論高職院校安全工作的檔案管理

文/ 濟南市技師學院 丁枚

論高職院校安全工作的檔案管理

文/ 濟南市技師學院 丁枚

隨著我國高職教育事業的不斷發展，高職院校的規模和開放程度也在不斷擴大，各種矛盾和熱點問題交織疊加，校園安全管理的難度加大。加強作為記錄和承載高職院校安全保衛工作的檔案管理，勢必在學校安全管理工作中發揮越來越重要的作用。認真做好高職院校安全工作檔案的管理，不僅能充分展示高職院校在服務人才培養、科學技能研究、文化傳承及維護校園安全穩定等方面的保障作用，而且也是法治思維和法治方式在高職院校安全管理工作中的重要體現和具體應用，應得到充分認識。

檔案管理；安全保障；管理機制

一、加強高職院校安全工作的檔案管理勢在必行

近年來，隨著我國高職教育的快速發展，高職院校安全管理方面的工作越來越多，情況也越來越復雜，學校安全工作中的安全檔案管理也占據了非常重要的位置。它不僅是提高整體工作效率和質量的一個必然條件，也是維護學校管理真實情況的一項重要工作。因此建立健全學校的安全工作檔案勢在必行。

（一）安全工作檔案是高職院校安全工作真實可靠的原始記錄。隨著高職院校的快速發展，高職院校安全保衛工作遇到了新的挑戰，要讓安全工作檔案為學校的安全穩定發展服務，就必須把安全工作檔案作為高職院校安全管理的基礎。完整齊全的安全工作檔案資料真實地記錄了學校安全工作開展的歷史軌跡，它不僅是學校安全工作的第一手資料，而且具有重要的原始價值。它將繁雜瑣碎的安保工作理順，使其具有豐富的內涵，它既是學校安全工作的歷史記載，又是一部光榮的工作歷史，顯示了安保工作的成績和責任，提高了廣大安保人員的積極性。

（二）安全工作檔案是高職院校檔案的重要組成部分。安全工作檔案是學校檔案中不可或缺的重要組成部分，圍繞上級有關做好學校安全工作方面的文件精神開展學校安全工作，其形成的檔案資料非常豐富，它不是可有可無的內容。沒有安全工作檔案，學校檔案管理工作就稱不上完整。因此，做好新時期高職院校學生安全管理檔案工作，對于促進高職院校教育健康發展、維護學校的安全穩定具有重要意義。學校安全管理檔案工作者應從增強安全檔案意識、加強建章立制、豐富安全檔案信息、實施網絡化安全管理、加大開發利用等方面做好高職院校安全工作檔案規范化管理，促進和諧校園的建設。

（三）學校安全工作檔案是推進高職院校安全工作科學規范化的重要基礎。學校管理有其自身的特點，即具有較強的連續性，又保持相對的穩定性，這是由學校工作性質所決定的。高職院校安全工作檔案不僅真實記錄了學校安全工作的工作經過和實踐活動的事實，而且也蘊含了學校安全工作實踐的知識經驗。它可以提供給我們系統、廣泛、可靠且相互聯系可供參考的資料信息，為學校的安全穩定發展服務。總結以往高職院校安全工作實踐經驗，探尋安全工作客觀規律，有利于提高校園安全服務質量。因此，安全工作管理檔案是院校安全工作的得力助手；做好安全工作檔案的管理，是提高工作效率和工作質量的必要條件，是安全保衛管理工作和業務職能得以延續的重要手段，對于推進高職院校安全工作科學化、規范化將起到重要作用。

（四）安全工作檔案為學校依法治校明確責任提供安全保障。黨的十八大以來，黨中央進一步強調要依法治國，把“全面依法治國”列為“四個全面”戰略布局之一，體現了中央領導集體治國理政的總體框架。隨著教育改革的不斷深化，各級各類學校的發展環境、發展理念、發展方式正在發生深刻變化，迫切需要全面推進依法治校、加快建設現代學校制度。推進依法治校，是學校適應加快建設社會主義法治國家的要求，發揮法治在學校管理中的重要作用，提高學校治理法治化、科學化水平，是維護學校、教師、學生各方合法權益，全面提高人才培養質量，實現教育現代化的重要保障。安全工作管理檔案，正是真實記錄了各項安全工作活動的整個過程、所涉及的相關具體要求和制度規定。這些具體的制度和要求正是依法治校的具體內容和法規性依據，是維護校園安全穩定，推進教育發展的重要保障。

