新形勢下檔案管理工作的規范化探究

文/福建省長汀縣統計局科技與服務業統計中心 王桂芳

新形勢下檔案管理工作的規范化探究

文/福建省長汀縣統計局科技與服務業統計中心 王桂芳

本文以檔案管理為核心，站在縣統計局科技與服務業統計中心的角度上，探究新形勢下檔案管理工作的規范化，完善縣統計局檔案管理結構體系，進而為相關研究人員提供一定的借鑒和幫助。

新形勢；檔案管理；規范化；途徑

檔案管理作為縣統計局的重要工作內容，其管理水平直接關系到各方面統計數據價值和利用效果，影響當地的經濟建設和社會發展。從本質而言，統計檔案作為社會發展史的數據記錄，承載著歷代統計人員的辛勞和智慧，使得統計檔案歷史性信息價值得以發揮，服務于社會建設和經濟發展。特別是在新形勢背景下，要給予檔案管理工作足夠的重視和關注，積極轉變管理理念，引入現代化技術手段，豐富檔案管理形式，實現檔案管理工作的創新，進而實現檔案管理的規范化和高效化。

一、制定管理目標，實現檔案制度規范化

在進行檔案管理的過程中，縣統計局相關管理人員要按照管理要求制定檔案管理目標，完善文書檔案管理機制，其中包括立卷歸檔制度、保管制度、保密制度以及檔案利用制度，推動檔案管理工作的規范化建設。其具體措施為以下幾點內容：第一，要從思想認識入手，領導層要重視檔案管理工作，將檔案管理納入到一級管理方案中，成立檔案管理領導小組，強化基層檔案管理意識，動員全體職工，明確檔案管理工作的重要性，為檔案管理工作的規范化建設打下堅實基礎。第二，要從人員素質入手，強化檔案管理理論學習，使得管理人員掌握檔案管理相關法律法規，嚴格根據管理條例開展管理工作，并在新形勢下，鼓勵管理人員學習網絡技術和計算機技術，與時俱進，提高管理人員專業能力，為檔案管理工作的革新與突破尋求可能。第三，要從工作考核入手，受檔案文件數量性和綜合性的影響，給檔案管理工作帶來一定的難度。對此，縣統計局要將檔案管理工作納入到機關工作計劃中，統一規劃，與各個統計專業工作平齊，加大考核力度，保證檔案文件的完整性，促進縣統計局檔案管理的規范化建設。

二、做好基礎工作，提高檔案立卷的標準化

（一）完善文書檔案。為了提高縣統計局檔案管理工作效率，實現規范化管理，結合新形勢下檔案發展要求，管理人員要加強文書檔案的管理工作，組建文書檔案鑒定組織，辦公室主任擔任組長，主要鑒別和監控檔案資源的移交和銷毀等關鍵管理活動，避免出現管理過失和管理漏洞，進而提高縣統計局檔案管理工作的綜合質量水平。

（二）清理業務檔案。縣統計局的檔案文件數量多、內容雜，其涉獵范圍較廣，不僅包括當地工業、農業等生產發展資料，還包括固定資產投資、勞動工資、商業貿易以及居民調查等資料，為了提高縣統計局檔案管理工作效率，負責人要組織管理人員定期對這些業務檔案進行清理，根據一級管理標準開展檔案整改工作，定期清查縣統計局業務檔案階段性資料文件，進而減輕檔案管理人員的日常工作量，提高檔案管理工作效率，進而推進縣統計局檔案管理工作的規范化建設。

（三）重整普查檔案。普查檔案主要涉及當地各個產業、人口以及企業單位的調查信息，雖然這些檔案文件在實際普查工作中已經進行整理歸檔，但在新形勢下，對照一級檔案標準，這些普查檔案的管理水平稍顯不足。對此，縣統計局要給予重視，對普查檔案進行重新分類整理，并裝訂歸檔，凸顯縣統計局檔案管理工作的高效性和規范性，達到檔案管理的最終目的。

三、引進管理手段，提高檔案信息的自動化

（一）建立電子服務系統。在新形勢下，為了提高檔案管理工作效率，縣統計局要引入互聯網技術，構建電子服務系統，將檔案文件進行備注，錄入到電子系統中，實現電子保存，有利于檔案文件查詢和使用。同時，以局域網為核心，構建各鄉鎮網絡統計平臺，實現檔案資源的共享，提高檔案資源的利用率，強化檔案資源的服務屬性，進而促進縣統計局檔案管理服務的現代化和規范化。

（二）編制查詢工具。在進行檔案管理工作中，縣統計局要以一級檔案標準，編制全宗簡介、立卷方案、分類方案、組織沿革以及大事記等檔案類別目錄，豐富管理類別，提高檔案管理結構的層次性，完善縣統計局檔案管理體系。同時，管理人員要建立工作臺賬，提高檔案資源查找的便利性和效率性，實現縣統計局檔案管理綜合質量水平的提升，推進縣統計局檔案管理工作的規范化建設。

（三）應用檔案管理軟件。為了提高縣統計局檔案管理水平，管理人員可以適當引入檔案管理軟件，將人工管理和智能管理有效結合在一起，形成檔案管理聯動機制，進而提高縣統計局檔案管理的綜合質量水平。在界面操作方面，應用windows界面平臺，形成windows Explorer集成系統，文檔庫以虛擬盤的形式出現，通過拖拽的方式對文檔進行操作；在文檔控制方面，遷出、遷入消除文檔操作時的常見問題，更改了日志過程中自動記錄了用戶名、時間和注釋，提高文檔管理工作的便利性，減少管理人員的工作量。

四、結束語

本文通過對新形勢下檔案管理工作規范化研究，從管理目標、管理內容以及管理手段等方面入手，提出“制定管理目標，實現檔案制度規范化”“做好基礎工作，提高檔案立卷的標準化”“引進管理手段，提高檔案信息的自動化”等有效措施，完善縣統計局檔案管理體系，進而實現檔案管理工作的規范化。

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