事業單位檔案管理規范化的思考

文/菏澤市單縣人社局基層服務管理平臺 董妹

事業單位檔案管理規范化的思考

文/菏澤市單縣人社局基層服務管理平臺 董妹

我國的事業單位管理體制為了適應社會的改革和發展，也進行了相應的改革。檔案管理工作在一個事業單位中有著重要的作用，是單位發展的基本要求。檔案是在事業單位發展的過程中所積累的東西，也含著職工活動的真實記錄，對單位來說有著極高的保存價值和參考價值。所以，事業單位必須要重視檔案管理工作。但是實際中檔案管理工作還存在很多問題，需要采取措施來規范檔案管理工作。本文對事業單位檔案規范化管理中的問題進行探討，并提出針對性的建議。

事業單位；檔案管理；規范化

檔案管理作為事業單位管理工作中的重要組成部分，對事業單位有著積極的促進作用，但是就當前情況看來，檔案的規范化管理存在很多問題。所以，規范事業單位的檔案管理工作，是事業單位當前的重要工作之一。事業單位檔案管理規范化建設需單位從多方面入手，結合單位的實際情況，合理規劃檔案管理工作，這對于檔案管理和事業單位的發展都有著重大意義。

一、事業單位檔案管理工作中存在的問題

（一）對檔案規范化管理不夠重視。隨著改革的深入，許多事業單位還把發展重心放在創造經濟效益上，忙著學習先進技術和理念，完全沒有意識到檔案管理的重要性。因為檔案管理工作不屬于政績型工作，所以領導很容易忽視，更不愿意把精力花費在檔案管理工作中，制約了檔案管理的良性發展。

（二）檔案管理規范化制度不健全。制度是一切工作順利展開的基礎和保障。很過事業單位對檔案管理規范化認識不夠和不重視，直接導致了檔案管理規范化制度的缺失。制度缺失了，檔案管理規范化工作就無章法可循，工作就很難有效、順利進行，同時也會讓檔案管理在工作中問題頻出。

（三）檔案管理模式傳統。當前很多事業單位的檔案管理工作還依然遵循傳統手段。傳統的檔案管理都是工作人員手工進行一系列檔案整理工作的，這種模式比較傳統，不規范，工作復雜繁瑣，精度不高，浪費大量的人力物力，最后也不見得有好的結果。例如，許多事業單位還用紙質檔案袋來保存檔案，時間長了，字跡淡化，會影響檔案準確性。在現階段，網絡和計算機的發展為人們的工作提供了很多便利。如計算機檢索已經被應用到了文檔管理工作中。為檔案的存儲時間和準確性提供了更大的保障。

二、規范事業單位檔案管理

（一）完善管理體制，建設網絡管理系統。檔案管理工作是事業單位中重要的工作，主要是對內部人員的檔案進行整合和保存，以便對內部工作人員進行管理和控制。加強檔案管理的規范化，首先要建立規范管理制度。檔案管理在事業單位中的發展空間不大，所以單位很少關注，這也導致了檔案管理制度的缺失。因此，事業單位要完善檔案管理制度，保證檔案管理工作人員在制度的規范下展開工作。這是基礎，也是必要性。其次，應該建立網絡管理系統。現在網絡技術已經融入到了社會的各個領域，那么在檔案管理中，工作人員也可以建立網絡檔案管理體系，加強各部門之間的聯系，提高檔案的利用效率，推動部門間的共同發展。

（二）做好檔案歸檔工作和分類管理工作。檔案管理過程復雜繁瑣，其中主要的工作就是檔案歸檔和分類。檔案分類就是按照內容和要求，對檔案進行順序編排和其他情況的分類，以便于后期對檔案的查詢和提取。所以在工作中，相關人員要按照科學的方法進行類型確定，并嚴格按照規定進行檔案分類。除此之外，對檔案的管理也是一個重要環節。工作人員要嚴格把控檔案的質量，規范檔案在借取和歸還過程的流程，避免檔案丟失，減少歸檔過程中出現的問題。

（三）堅持科學管理，嚴格管理檔案。檔案管理工作中，要對檔案存放的地點、存放方式等嚴格規定，及時修復受損檔案，科學集中對已經過期無用的檔案進行處理。所以為了規范檔案管理，要將檔案管理工作進行細分，嚴格把控每個環節，保證檔案管理的科學性和規范性。

（四）做好保密工作。檔案設計每個工作人員的隱私信息，所以管理人員要有足夠的意識，避免管理不當引起的信息外露的現象。事業單位要加強法律宣傳，讓工作人員對檔案管理有清楚的認識。提高規范化管理程度，加強檔案保密工作，制定保密條例，對于借閱要嚴格把控。在檔案銷毀時保障銷毀的徹底性，嚴格監督，杜絕一切信息外露的可能性。

（五）完善檔案室建設，注意檔案質量。單位發展時間越長，檔案就會存放越多。由于紙質的檔案多，占地面積大，再加上容易受潮和發霉，在存放中要格外注意。所以事業單位要對檔案室進行建設，避免保存不當造成檔案損壞。

（六）建立電子檔案，實現信息化管理。建立電子檔案，將紙質檔案轉化為電子檔案，方便查閱和管理，提高準確度，提升速度，促進檔案規范化管理。

三、總結語

檔案管理在一定程度上關系著事業單位的發展，因此，必須要加強重視，必須規范檔案管理，提高檔案管理的質量，推動事業單位的長足發展。

[1]李潔華.事業單位檔案管理規范化的對策研究[J].黑龍江史志,2014(15):101.

[2]李亞紅.事業單位檔案管理規范化路徑探討[J].辦公室業務,2016(17):109.