工作而言，只有通過創建完善的檔案管理制度，才能夠保證企業檔案管理工作的效率及質量，推動檔案管理工作更加規范化和科學化發展。在知識經濟時代下，現代企業應當堅持與時俱進，加大創新力度，努力構建起創新型企業檔案管理體系，對檔案信息采集程序與相關注意事項應當加以明確，還要求遵從《中華人民共和國檔案法》，結合有關法律和法規，保證企業制定出檔案管理制度達到我國法制的要求，使檔案管理制度更加標準化，實現有法可依。

（三）注重檔案管理法律問題。在現代企業檔案管理工作中，我們必須要樹立良好的法律意識，特別是檔案管理工作交接的時候，這就要檔案管理員秉持嚴謹的態度，做好檔案管理交接工作，同時要確保企業內部相關檔案信息不被泄露出去，增強檔案信息的安全性，使得檔案信息更具嚴密性。目前現代企業檔案，凝集記錄了企業一切具有價值的信息。在通常意義上，損害企業的檔案，將會給企業構成嚴重的危害，遠比損害了企業的財物更嚴重。所以說，我們應該以法律途徑加強防范，通過法律武器確保企業檔案信息安全，保護企業合法性權益。例如企業知識產權維護，主要包含了專利權、企業商業機密、商標權、計算機軟件、著作權、設計權等等。

（四）加強信息化程度，全面采集檔案信息。隨著網絡化與數字化的迅速普及，為現代企業檔案管理帶來了新的發展活力，致使企業檔案管理方式產生了重大的變化。大部分企業從以往實物保管模式，轉變為電子化管理方式，就是說過去的可視識別已經被機器識別取代，我們常說的機器識別代碼型就是電子檔案。通過計算機技術，加上輔助電子圖紙，促使檔案信息更方便存儲及查詢，保證企業電子檔案更加形象化和具體化。另外過去文書檔案、人事檔案、科技檔案、聲像檔案、會計檔案和基建檔案等逐漸被取代，已經構成企業信息集中系統，對不同的流程與模塊進行設置。通過電子檔案管理，能夠將較分散的管理系統檔案經過計算機的相關指令，實現隨時性調整分類方案。所以說，在現代企業檔案管理中，有必要強化電子檔案管理工作，促進現代企業檔案管理更加數字化、科學化以及信息化。

（五）加強檔案管理團隊建設。作為企業檔案管理者，必須要具備這樣的素質。1.良好的身體素質。2.高尚的思想品質。3.豐富的文化水平。4.較強的業務素質。另外企業檔案管理者應當責任心很強，具備進取的精神，并且恪盡職守，為企業兢兢業業作貢獻；還要求一定的學習及溝通能力等等。這就要企業定期開展培訓活動，組織檔案管理人員積極地參與學習，不斷豐富自己的檔案管理知識，提高自身檔案管理技能，并且重視自主性學習，通過多樣化途徑提升自己，使得檔案管理人員的知識結構得到有效優化；企業還可以組織檔案管理員到先進企業觀摩學習，進一步提升檔案管理者的實踐能力，幫助檔案管理員樹立強大的責任心；持續性進行崗位練習，在學習中提高自己。另外作為檔案管理者，還需要熟悉崗位職責，清晰各文件的材料，根據管理標準實施科學化分類和整理編目以及立卷。

三、結語

綜上所述，隨著信息技術的飛速發展，在現代企業檔案管理工作中，堅持與時俱進，加大創新力度，促使檔案管理工作更加科學化和規范化。這就要檔案管理員更新傳統理念，重視現代企業檔案管理工作，有必要加強制度保障，創建完善的檔案管理體系，強化電子檔案管理，促進現代企業的穩定發展。

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