淺析如何做好大中專畢業生檔案管理工作

文/山東省棗莊市臺兒莊區人力資源服務中心 李婧

淺析如何做好大中專畢業生檔案管理工作

文/山東省棗莊市臺兒莊區人力資源服務中心 李婧

隨著我國教育水平的逐漸進步，大中專教育也已經開始在全國各地普及，大中專畢業生檔案管理工作也成了一項比較重要的工作。檔案管理的主要目的就是為了讓學生在日后投身社會建設的過程中，具備足夠的履歷資料，為他們的就業提供必要的基礎條件，其本質也是為了更好地服務于畢業生，充分地發揮檔案管理工作在畢業生就業中的重要作用。既然是為畢業生提供切實可行的服務，那么就要適應畢業生的求職需求，在檔案管理過程中也要抓住最前沿的方式方法，將傳統方式與管理新模式相結合，各取長處，在不斷地探索中找到最適合大中專畢業生檔案管理工作的方法。

大中專；檔案管理；管理工作

一、大中專畢業生檔案主要內容

在我國，每年的大中專畢業生數量龐大，因此對于這一人群的基本資料就需要相關的人事部門重點掌握，要管理好每一個大中專畢業生的基本信息，以此來保證為他們在日后的工作中提供可靠的就業依據。大中專畢業生檔案中，主要包含了學生在校期間的成績表現、活動表現以及比較突出的能力，因此檔案中的內容也成了用人單位對畢業生考核的重要憑證。檔案中的具體內容包括：學生的家庭成員數量以及家庭主要收入來源、學生在校期間的各科成績、學生在校期間的校內活動以及社會實踐活動、學生在校期間所受的獎懲記錄、政治面貌等，記錄著學生在此期間的詳細內容。

二、存在的問題

大中專畢業生的檔案是反映每一個學生在校表現的最直接的依據，也是學生基本信息的主要載體，一份完整的檔案不僅能夠直接地記錄學生的在校表現，還能側面的反映學生的成長情況，是一份對學生的政治面貌、家庭情況、個人作風、學習成績等進行紀律的完整材料。這份資料在畢業生進行求職的過程中十分重要，各大中專院校也對畢業生檔案管理的工作十分重視，但是結合當下的社會現狀，在管理方面還存在著許多的問題。

（一）檔案的管理制度還不夠健全。在學校的人事部門對畢業生進行檔案管理的過程中，主要依據的就是國家人事部門所下達的各項文件，如《流動人員人事檔案管理暫行規定》《干部人事檔案材料收集歸檔規定》等。這類文件是針對全國的檔案管理所設計的，其中的主要條款必須要遵守，但是卻在細節部分不能夠適應每一個大中專院校。因此就需要檔案管理部門的工作人員結合當下的學校發展狀況以及畢業生的主要發展趨勢，來制定符合本校的細則，在大方向不改變的基礎上，添加更加細致的管理制度，以此來完善檔案管理工作。

（二）檔案的整理還不夠規范。我國當前的大中專畢業生的就業面雖然很寬，但是還是有一部分畢業生回到生源地去工作，并且這部分人所占的比例比較突出。現在的市縣人才交流機構內的畢業生檔案已經相比過去成倍增長，這樣大批量的畢業生檔案對于還有限的檔案管理人員來說無疑是非常大的工作量，并且由于就業需要的頻繁流動，就會導致畢業生的檔案在流動過程中出現問題。大量的畢業生檔案成了檔案管理人員的工作難點，并且保管方式比較粗略，對檔案的分批管理一般都按畢業時間、畢業學校等來進行分配編號，這種不規范的管理方式會直接破壞檔案管理的嚴肅性，也無法提供高效的檔案記錄服務，那么就違背了管理檔案的初衷，無法為畢業生的就業提供方便因素。

（三）檔案的管理手段還比較落后。由于許多地區的科技信息發展不是十分迅速，對于檔案管理的方式也并沒有采用高新技術，而是沿用傳統的手工操作方式，計算機只是作為輔助工具進行工作。及時應用計算機技術進行檔案管理，也只是簡單地將畢業生的信息進行編號錄入，對需要的檔案抽取出來進行瀏覽，這樣無法發揮計算機的最大作用，并且還是主要以人工的方式進行管理，沒有改變傳統的低效率的工作狀態。

