電子檔案管理工作存在的問(wèn)題和對(duì)策探索

文/廣東省特種設(shè)備檢測(cè)研究院肇慶檢測(cè)院 侯玉鋒

電子檔案管理工作存在的問(wèn)題和對(duì)策探索

文/廣東省特種設(shè)備檢測(cè)研究院肇慶檢測(cè)院 侯玉鋒

當(dāng)今社會(huì)發(fā)展水平下，電子檔案管理變成了檔案管理工作中非常關(guān)鍵的構(gòu)成部分，對(duì)檔案管理起到關(guān)鍵的作用，而且電子檔案已經(jīng)成為檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)。目前雖然電子檔案管理已經(jīng)有了不小的發(fā)展，可是實(shí)際管理狀況，還是存在一些漏洞。作為檔案管理工作人員，要對(duì)電子檔案管理當(dāng)中所出現(xiàn)的問(wèn)題充分進(jìn)行了解，同時(shí)提出解決問(wèn)題的對(duì)策，本文將對(duì)此進(jìn)行具體介紹。

電子檔案；管理；存在問(wèn)題；對(duì)策目前的檔案管理開(kāi)始進(jìn)入到電子化和網(wǎng)絡(luò)化，檔案開(kāi)始將紙質(zhì)形態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)殡姟⒐獾冉橘|(zhì)為載體的形式。電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)包含了接收速度快、信息歸檔快、存儲(chǔ)密度大、多信息媒體一體化實(shí)現(xiàn)、便于統(tǒng)一進(jìn)行管理。與此同時(shí)，電子檔案管理信息非常容易被更改，數(shù)據(jù)比較容易丟失，存儲(chǔ)介質(zhì)容易損壞，而且對(duì)計(jì)算機(jī)的依賴(lài)性比較大。作為未來(lái)檔案管理發(fā)展趨勢(shì)的電子檔案管理，要對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行解決，找到解決問(wèn)題的對(duì)策，更好地促進(jìn)電子檔案管理水準(zhǔn)的提升。

一、電子檔案管理的特點(diǎn)

從目前的現(xiàn)實(shí)情況來(lái)講，機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位中電子檔案管理呈現(xiàn)了非常顯著的網(wǎng)絡(luò)化特征，管理內(nèi)容開(kāi)始慢慢地關(guān)系到非常多的實(shí)物虛擬。電子檔案管理流程中，利用網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)工作，不僅可以節(jié)省大量的人力物力成本，同時(shí)有效改變目前的生活生產(chǎn)方式。第一，電子檔案管理能夠改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式的檔案管理工作模式，利用電子形式將檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)，從而能夠讓數(shù)字化信息網(wǎng)絡(luò)更好的組成，幫助增強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)共享和開(kāi)放。第二，對(duì)目前的電子檔案管理系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，具有非常強(qiáng)大的功能，不但能夠?qū)⒍喾N問(wèn)題進(jìn)行解決，同時(shí)為單位領(lǐng)導(dǎo)的各種決策提供理論參照，保證決策更加科學(xué)合理。此外，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理流程中，還要利用多種輔助性軟件，可以幫助檔案管理工作人員減輕工作強(qiáng)度。

二、電子檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）檔案管理不規(guī)范。電子檔案對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依靠性比較強(qiáng)，電子檔案管理工作當(dāng)中明確了將重要系統(tǒng)、文件、數(shù)據(jù)信息進(jìn)行按時(shí)備份，可是并未有比較詳細(xì)的操作性的規(guī)范。保存電子檔案不連續(xù)不完整，管理工作當(dāng)中出現(xiàn)了比較多的漏洞。光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)、U盤(pán)是當(dāng)前的電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)，并未進(jìn)行備份的數(shù)據(jù)檔案登記管理，并沒(méi)有規(guī)范的放置方式，另外，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)檔案也并未有完善的防止拷貝技術(shù)，沒(méi)有對(duì)應(yīng)的檢查體制。

（二）管理水平相對(duì)較低。因?yàn)槲覈?guó)電子檔案管理工作起步時(shí)間短，造成了當(dāng)今檔案管理還處在初期發(fā)展環(huán)節(jié)，管理水平比較差。同時(shí)加上檔案管理人員培訓(xùn)教育的缺失，造成了采購(gòu)軟件的同時(shí)缺少充足的識(shí)別能力，導(dǎo)致現(xiàn)代化的管理技術(shù)無(wú)法充分在檔案管理當(dāng)中發(fā)揮作用。

（三）電子檔案的安全性問(wèn)題。在自動(dòng)化辦公的環(huán)境下，單位開(kāi)始實(shí)行無(wú)紙化辦公，將非常多的信息、決定、工作進(jìn)度都開(kāi)始存放在電腦當(dāng)中。這樣的工作模式最大程度上提升了工作效率，可是因?yàn)殡娮訖n案有著容易改變的特點(diǎn)，如果網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中出現(xiàn)了系統(tǒng)無(wú)法使用、病毒入侵、人為篡改等問(wèn)題，都可能給單位帶來(lái)非常大的損失。

