新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化探究

文/福建省長汀縣統(tǒng)計(jì)局科技與服務(wù)業(yè)統(tǒng)計(jì)中心 王桂芳

新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化探究

文/福建省長汀縣統(tǒng)計(jì)局科技與服務(wù)業(yè)統(tǒng)計(jì)中心 王桂芳

本文以檔案管理為核心，站在縣統(tǒng)計(jì)局科技與服務(wù)業(yè)統(tǒng)計(jì)中心的角度上，探究新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化，完善縣統(tǒng)計(jì)局檔案管理結(jié)構(gòu)體系，進(jìn)而為相關(guān)研究人員提供一定的借鑒和幫助。

新形勢；檔案管理；規(guī)范化；途徑

檔案管理作為縣統(tǒng)計(jì)局的重要工作內(nèi)容，其管理水平直接關(guān)系到各方面統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)價(jià)值和利用效果，影響當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展。從本質(zhì)而言，統(tǒng)計(jì)檔案作為社會發(fā)展史的數(shù)據(jù)記錄，承載著歷代統(tǒng)計(jì)人員的辛勞和智慧，使得統(tǒng)計(jì)檔案歷史性信息價(jià)值得以發(fā)揮，服務(wù)于社會建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展。特別是在新形勢背景下，要給予檔案管理工作足夠的重視和關(guān)注，積極轉(zhuǎn)變管理理念，引入現(xiàn)代化技術(shù)手段，豐富檔案管理形式，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和高效化。

一、制定管理目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)檔案制度規(guī)范化

在進(jìn)行檔案管理的過程中，縣統(tǒng)計(jì)局相關(guān)管理人員要按照管理要求制定檔案管理目標(biāo)，完善文書檔案管理機(jī)制，其中包括立卷歸檔制度、保管制度、保密制度以及檔案利用制度，推動檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)。其具體措施為以下幾點(diǎn)內(nèi)容：第一，要從思想認(rèn)識入手，領(lǐng)導(dǎo)層要重視檔案管理工作，將檔案管理納入到一級管理方案中，成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，強(qiáng)化基層檔案管理意識，動員全體職工，明確檔案管理工作的重要性，為檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。第二，要從人員素質(zhì)入手，強(qiáng)化檔案管理理論學(xué)習(xí)，使得管理人員掌握檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，嚴(yán)格根據(jù)管理?xiàng)l例開展管理工作，并在新形勢下，鼓勵(lì)管理人員學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，與時(shí)俱進(jìn)，提高管理人員專業(yè)能力，為檔案管理工作的革新與突破尋求可能。第三，要從工作考核入手，受檔案文件數(shù)量性和綜合性的影響，給檔案管理工作帶來一定的難度。對此，縣統(tǒng)計(jì)局要將檔案管理工作納入到機(jī)關(guān)工作計(jì)劃中，統(tǒng)一規(guī)劃，與各個(gè)統(tǒng)計(jì)專業(yè)工作平齊，加大考核力度，保證檔案文件的完整性，促進(jìn)縣統(tǒng)計(jì)局檔案管理的規(guī)范化建設(shè)。

二、做好基礎(chǔ)工作，提高檔案立卷的標(biāo)準(zhǔn)化

（一）完善文書檔案。為了提高縣統(tǒng)計(jì)局檔案管理工作效率，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，結(jié)合新形勢下檔案發(fā)展要求，管理人員要加強(qiáng)文書檔案的管理工作，組建文書檔案鑒定組織，辦公室主任擔(dān)任組長，主要鑒別和監(jiān)控檔案資源的移交和銷毀等關(guān)鍵管理活動，避免出現(xiàn)管理過失和管理漏洞，進(jìn)而提高縣統(tǒng)計(jì)局檔案管理工作的綜合質(zhì)量水平。

（二）清理業(yè)務(wù)檔案。縣統(tǒng)計(jì)局的檔案文件數(shù)量多、內(nèi)容雜，其涉獵范圍較廣，不僅包括當(dāng)?shù)毓I(yè)、農(nóng)業(yè)等生產(chǎn)發(fā)展資料，還包括固定資產(chǎn)投資、勞動工資、商業(yè)貿(mào)易以及居民調(diào)查等資料，為了提高縣統(tǒng)計(jì)局檔案管理工作效率，負(fù)責(zé)人要組織管理人員定期對這些業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行清理，根據(jù)一級管理標(biāo)準(zhǔn)開展檔案整改工作，定期清查縣統(tǒng)計(jì)局業(yè)務(wù)檔案階段性資料文件，進(jìn)而減輕檔案管理人員的日常工作量，提高檔案管理工作效率，進(jìn)而推進(jìn)縣統(tǒng)計(jì)局檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)。

