電子檔案管理工作存在的問題和對策探索

文/廣東省特種設備檢測研究院肇慶檢測院 侯玉鋒

電子檔案管理工作存在的問題和對策探索

文/廣東省特種設備檢測研究院肇慶檢測院 侯玉鋒

當今社會發展水平下，電子檔案管理變成了檔案管理工作中非常關鍵的構成部分，對檔案管理起到關鍵的作用，而且電子檔案已經成為檔案發展的必然趨勢。目前雖然電子檔案管理已經有了不小的發展，可是實際管理狀況，還是存在一些漏洞。作為檔案管理工作人員，要對電子檔案管理當中所出現的問題充分進行了解，同時提出解決問題的對策，本文將對此進行具體介紹。

電子檔案；管理；存在問題；對策目前的檔案管理開始進入到電子化和網絡化，檔案開始將紙質形態轉變為電、光等介質為載體的形式。電子檔案管理的優勢包含了接收速度快、信息歸檔快、存儲密度大、多信息媒體一體化實現、便于統一進行管理。與此同時，電子檔案管理信息非常容易被更改，數據比較容易丟失，存儲介質容易損壞，而且對計算機的依賴性比較大。作為未來檔案管理發展趨勢的電子檔案管理，要對發現的問題及時進行解決，找到解決問題的對策，更好地促進電子檔案管理水準的提升。

一、電子檔案管理的特點

從目前的現實情況來講，機關及企事業單位中電子檔案管理呈現了非常顯著的網絡化特征，管理內容開始慢慢地關系到非常多的實物虛擬。電子檔案管理流程中，利用網絡來實現工作，不僅可以節省大量的人力物力成本，同時有效改變目前的生活生產方式。第一，電子檔案管理能夠改變傳統的紙質形式的檔案管理工作模式，利用電子形式將檔案數據進行存儲，從而能夠讓數字化信息網絡更好的組成，幫助增強檔案數據共享和開放。第二，對目前的電子檔案管理系統來說，具有非常強大的功能，不但能夠將多種問題進行解決，同時為單位領導的各種決策提供理論參照，保證決策更加科學合理。此外，實現電子檔案管理流程中，還要利用多種輔助性軟件，可以幫助檔案管理工作人員減輕工作強度。

二、電子檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理不規范。電子檔案對計算機系統的依靠性比較強，電子檔案管理工作當中明確了將重要系統、文件、數據信息進行按時備份，可是并未有比較詳細的操作性的規范。保存電子檔案不連續不完整，管理工作當中出現了比較多的漏洞。光盤、移動硬盤、U盤是當前的電子檔案存儲介質，并未進行備份的數據檔案登記管理，并沒有規范的放置方式，另外，計算機數據檔案也并未有完善的防止拷貝技術，沒有對應的檢查體制。

（二）管理水平相對較低。因為我國電子檔案管理工作起步時間短，造成了當今檔案管理還處在初期發展環節，管理水平比較差。同時加上檔案管理人員培訓教育的缺失，造成了采購軟件的同時缺少充足的識別能力，導致現代化的管理技術無法充分在檔案管理當中發揮作用。

（三）電子檔案的安全性問題。在自動化辦公的環境下，單位開始實行無紙化辦公，將非常多的信息、決定、工作進度都開始存放在電腦當中。這樣的工作模式最大程度上提升了工作效率，可是因為電子檔案有著容易改變的特點，如果網絡當中出現了系統無法使用、病毒入侵、人為篡改等問題，都可能給單位帶來非常大的損失。

三、電子檔案管理工作問題的解決對策

（一）制定電子檔案管理規范。電子檔案的各個環節：建檔、處理、歸檔、使用、管理、更新等，都會存在丟失信息或者更改信息的危害，為了更好地保證電子檔案管理的品質，提升電子文件管理的科學性，要建立對應的法律規范，限制單位和檔案管理者，制定有關網絡系統保密協定，規定好計算機和軟件兼容以及對機密電子文件的特殊規范等，保證電子文件的真實性。

（二）完善電子檔案信息服務體系。對企業來說，要建立比較完善的檔案數據庫，同時對各種基礎數據進行開發使用，實現對電子檔案信息數據的優化綜合，將企業檔案咨詢業務服務快速開展。同時，企業要將檔案信息資源系統進行完善，同時更好地對檔案信息進行歸檔處理，保證數據資源能夠更好地進行共享。另外，加強對現代信息技術的應用，科學管理電子檔案，為電子檔案提供更加有效的技術保證。

（三）加強電子檔案的安全管理工作。安全管理電子檔案不管是對電子檔案作用的發揮還是推動事業單位的進步發展都有著非常關鍵的作用，所以增強電子檔案的安全管理力度非常重要。第一，單位需要邀請專業的人員建立數據恢復和備份系統，同時確保關鍵信息能夠在網絡和計算機出現故障的時候更快恢復，同時避免因為操作出現問題所導致信息出現遺失的問題，給單位電子檔案安全管理做好鋪墊。第二，單位需要增強網絡的安全管理力度，同時依靠用戶驗證、設置訪問權限、建立防火墻、安裝殺毒軟件等科學有效的方式，更好地抵御黑客以及病毒所帶來的損害。第三，對非常重要的文件，綜合雙重歸納方式，在實際操作當中，因為文件生效的重要標志就是印章和簽字，在使用信息技術的前提下，需要保存一些具備法律效力以及憑證的文件，同時將比較重要的電子文件進行復制和存放，全面保護檔案信息安全。

（四）提高電子檔案管理人員的整體水平。在現如今這個信息時代，科學技術高速進步發展，只有將最頂尖、最先進的信息技術掌握起來的工作人員，才可以做到未雨綢繆，避免可能出現的安全風險。所以，將檔案工作人員的后續教育工作加強，使用多種方式進行培訓，努力提升他們的理論和技術水平，尤其是全面考核員工的自身能力和防范風險的技巧，幫助員工嚴格根據有關標準，熟練地操作計算機的多種程序。定期或不定期聘請計算機公司和工程技術人員對檔案管理工作人員進行計算機培訓，增強業務指導工作，從而促使所有人成為合格的計算機操作人員。

四、結束語

總之，現代檔案管理工作流程中，電子檔案管理比較關鍵，加強電子檔案管理工作力度有著非常重要的作用。目前電子檔案管理工作環節中，電子檔案管理工作人員要對電子檔案管理工作積極進行研究，幫助電子檔案管理工作更好更快地發展。

[1]朱志能.電子檔案管理工作中存在的問題及應對思考[J].中國市場,2015(30):188+190.

[2]肖灑.檔案電子化管理面臨的問題及優化對策探討[J].辦公室業務,2017(01):137.