信息化背景下行政事業單位檔案管理路徑初探

文/山東省鄆城縣人力資源和社會保障局 張曉晨

信息化背景下行政事業單位檔案管理路徑初探

文/山東省鄆城縣人力資源和社會保障局 張曉晨

隨著社會信息技術的快速發展，計算機被廣泛地應用于各個領域，我國也逐漸向以互聯網為主要工具的信息時代過渡。尤其在行政事業單位檔案管理方面發揮了巨大的作用。檔案管理是行政事業單位的重要內容，因此在信息化背景下如何提高行政事業單位檔案管理工作的質量和水平是當前探究的重點。本文在信息化背景下從我國行政事業單位檔案管理現狀入手，探究了行政事業單位檔案管理的主要路徑，并總結了信息化背景下行政事業單位檔案管理科學化的必要性。

信息化；行政事業單位；檔案管理；路徑；必要性

一、我國行政事業單位檔案管理現狀

（一）檔案管理制度不完善、重視程度不夠。大部分行政事業單位缺乏系統的管理制度和管理體系，而且行政事業單位的領導者沒有充分認識到檔案管理工作的重要性，同時對檔案管理工作的監督力度不夠明顯。其次，由于檔案管理工作自身的特點，許多檔案管理人員認為檔案管理工作枯燥乏味、不重要，而且沒有花費過多時間的必要。正是由于領導者和管理人員沒有檔案管理意識，思維落后才使得檔案管理人員大多缺乏工作積極性。這嚴重制約了行政事業單位檔案管理工作的進步。

（二）檔案管理現代化水平不高。雖然現代社會信息技術在不斷創新和發展，但是檔案信息管理沒有充分利用現代設備和現代技術使得檔案管理仍然處于較低的水平。而且由于檔案管理技術復雜且混亂，檔案管理工作變得越來越隨意和盲目。除此之外，行政事業單位對檔案管理部門的投入過低，許多電子設備已經不能適應當前單位的需求。一些檔案管理的軟件已經不能實現信息共享和信息管理的目的，這是制約檔案管理信息化的重要因素。

（三）檔案管理人員的素質有待提高。檔案管理人員是檔案管理的實行者，他們的專業素質和綜合能力是決定檔案管理水平的重要因素。在信息化背景下，行政事業單位的檔案管理人員需要具備基本的操作能力和專業知識。但是就目前的情況來看，許多行政事業單位的檔案管理人才極為短缺，大部分管理人員不具備檔案管理的能力，而且他們缺乏檔案管理意識，認為自己的工作無足輕重以至于他們缺乏責任感。由此可見，信息化背景下培養專業的檔案管理團隊的重要性。

二、信息化背景下行政事業單位檔案管理路徑

（一）完善檔案管理制度、加強對檔案管理工作的重視。在當前社會背景下，要想推進檔案管理信息化建設，首先需要領導轉變觀念，重視檔案管理工作，加強對檔案管理工作的監督力度，并要提高工作者的積極性，讓他們能夠各司其職。其次，行政事業單位要加大對檔案管理的投入，檔案管理工作需要先進的信息設備來滿足單位的需求。此外，單位要從實際出發制定相關制度來規范檔案管理者的行為，并要建立健全系統的檔案管理體系，加強檔案信息化建設。

（二）提高檔案管理的現代化水平。信息化時代對檔案管理提出了更高的要求，因此行政事業單位要充分利用現代信息技術實現檔案管理的電子化和信息化。為此，單位還要注重培養檔案管理者的計算機操作能力，讓管理者能夠熟練地操作和運用現代化設備，提高工作的效率。互聯網作為檔案管理的重要工具，可以實現檔案數字化、智能化。所以行政事業單位要順應時代的潮流，響應信息化時代要求。

（三）提高檔案管理者的素質、建設專業的檔案管理隊伍。行政事業單位應該培養專業的檔案管理人員，為檔案管理工作提供條件和保證。為此，單位可以組織檔案管理人員定期參加公司培訓來提高他們的專業水平。同時單位可已采取必要的鼓勵措施鼓勵管理者積極學習，比如可以給表現好的員工一定的獎勵。除了專業知識以外，單位還要注重他們的思想素質，比如職業道德、價值觀念以及創新能力等。管理者的綜合素質是決定檔案管理水平的重要內容，所以單位要重視對檔案管理者的培養。

三、信息化背景下行政事業單位檔案管理科學化的必要性

（一）加強檔案管理是信息化社會發展的必然要求。在社信息技術快速發展的背景下，社會的經濟水平和人們的生活水平都得到了顯著的提高。在行政事業單位，傳統的檔案管理模式已經不能順應時代的潮流、滿足行政事業單位的需求，為此，行政事業單位要抓住信息化社會帶來的機遇，實現檔案管理的系統化、科學化和信息化。并且要在探索的路上不斷完善檔案管理制度，提高檔案管理的質量和水平。

（二）加強檔案管理是行政事業單位改革的重要措施。加強檔案管理是行政事業單位改革的重要內容。隨著行政事業單位規模的擴大，業務越來越多，要想提高行政事業單位的檔案管理水平就要鼓勵單位進行改革和創新。現代社會倡導可持續發展，所以檔案管理已經不僅僅是一份抄寫和保管的工作，我們應該提高工作者的積極性，重視檔案管理工作并且將實現檔案管理信息化作為行政事業管理單位的主要目標。

四、結束語

檔案管理是一項管理性、服務性、政治性的工作，在社會信息化背景下，信息技術使檔案的生成方式和管理辦法發生了巨大的變化。雖然信息技術促進了行政事業單位檔案管理工作的效率和質量，但是目前行政事業單位檔案管理仍然存在一些不足。因此我們要不斷地探索和完善行政事業單位檔案管理體系，充分發揮信息技術在行政事業單位檔案管理領域的優勢，從而提高行政事業單位的管理水平。

[1]楊鑫.關于事業單位檔案管理信息化的建設與發展的探討[J].科技創新與應用,2013.

[2]蘇紅.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].理論觀察,2014.