二、高職院校安全工作檔案管理的主要內容

（一）安全工作檔案管理主要包括兩部分工作。安全工作檔案管理的范圍非常廣泛，它主要包括安全基本情況和安全管理情況兩部分。安全基本情況應包括以下內容：1.法規文件等與單位內部治安保衛工作相關、單位應當執行的各級法規及公安機關制定的規范性文件。2.年度安全工作計劃、總結及考核的相關資料，各種安全文件資料。3.單位基本概況，保衛機構情況，重點部位情況。4.安全責任人、管理人、安全員崗位職責。5.各種安全制度、應急預案及預案演練資料等。6.技防物防等各種安全設施、器材的登記、建設、維護的相關資料。7.其他與安全有關的情況。安全管理情況應包括以下內容：（1）安全設施、器材定期檢查記錄，維護保養的記錄。（2）安全隱患及其整改情況的記錄。（3）安全檢查、巡查記錄。（4）安全宣傳教育培訓記錄。（5）安全情況、事件、事故及處理記錄。（6）獎懲情況記錄。（7）其他有關安全管理的情況。

（二）安全工作檔案的表現形式。學校安全保衛工作檔案，有紙質檔案和電子文件兩種表現形式。平時工作中可根據紙質檔案和電子文件各自不同的個性，采用兩者并存的做法，是務實可靠的，這已經成為檔案信息化建設的一項重要原則。紙質檔案與電子文件同時歸檔，其兩種表現形式兼具在日常的安全管理工作中的查考功能。

（三）安全工作檔案資料的收集工作。安全工作檔案資料的收集整理，要確保檔案資料的真實性、連貫性和完整性。相關安全方面文件資料的收集工作是安全工作檔案管理的第一環節。收集工作的質量直接決定和影響著其他環節的質量。在日常安全工作中收集文件資料應做到以下幾點：1.收集的檔案齊全完整，符合質量要求。能夠全面真實地反映安全保衛部門的工作面貌，歸檔的安全工作資料在種類、內容上保持完整真實。2.收集的檔案資料要鑒選準確，具有查考價值，保證將反映安全工作主要職能、重要事件、重大活動和基本歷史面貌的檔案材料全部立卷歸檔。另外，文件材料的收集要及時，在日常工作中要做到隨時收集、查遺補漏，加強日常管理。

（四）安全工作檔案資料的整理工作。保存檔案的目的是為了利用。而檔案整理則是發揮檔案作用的前提條件，是整個檔案管理工作的重要基礎。在日常工作中，安全工作檔案材料的整理要遵循以下幾項基本原則：1.檔案的整理必須保持文件的歷史聯系。比如，學校每年都要組織校園消防演練活動，從它的前期計劃、部署，到活動舉辦過程中的組織與檢查，再到活動最后階段的總結、匯報，真實地反映出了安全工作活動的全過程。學校安全工作活動的這種規律，直接決定了文件材料的形成規律和文件材料之間的有機聯系，體現了檔案文件在形成過程中的固有聯系，這樣的整理組合才能合成一個有機整體。2.檔案整理要充分利用原有的整理基礎，保證整理質量，便于保管和利用。“遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系”是安全工作檔案整理原則的基本指導思想。而整理檔案的主要目的，則是便于檔案的保管利用。它是檔案整理原則的基本要求。一般說來，按照文件之間的歷史聯系整理出來的檔案，也就能便于保管和利用，二者基本上是一致的。

三、建立完善的安全工作檔案管理機制是做好安全檔案管理的根本保證

高職院校安全保衛部門是保證學校師生安全的重要部門，加強和完善學校安全工作責任體系，建立健全安全工作管理檔案，是保證學校安全的基礎。認真細致地做好學校安全工作檔案材料的收集、整理以及后期的深加工，加強安全工作檔案管理，提高管理水平，不僅是新形勢下高職院校安全保衛工作的重要組成部分，更是維護校園安全穩定，推進學校素質教育順利實施的重要因素。因此，高職院校安全保衛部門必須站在整個學校的高度，認真研究、明確責任，進一步拓寬檔案管理思路，不斷總結實踐經驗，實施規范化管理，從人防建設、物防建設、技防建設、安全管理制度執行、防范效果、日常管理6個方面細化安全檔案臺賬，使之更好地為學校的發展創造一個安全和諧穩定的工作局面，為不斷推動學校事業的發展和進步、推進安全工作科學化、規范化提供更有利的支持。