三、電子檔案管理工作問(wèn)題的解決對(duì)策

（一）制定電子檔案管理規(guī)范。電子檔案的各個(gè)環(huán)節(jié)：建檔、處理、歸檔、使用、管理、更新等，都會(huì)存在丟失信息或者更改信息的危害，為了更好地保證電子檔案管理的品質(zhì)，提升電子文件管理的科學(xué)性，要建立對(duì)應(yīng)的法律規(guī)范，限制單位和檔案管理者，制定有關(guān)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)保密協(xié)定，規(guī)定好計(jì)算機(jī)和軟件兼容以及對(duì)機(jī)密電子文件的特殊規(guī)范等，保證電子文件的真實(shí)性。

（二）完善電子檔案信息服務(wù)體系。對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，要建立比較完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)對(duì)各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行開(kāi)發(fā)使用，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案信息數(shù)據(jù)的優(yōu)化綜合，將企業(yè)檔案咨詢(xún)業(yè)務(wù)服務(wù)快速開(kāi)展。同時(shí)，企業(yè)要將檔案信息資源系統(tǒng)進(jìn)行完善，同時(shí)更好地對(duì)檔案信息進(jìn)行歸檔處理，保證數(shù)據(jù)資源能夠更好地進(jìn)行共享。另外，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，科學(xué)管理電子檔案，為電子檔案提供更加有效的技術(shù)保證。

（三）加強(qiáng)電子檔案的安全管理工作。安全管理電子檔案不管是對(duì)電子檔案作用的發(fā)揮還是推動(dòng)事業(yè)單位的進(jìn)步發(fā)展都有著非常關(guān)鍵的作用，所以增強(qiáng)電子檔案的安全管理力度非常重要。第一，單位需要邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的人員建立數(shù)據(jù)恢復(fù)和備份系統(tǒng)，同時(shí)確保關(guān)鍵信息能夠在網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障的時(shí)候更快恢復(fù)，同時(shí)避免因?yàn)椴僮鞒霈F(xiàn)問(wèn)題所導(dǎo)致信息出現(xiàn)遺失的問(wèn)題，給單位電子檔案安全管理做好鋪墊。第二，單位需要增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全管理力度，同時(shí)依靠用戶(hù)驗(yàn)證、設(shè)置訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限、建立防火墻、安裝殺毒軟件等科學(xué)有效的方式，更好地抵御黑客以及病毒所帶來(lái)的損害。第三，對(duì)非常重要的文件，綜合雙重歸納方式，在實(shí)際操作當(dāng)中，因?yàn)槲募У闹匾獦?biāo)志就是印章和簽字，在使用信息技術(shù)的前提下，需要保存一些具備法律效力以及憑證的文件，同時(shí)將比較重要的電子文件進(jìn)行復(fù)制和存放，全面保護(hù)檔案信息安全。

（四）提高電子檔案管理人員的整體水平。在現(xiàn)如今這個(gè)信息時(shí)代，科學(xué)技術(shù)高速進(jìn)步發(fā)展，只有將最頂尖、最先進(jìn)的信息技術(shù)掌握起來(lái)的工作人員，才可以做到未雨綢繆，避免可能出現(xiàn)的安全風(fēng)險(xiǎn)。所以，將檔案工作人員的后續(xù)教育工作加強(qiáng)，使用多種方式進(jìn)行培訓(xùn)，努力提升他們的理論和技術(shù)水平，尤其是全面考核員工的自身能力和防范風(fēng)險(xiǎn)的技巧，幫助員工嚴(yán)格根據(jù)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，熟練地操作計(jì)算機(jī)的多種程序。定期或不定期聘請(qǐng)計(jì)算機(jī)公司和工程技術(shù)人員對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)培訓(xùn)，增強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，從而促使所有人成為合格的計(jì)算機(jī)操作人員。

四、結(jié)束語(yǔ)

總之，現(xiàn)代檔案管理工作流程中，電子檔案管理比較關(guān)鍵，加強(qiáng)電子檔案管理工作力度有著非常重要的作用。目前電子檔案管理工作環(huán)節(jié)中，電子檔案管理工作人員要對(duì)電子檔案管理工作積極進(jìn)行研究，幫助電子檔案管理工作更好更快地發(fā)展。

[1]朱志能.電子檔案管理工作中存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)思考[J].中國(guó)市場(chǎng),2015(30):188+190.

[2]肖灑.檔案電子化管理面臨的問(wèn)題及優(yōu)化對(duì)策探討[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(01):137.