大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理的探討

文/濟(jì)南護(hù)理職業(yè)學(xué)院 席侃；山東省社會(huì)公正計(jì)量行 滿曼；山東專(zhuān)利工程總公司 滿瑜

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理的探討

文/濟(jì)南護(hù)理職業(yè)學(xué)院 席侃；山東省社會(huì)公正計(jì)量行 滿曼；山東專(zhuān)利工程總公司 滿瑜

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作也面臨著更多的挑戰(zhàn)。而在大數(shù)據(jù)的背景下如何有效地進(jìn)行檔案管理并且提升檔案管理的價(jià)值成了許多人的研究課題。本文分析了大數(shù)據(jù)的背景對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的影響，闡明了如何在大數(shù)據(jù)時(shí)代提高檔案管理的價(jià)值，以期能為檔案管理工作者的工作開(kāi)展提供新思路。

大數(shù)據(jù)時(shí)代；檔案管理；價(jià)值

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)傳統(tǒng)檔案管理產(chǎn)生的影響

（一）促進(jìn)了檔案管理者管理理念的轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是對(duì)檔案的分類(lèi)管理，主要集中于紙質(zhì)檔案，所有的檔案就像是圖書(shū)館中的館藏，按照類(lèi)別進(jìn)行清晰的分類(lèi)，按照秘密、絕密等有層次、有主次地進(jìn)行分類(lèi)，便于檔案的管理。而大數(shù)據(jù)時(shí)代則是主要進(jìn)行檔案信息的管理，不拘于紙質(zhì)，主要是以數(shù)據(jù)庫(kù)為主，對(duì)海量數(shù)據(jù)檔案的管理必須要有極強(qiáng)的信息整合分析能力，對(duì)檔案管理工作者要求更高，促使檔案管理工作者轉(zhuǎn)變管理理念。

（二）促進(jìn)了檔案管理工作性質(zhì)的轉(zhuǎn)變。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理工作從最初的以紙質(zhì)檔案為主已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)橐詳?shù)據(jù)檔案為主，而在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理工作不再是單純的對(duì)檔案信息進(jìn)行保存與掌握，更需要檔案管理者對(duì)海量的信息進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化分析提煉，從大量的信息中挖掘出更具有價(jià)值的信息數(shù)據(jù)。因此，大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作性質(zhì)也發(fā)生了質(zhì)的轉(zhuǎn)變，如何提高檔案管理工作效率與科學(xué)性也成為檔案管理工作者思考的重要問(wèn)題。

（三）促進(jìn)了檔案管理工作者專(zhuān)業(yè)技能的提高。大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨對(duì)于檔案管理工作的要求已經(jīng)不再是對(duì)檔案簡(jiǎn)單地進(jìn)行分類(lèi)整理，為了更好地為社會(huì)服務(wù)，檔案信息具有開(kāi)放性與多元性的特點(diǎn)，檔案信息也更多地被調(diào)閱，這是新時(shí)期的必然趨勢(shì)。比如檔案管理中對(duì)相關(guān)的信息進(jìn)行分析處理等，這對(duì)檔案管理工作人員提出了新的要求，檔案管理工作者必須要掌握更多的專(zhuān)業(yè)技能，轉(zhuǎn)變管理理念，從而更好地為檔案管理工作服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理發(fā)展的作用

（一）大數(shù)據(jù)時(shí)代促進(jìn)了檔案管理的發(fā)展。在進(jìn)行檔案信息管理過(guò)程中會(huì)遇到很多問(wèn)題，比如政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在日常工作中會(huì)產(chǎn)生許多的文件，文件數(shù)量急劇增加，大大地增加了檔案管理工作的壓力。即使每個(gè)部門(mén)都會(huì)建立專(zhuān)門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)管理相關(guān)檔案，但是由于數(shù)據(jù)庫(kù)庫(kù)存量與即時(shí)更新上面存在問(wèn)題，使得檔案信息管理并不科學(xué)。大數(shù)據(jù)時(shí)代提高了信息保存技術(shù)同時(shí)擴(kuò)展了儲(chǔ)存空間，有效地解決了數(shù)據(jù)庫(kù)的缺點(diǎn)，存儲(chǔ)新的檔案時(shí)可以同時(shí)備份舊檔案，誤刪有價(jià)值的檔案可以從備份文件中找回，既能夠擴(kuò)展空間又能避免有價(jià)值信息的流失。因此，大數(shù)據(jù)時(shí)代讓檔案管理更加方便。

