企業(yè)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理方案研究

文/中國水利水電第十三工程局有限公司 趙彥

企業(yè)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理方案研究

文/中國水利水電第十三工程局有限公司 趙彥

國際標(biāo)準(zhǔn)是全球治理體系和經(jīng)貿(mào)合作發(fā)展的重要技術(shù)基礎(chǔ)。其中每一項(xiàng)事業(yè)的開展都伴隨著大量的信息與文件，科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化的檔案管理工作不僅順應(yīng)我國的檔案管理要求，而且有利于檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，有利于提高信息的利用效率和促進(jìn)各項(xiàng)事務(wù)及時(shí)有效地開展。

企業(yè)；檔案管理；標(biāo)準(zhǔn)化；規(guī)范化；方法

一、引言

企業(yè)在處理日常工作管理事務(wù)中需要將檔案資料合理歸檔和保管，是一項(xiàng)重要的文書處理工作。實(shí)現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，是促進(jìn)企業(yè)信息管理水平提高和企業(yè)基本制度完善的必要條件，伴隨著經(jīng)濟(jì)全球化的深入發(fā)展，標(biāo)準(zhǔn)化在便利經(jīng)貿(mào)往來、支撐產(chǎn)業(yè)發(fā)展、促進(jìn)科技進(jìn)步、規(guī)范社會(huì)治理中的作用日益凸顯。

二、提高檔案管理科學(xué)化水平的意義

（一）是順應(yīng)信息化時(shí)代的必然要求。各種媒體技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)傳播技術(shù)的發(fā)展，不僅便利了我們的生活，也使傳統(tǒng)的檔案管理方式不再適用于發(fā)展迅速的社會(huì)。因此只有不斷關(guān)注最新科技的發(fā)展，不斷創(chuàng)新檔案管理的形式、載體和儲(chǔ)存方式，才能不被信息的洪流擾亂正常的檔案管理工作，才能更加高效、規(guī)范、科學(xué)地進(jìn)行檔案管理事業(yè)。

（二）是促進(jìn)檔案管理健康有序發(fā)展的有效途徑。檔案管理隨著我國社會(huì)的不斷發(fā)展和一系列政策的改進(jìn)有了極大的進(jìn)步，但目前也存在著很多困難，文件內(nèi)容的增加、信息形式的多變、管理制度的固化、儲(chǔ)存空間和方式的局限、管理人員整體科學(xué)素質(zhì)水平跟不上發(fā)展的數(shù)據(jù)庫技術(shù)等都對(duì)檔案的分類和有效利用產(chǎn)生一定的影響。

（三）是增強(qiáng)國家文化實(shí)力的重要措施。檔案是一個(gè)個(gè)體，是企業(yè)，甚至國家成長和發(fā)展的見證，它涵括過去，包含現(xiàn)在，指引未來。檔案的形式多種多樣，涉及的內(nèi)容方方面面。它作為歷史的重要載體，蘊(yùn)藏著豐富的信息，對(duì)于國家來說是非常重要的文化資源。科學(xué)化的檔案管理能使檔案管理工作朝著標(biāo)準(zhǔn)和制度化發(fā)展，有利于信息的共享和利用，有利于我國文化軟實(shí)力的提升。

三、企業(yè)檔案管理存在的問題

（一）對(duì)企業(yè)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不到位。長期以來，我國企業(yè)都忽視了檔案管理工作的重要性，近年來，我國企業(yè)多采用的是扁平化的組織模式，將檔案管理部門作為首當(dāng)其沖的精簡(jiǎn)部門，以此來達(dá)到管理機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)化、管理層次簡(jiǎn)化的目的，進(jìn)一步降低企業(yè)的發(fā)展成本，從而增加企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)的不到位直接影響到了企業(yè)檔案管理工作的效率和水平。

（二）檔案管理方式混亂。因?yàn)槲覈鴮?duì)于檔案管理的制度也還不盡完善，我國各企業(yè)所使用的檔案管理軟件不統(tǒng)一，有的地方采用傳統(tǒng)館藏方式，有的引進(jìn)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)導(dǎo)致信息的共享和傳輸產(chǎn)生阻礙。人工化管理使得人員調(diào)動(dòng)、公司策略等因素也極大的影響檔案管理的規(guī)范化。管理水平和管理效率無法提高，甚至?xí)斐蓹n案的遺失。也正是由于這個(gè)原因影響了我國檔案管理科學(xué)化水平的提高。

（三）檔案信息安全得不到有效保障。檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，信息安全是一個(gè)需要重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容，信息的不安全很有可能會(huì)給企業(yè)造成巨大的影響，例如，在2008年，東方航空公司就因?yàn)橄嚓P(guān)數(shù)據(jù)丟失，導(dǎo)致多架飛機(jī)無法正常起飛，給公司造成巨大經(jīng)濟(jì)損失。

四、企業(yè)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理方法

（一）一體化管理模式。企業(yè)檔案管理，需要采用文檔一體化管理模式，主要就是實(shí)現(xiàn)企業(yè)文檔管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要對(duì)搜集和整理后的檔案信息內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行區(qū)分處理，例如對(duì)于不適應(yīng)企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、參考作用不明顯的資料可以不必錄入系統(tǒng)進(jìn)行保管，可直接銷毀；對(duì)于具有重要的文書保管意義，像企業(yè)發(fā)展年鑒、投資規(guī)劃和企業(yè)資產(chǎn)清算以及賬務(wù)處理等資料則需要重點(diǎn)保管，實(shí)行長期或永久性保存。

（二）創(chuàng)新有效檔案管理方式。雖然現(xiàn)在科學(xué)化的檔案管理系統(tǒng)下已有電子化的運(yùn)用，但是由于技術(shù)的不完善和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的多變性，檔案管理系統(tǒng)仍有不安全的因素。比如計(jì)算機(jī)病毒、黑客惡意侵入、系統(tǒng)的崩潰等都有可能給檔案管理工作帶來巨大的風(fēng)險(xiǎn)。所以在檔案管理工作中，一定要做好檔案重要信息的存檔和備份工作。比如電子版的可以將重要文件一式兩份，一份用作平時(shí)調(diào)用查看，一份放在U盤、硬盤等移動(dòng)設(shè)備做長久保存。紙質(zhì)版的可以備份，原稿使用專用儲(chǔ)存室儲(chǔ)存，拓本用作平時(shí)使用。

（三）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)性工作是加強(qiáng)軟件設(shè)施和硬件設(shè)施的建設(shè)。軟件設(shè)施主要是指企業(yè)需要及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理模式，加強(qiáng)企業(yè)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)和專業(yè)技能提升，制定人才培養(yǎng)技術(shù)；硬件設(shè)施方面，企業(yè)需要對(duì)檔案信息管理、檢索系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和更新，提高管理專業(yè)化、技術(shù)化。同時(shí)在檔案管理工作中，企業(yè)需要積極鼓勵(lì)各部門加強(qiáng)溝通和交流，實(shí)現(xiàn)信息的互換和共享，為檔案管理提供更具效率性的參考意見。

五、結(jié)束語

檔案信息對(duì)于國家、企業(yè)、個(gè)人非常重要，作為企業(yè)有效運(yùn)營和國家快速發(fā)展的重要基礎(chǔ)，它的科學(xué)化發(fā)展水平衡量著一個(gè)國家的實(shí)力。檔案資料保管是一項(xiàng)專業(yè)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾砉ぷ鳎枰ㄟ^不斷的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和技能培訓(xùn)提高企業(yè)檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化程度。

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[3]于雪蓮.企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)問題分析及創(chuàng)新思路[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(03):53.