（四）部分企業對畢業生檔案的重要性缺乏認識。由于就業體制的改革，畢業生的就業方向不再受到限制，并且一大部分人已經投入了民營企業或私營企業進行工作，這類用人單位的招收標準完全憑借畢業生所創造的經濟效益來設定，基本不考慮畢業生的全面狀況，更多地看重學歷和專業。這樣的話畢業生的檔案對于用人單位來說就沒有意義，因此許多畢業生的檔案根本沒有被查閱，那么同樣的，也不會對畢業生在此期間的工作檔案進行相應的填充，造成了畢業生的檔案空檔期，直接影響到日后的就業，造成巨大的損失。

（五）大部分畢業生對自己的人事檔案不夠關心。許多投身民營或私營企業工作的畢業生對于檔案問題并不重視，認為只要找到工作，檔案對自己來說就沒有什么意義了。因此許多的畢業生在找到工作后不將檔案及時轉出，長期存放在人事檔案中心，對于日后的政審、調資、調動、出具證明、職稱晉升、辦理退休等工作都產生了很大麻煩。這種檔案管理意識的欠缺，會直接影響到自身的工作效果，同時也為檔案的管理帶來了很大難度。

三、基本對策

目前大中專畢業生人事檔案管理工作還存在許多的缺點和不足，為使畢業生人事檔案管理工作在新形勢下發揮更大的作用，特提出了以下幾點管理方案：

（一）建立健全畢業生檔案管理的規章制度。從目前的大中專畢業生檔案管理工作看來，對于人事檔案的管理工作力度明顯不夠，無法讓畢業生的人事檔案發揮其應有的作用，因此就要結合各地區的實際情況，制定出符合地區特色的檔案管理方式，為畢業生日后的工作提供最正規、最可靠、最科學的依據。

（二）加強對畢業生人事檔案的規范化管理。對于大中專畢業生的人事檔案要實行最規范的管理，當下許多畢業生的檔案內部存在很多無用的信息，這些信息不僅會增大管理人員的工作量，更重要的是會混淆用人單位的視角，因此對這類無用性材料要及時提出，保留最有價值、最能體現學生優勢的內容，對整理過的內容進行重新組卷、裝訂，其目的就是能夠對畢業生資料進行再編號，方便日后的取用。根據《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，對于畢業生的資料不僅要篩選，還要添加一部分缺失的內容，如畢業生的道德品行、政治面貌、科研成果等都要完整地記錄在檔案之中，并且要做到實事求是，能夠最直接地反映畢業生的真實情況。

（三）創新檔案管理模式，實現科學化管理。在對畢業生檔案的管理模式上，不能夠只依靠傳統的人工管理模式，這樣的話會造成工作量過重的現象，要制定符合當代發展的信息化技術與人工技術相結合的管理規定。在立卷制度上要進行更新，工作方式也要明顯改善，在對檔案進行組卷、裝訂的過程中，要保證不會影響到日后的調檔使用，還要能夠快速地歸檔，這些都需要融入當代的信息化管理技術，以此來提升工作的效率。最大限度地結合高科技，創新檔案管理的方式，從根本上改變管理效率低、操作難度大的缺點。

（四）加強輿論宣傳。通過各種信息平臺以及社會途徑向大中專畢業生宣傳畢業生人事檔案在日后工作中的重要性，最大限度地加強畢業生對于檔案的重視程度。讓畢業生充分意識到人事檔案并不是可有可無的一份資料，而是關系到日后工作生涯的整體發展，是用人單位對畢業生的重要評價依據，也是對畢業生所能創造的社會價值的重要參考材料。

四、結語

綜上所述，當下的大中專畢業生的檔案管理是一項非常繁雜又非常重要的任務，它關系著每一個學生的就業程度甚至關系到整個社會就業的發展趨勢，因此做好大中專畢業生檔案管理工作是工作重點也是工作難點。各大院校不僅要在管理檔案的過程中做到實事求是，還要不斷地創新管理模式，以此來更好地適應社會的發展，為我國學生的整體就業作出貢獻。

[1]龍小鳳.新時期高校畢業生人事檔案管理工作初探[J].湖北省社會主義學院,2011.

[2]吳梅.試論高校學生檔案管理[J].云南檔案,2010.