利用科技檔案建立特色知識庫的策略分析

文/山東警察學(xué)院 鐘欣；山東省醫(yī)藥生物技術(shù)研究中心 鐘彩霞（通訊作者）

利用科技檔案建立特色知識庫的策略分析

文/山東警察學(xué)院 鐘欣；山東省醫(yī)藥生物技術(shù)研究中心 鐘彩霞（通訊作者）

科技檔案是反映科技創(chuàng)新的科技記錄和具有保存價值的文件資料。本文分析了大數(shù)據(jù)時代科技檔案數(shù)據(jù)資源建設(shè)與利用方面存在的問題，提出了加強(qiáng)科技檔案建設(shè)與管理工作的一些對策，就如何利用科技建檔發(fā)展建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫、人才庫、知識庫展開討論。

科技檔案；檔案建設(shè)與利用；知識庫；檔案智庫

科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，是經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的重要動力源泉。科研工作是一個單位實力的重要表征。近年來，隨著《關(guān)于深化科技體制改革加快國家創(chuàng)新體系建設(shè)的意見》的出臺，中共中央作出了增強(qiáng)自主創(chuàng)新能力、建設(shè)創(chuàng)新型國家的重大戰(zhàn)略決策，制定實施科技規(guī)劃綱要。科技投入持續(xù)快速增長，激勵創(chuàng)新的政策法律不斷完善，國家創(chuàng)新體系建設(shè)積極推進(jìn)，為科技創(chuàng)新營造了良好環(huán)境，科技在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展中的作用日益凸顯。

大眾創(chuàng)業(yè)、萬眾創(chuàng)新理念深入人心。堅持創(chuàng)新發(fā)展，科研院所、高校、企業(yè)等單位均把科技創(chuàng)新擺在事業(yè)發(fā)展全局的核心位置。科技檔案是反映科技創(chuàng)新的一系列相關(guān)的科技記錄和具有保存價值的文件，具有鮮明的知識儲備和依據(jù)憑證功能及情報功能特征。搜集保存用好科技檔案，發(fā)揮自身價值，對于提升科技研發(fā)、開展新技術(shù)、提高科研效率，推動單位發(fā)展意義重大。本研究結(jié)合單位科技建檔工作，對探索建立檔案知識庫的策略與途徑進(jìn)行了思考。

一、大數(shù)據(jù)時代科技檔案數(shù)據(jù)資源建設(shè)存在的問題

數(shù)據(jù)已經(jīng)滲透到當(dāng)今每一個行業(yè)和業(yè)務(wù)職能領(lǐng)域，成為重要的生產(chǎn)因素。隨著硬件成本的降低和獲取數(shù)據(jù)手段的增多，建立行業(yè)大數(shù)據(jù)已成社會共識，因此各行各業(yè)都十分重視數(shù)據(jù)資源的建設(shè)與積累，并把它看成是挖掘知識的“金礦”。科技檔案中蘊(yùn)藏著多種信息，它們是非常重要的科技信息資源。然而，目前大部分單位對檔案管理部門資源配置偏軟偏弱，再加上對科技檔案信息資源建設(shè)不夠重視，內(nèi)容不夠豐富、技術(shù)手段滯后，以至于科研檔案信息資源的價值沒能得到充分體現(xiàn)，導(dǎo)致科技檔案資源建設(shè)與應(yīng)用需求之間存在較大差距，仍處于“你交檔案我接收，你查檔案我提供”的被動局面，檔案利用率普遍低下。

目前，檔案工作者還是十分注重紙質(zhì)檔案的歸檔整理，對于數(shù)字化檔案的收集、整理、歸檔與挖掘利用的意識不強(qiáng)。檔案部門缺乏一套統(tǒng)一的技術(shù)整合標(biāo)準(zhǔn)體系，制約了檔案信息資源整合的發(fā)展。檔案數(shù)字資源整合還處于數(shù)據(jù)整合階段，偏重于實現(xiàn)數(shù)據(jù)的集中和互聯(lián)互通，僅能為用戶提供信息檢索服務(wù)，這與大數(shù)據(jù)時代的要求相去甚遠(yuǎn)。