（三）重整普查檔案。普查檔案主要涉及當(dāng)?shù)馗鱾€(gè)產(chǎn)業(yè)、人口以及企業(yè)單位的調(diào)查信息，雖然這些檔案文件在實(shí)際普查工作中已經(jīng)進(jìn)行整理歸檔，但在新形勢下，對照一級檔案標(biāo)準(zhǔn)，這些普查檔案的管理水平稍顯不足。對此，縣統(tǒng)計(jì)局要給予重視，對普查檔案進(jìn)行重新分類整理，并裝訂歸檔，凸顯縣統(tǒng)計(jì)局檔案管理工作的高效性和規(guī)范性，達(dá)到檔案管理的最終目的。

三、引進(jìn)管理手段，提高檔案信息的自動化

（一）建立電子服務(wù)系統(tǒng)。在新形勢下，為了提高檔案管理工作效率，縣統(tǒng)計(jì)局要引入互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，構(gòu)建電子服務(wù)系統(tǒng)，將檔案文件進(jìn)行備注，錄入到電子系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)電子保存，有利于檔案文件查詢和使用。同時(shí)，以局域網(wǎng)為核心，構(gòu)建各鄉(xiāng)鎮(zhèn)網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)計(jì)平臺，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，提高檔案資源的利用率，強(qiáng)化檔案資源的服務(wù)屬性，進(jìn)而促進(jìn)縣統(tǒng)計(jì)局檔案管理服務(wù)的現(xiàn)代化和規(guī)范化。

（二）編制查詢工具。在進(jìn)行檔案管理工作中，縣統(tǒng)計(jì)局要以一級檔案標(biāo)準(zhǔn)，編制全宗簡介、立卷方案、分類方案、組織沿革以及大事記等檔案類別目錄，豐富管理類別，提高檔案管理結(jié)構(gòu)的層次性，完善縣統(tǒng)計(jì)局檔案管理體系。同時(shí)，管理人員要建立工作臺賬，提高檔案資源查找的便利性和效率性，實(shí)現(xiàn)縣統(tǒng)計(jì)局檔案管理綜合質(zhì)量水平的提升，推進(jìn)縣統(tǒng)計(jì)局檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)。

（三）應(yīng)用檔案管理軟件。為了提高縣統(tǒng)計(jì)局檔案管理水平，管理人員可以適當(dāng)引入檔案管理軟件，將人工管理和智能管理有效結(jié)合在一起，形成檔案管理聯(lián)動機(jī)制，進(jìn)而提高縣統(tǒng)計(jì)局檔案管理的綜合質(zhì)量水平。在界面操作方面，應(yīng)用windows界面平臺，形成windows Explorer集成系統(tǒng)，文檔庫以虛擬盤的形式出現(xiàn)，通過拖拽的方式對文檔進(jìn)行操作；在文檔控制方面，遷出、遷入消除文檔操作時(shí)的常見問題，更改了日志過程中自動記錄了用戶名、時(shí)間和注釋，提高文檔管理工作的便利性，減少管理人員的工作量。

四、結(jié)束語

本文通過對新形勢下檔案管理工作規(guī)范化研究，從管理目標(biāo)、管理內(nèi)容以及管理手段等方面入手，提出“制定管理目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)檔案制度規(guī)范化”“做好基礎(chǔ)工作，提高檔案立卷的標(biāo)準(zhǔn)化”“引進(jìn)管理手段，提高檔案信息的自動化”等有效措施，完善縣統(tǒng)計(jì)局檔案管理體系，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化。

[1]王振利.尚義縣統(tǒng)計(jì)局對檔案業(yè)務(wù)考核常態(tài)管理[J].檔案天地,2015(04):4-5.

[2]鄒海燕.北京市統(tǒng)計(jì)局檔案管理工作順利通過市一級驗(yàn)收[J].北京統(tǒng)計(jì),2016(12):5.

[3]梁曉龍,裴向前,魏勵(lì).新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化探索[J].科技展望,2016(22):246.

[4]劉宇.新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化探討[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(07):67.

[5]王靜倫.新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化探討[J].黑龍江史志,2015(09):154.