（二）大數(shù)據(jù)時(shí)代各類(lèi)檔案的應(yīng)用更加方便快捷。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案主要是紙質(zhì)檔案或者電子檔案，在查閱檔案時(shí)容易花費(fèi)大量的人力、物力與財(cái)力，大大地降低了檔案的利用率。而大數(shù)據(jù)時(shí)代改變了這一情況，大數(shù)據(jù)與云計(jì)算的結(jié)合，可以在短時(shí)間內(nèi)查閱大量的信息，提高了工作效率，節(jié)省了社會(huì)資源同時(shí)也提升了檔案的利用率。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下提高檔案管理價(jià)值的建議

（一）提高檔案管理工作人員的工作效率。檔案管理工作價(jià)值的提高離不開(kāi)檔案管理人員素質(zhì)的提高，因此提高檔案工作者的素質(zhì)是促進(jìn)檔案管理價(jià)值提高的重要方法。因此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理的方式與檔案管理人員管理理念也發(fā)生了變化，這對(duì)檔案管理人員提出了新的要求，必須要有較高的從業(yè)素質(zhì)，能夠滿足大數(shù)據(jù)要求，高效完成好檔案管理工作。大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理已經(jīng)不再是人力進(jìn)行手工管理，從業(yè)人員必須要有新的工作理念。而目前我國(guó)高校教育也開(kāi)設(shè)了檔案管理專(zhuān)業(yè)，培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的檔案管理工作者。因此，檔案館選拔檔案管理工作者時(shí)需要設(shè)置門(mén)檻，讓專(zhuān)業(yè)的管理者提高整體檔案管理工作者的從業(yè)素質(zhì)，能夠在新時(shí)代背景要求下，以正常的心態(tài)積極面對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的挑戰(zhàn)。

（二）提高檔案管理的技術(shù)水平。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中，檔案館可以與大型的數(shù)據(jù)公司合作，讓檔案管理者能夠在工作中利用數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，必須要有效地結(jié)合數(shù)據(jù)管理技術(shù)與先進(jìn)的管理方式，最終提高檔案管理的價(jià)值，將數(shù)據(jù)與管理工作有效地結(jié)合是思想的革新，與研發(fā)公司合作，研發(fā)出符合檔案館管理工作實(shí)際的技術(shù)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，計(jì)算機(jī)并不能單一而完全地進(jìn)行數(shù)據(jù)管理工作，必須要在工作過(guò)程中結(jié)合云計(jì)算技術(shù)與存儲(chǔ)技術(shù)。而對(duì)于檔案管理工作還需要多方共同努力，創(chuàng)新檔案管理方式，提高管理效率。

（三）建立健全檔案管理工作的監(jiān)督管理制度。大數(shù)據(jù)為檔案管理工作帶來(lái)了便利，但是也為檔案管理帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，數(shù)據(jù)信息越來(lái)越開(kāi)放，人們可以利用信息進(jìn)行交流。但是，在交流的過(guò)程中也讓信息更加分散，降低了數(shù)據(jù)的安全性。因此，必須要建立健全檔案管理的監(jiān)督管理制度。檔案管理人員必須要將信息更好地保護(hù)，保證檔案的安全。同時(shí)，政府也需要促進(jìn)信息現(xiàn)代化建設(shè)，提高信息的安全性。

四、結(jié)語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代是歷史發(fā)展的必然趨勢(shì)，檔案管理工作人員必須要積極把握機(jī)遇迎接挑戰(zhàn)，不斷地學(xué)習(xí)新管理方法，積極促進(jìn)單位檔案管理手段的改進(jìn)。除此之外，檔案管理工作必須要積極運(yùn)用新技術(shù)，提高檔案管理工作的價(jià)值。