長期以來檔案部門沒能提前介入檔案信息資源建設(shè)與管理，不能對科研過程中形成的檔案信息資源進(jìn)行超前控制，坐等業(yè)務(wù)部門移交材料，而科技一線人員往往只注重了科技活動的產(chǎn)出結(jié)果，忽視了過程中產(chǎn)生的相關(guān)資料的整理和保存，導(dǎo)致部分檔案信息資源缺失，影響檔案信息資源的質(zhì)量，甚至造成無法挽回的損失。在科技檔案資源利用上存在的問題。檔案的價值是通過利用而實現(xiàn)的，檔案不被利用，就會失去價值，失去檔案保管的目的，因此如何實現(xiàn)檔案資源的充分利用是檔案工作永恒的主題。傳統(tǒng)檔案載體信息資源的利用主要是通過檔案館閱覽室借閱、檔案復(fù)制本、館內(nèi)現(xiàn)場人員咨詢服務(wù)等方式實現(xiàn)的。因此，一方面是檔案日積月累的保存，無法提供可利用的便捷檢索利用平臺，使得很多檔案深在閨中無人識，無法達(dá)到利用的目的。另一方面，受制于檔案搜集機(jī)制，缺少規(guī)范化管理，在科技檔案資源的整合利用上尚處于探索階段。對于科技創(chuàng)新而言，往往就是在特定的數(shù)據(jù)資源基礎(chǔ)上，選用適當(dāng)?shù)姆治龇椒ǎ贸鲇袃r值的分析結(jié)果。因此對于科技檔案整合應(yīng)用，其涵蓋的研究方案，搜集的數(shù)據(jù)資源、應(yīng)用的方法、得出的結(jié)論、撰寫的報告均是科技檔案重要的組成部分。在大數(shù)據(jù)時代，只有通過新技術(shù)，讓檔案活起來，通過檔案關(guān)聯(lián)人才、數(shù)據(jù)、方法、報告等資源。過去，檔案部門習(xí)慣于被動服務(wù)，較少開展主動服務(wù)，而主動服務(wù)是知識服務(wù)的基本特征。加強(qiáng)對檔案的編輯與研究，從中挖掘與提煉知識，實現(xiàn)從提供檔案向提供知識的過渡。傳統(tǒng)檔案服務(wù)為用戶提供初級的信息產(chǎn)品，而知識服務(wù)為用戶提供高級的知識產(chǎn)品。前者實現(xiàn)了檔案的價值，后者則提高了檔案的價值。

二、建設(shè)科技檔案基礎(chǔ)資源的方法與實踐

隨著科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，人類社會進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時代，傳統(tǒng)的檔案工作必將轉(zhuǎn)向大數(shù)據(jù)思維下的資源建設(shè)和管理。以科技檔案為載體，對檔案信息資源進(jìn)行知識組織，構(gòu)建檔案知識庫。檔案知識庫是實現(xiàn)檔案資源知識化、知識資源有序化及知識資源服務(wù)化的重要手段。通過檔案知識庫的構(gòu)建，使得科技檔案資源知識化，知識有序化，這就可以使用戶免于在浩瀚的檔案信息海洋中搜尋所需的檔案信息，而是以檔案知識的形式推送并呈現(xiàn)于用戶面前，節(jié)省用戶時間，提升服務(wù)效率，最終實現(xiàn)知識服務(wù)化的宗旨。

（一）利用科技檔案發(fā)展建設(shè)特色數(shù)據(jù)資源庫。大數(shù)據(jù)是變革世界的關(guān)鍵資源。科技研究，實驗數(shù)據(jù)是基礎(chǔ)資源。世界各國對數(shù)據(jù)的依賴快速上升，國際競爭焦點將從對資本、土地、資源的爭奪轉(zhuǎn)向?qū)Υ髷?shù)據(jù)的爭奪，重點體現(xiàn)為一國擁有數(shù)據(jù)的規(guī)模、活躍程度以及解析、處置、運(yùn)用數(shù)據(jù)的能力，數(shù)字主權(quán)將成為繼邊防、海防、空防之后又一個大國博弈領(lǐng)域。歐美科技檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗啟示我們：應(yīng)該重視科技檔案的情報價值，注重科技信息資源的集成管理，重視科技檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。通過科技建檔，建設(shè)特色數(shù)據(jù)資源庫，含基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資源庫和文本資源庫，逐漸發(fā)展成為單位獨有的特色知識產(chǎn)權(quán)資產(chǎn)，促進(jìn)科技進(jìn)步與科技共享。

（二）利用科技檔案發(fā)展建設(shè)人才庫。人才資源是第一資源，通過科技建檔建設(shè)人才庫，實現(xiàn)對人才資源的分類儲備和管理。依托人才庫，進(jìn)行人力資源分析，提出人才培養(yǎng)和引進(jìn)需求，制定人才隊伍培養(yǎng)措施。開展人才評價，幫助單位實現(xiàn)科學(xué)有效的選才、用才、育才、留才。最終實現(xiàn)人盡其才、才盡其用、人盡其職、職盡其能的人力資源管理最終目標(biāo)。

（三）利用科技檔案建成檔案知識庫。通過科技建檔，推動區(qū)域性、行業(yè)性和單位內(nèi)部數(shù)據(jù)資源整合、共享和開放平臺建設(shè)，深度開發(fā)檔案，把“死檔案”變成“活資訊”，通過挖掘和分析數(shù)據(jù)，把數(shù)據(jù)庫變成思想庫與知識庫，逐步建成檔案智庫，滿足單位對于檔案信息資源利用的需求，服務(wù)學(xué)科建設(shè)和科學(xué)研究。在互聯(lián)網(wǎng)時代、大數(shù)據(jù)時代，最主要的趨勢是實現(xiàn)信息及數(shù)據(jù)的互聯(lián)、共享，消除信息孤島。隨著檔案信息技術(shù)的發(fā)展、創(chuàng)新以及檔案信息資源爆炸式的增長，檔案也進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時代。要從搶抓大數(shù)據(jù)資源的戰(zhàn)略高度，充分認(rèn)識檔案和數(shù)據(jù)的信息價值、證據(jù)價值，切實推進(jìn)檔案和數(shù)據(jù)資源建設(shè)，努力探索檔案和數(shù)據(jù)資源建設(shè)的新途徑、新形式，創(chuàng)新管理模式，大力豐富檔案和數(shù)據(jù)資源，充分發(fā)揮檔案和數(shù)據(jù)資源的價值和作用，更好地服務(wù)單位和學(xué)科發(fā)展。

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