創新醫院檔案管理 提高檔案工作水平

文/唐山市第二醫院 伍志新

創新醫院檔案管理 提高檔案工作水平

文/唐山市第二醫院 伍志新

隨著科學技術的不斷發展，醫院管理現代化程度也在不斷提高，創新醫院檔案管理，提高檔案工作水平是醫院實施現代化的要求。本文從創新醫院檔案管理的重要性入手，分析創新醫院檔案提高檔案管理水平的措施，旨在促進醫院檔案管理模式的轉變，提高檔案管理質量，對其管理環境、管理系統、服務手段進行創新，更好地為醫院進行服務，推動醫療事業的發展。

創新；醫院檔案管理；措施

檔案是醫院的重要信息資源，對醫院的發展有著重要的意義。隨著醫院檔案管理項目的不斷增多，傳統的檔案管理模式已越來越不適應醫療事業的發展，醫院的檔案管理必須努力去適應新的環境，創新管理環境和管理系統和管理手段，實現醫院檔案管理現代化，才能更好地利用檔案資源來服務醫療事業，創新醫院檔案的建設不僅能夠有效解決傳統檔案管理中的問題，而且能夠在很大程度上提高管理效率，加強檔案管理水平。

一、創新醫院檔案管理的必要性

（一）傳統管理方式升級需要。傳統的檔案管理存在問題日益突出：一是管理難度大，傳統紙質檔案管理在自然條件下易受潮、破損及遺失，增加了案管理難度。二是由于紙質檔案資料多，占用存放空間，增加管理成本。三是比較容易出現安全問題，由于部分醫院沒有建設專門的檔案室，檔案的儲存管理混亂，容易出現存放安全問題。四是紙質傳統檔案的使用效率較低，傳閱、借閱等環節都比較麻煩，不利于檔案的使用。

（二）醫院信息化發展的需要。目前醫院信息化發展需要對傳統檔案管理方式進行升級，加強檔案數字化建設顯得尤為重要。一是創新醫院檔案管理方式，對傳統檔案管理方式的變革，可以縮短與現代化的、數字化檔案管理之間的差距，是適應人們不斷增長的醫療需要。二是實現數字化管理可以在更大程度上提高檔案的使用效率以及加強對檔案的保護，還能更好、更便捷地為經濟發展提供更有效的檔案服務，例如病人的診療記錄，可以及時調閱藥方，避免糾紛并且增加看病效率，解決看病難的問題。三是創新醫院檔案管理提高檔案工作水平，也是貫徹落實國家檔案管理部門加快檔案數字化、信息化建設文件精神的體現?？偟膩碚f，隨著社會經濟水平的提高，創新檔案管理提高檔案工作水平是社會效益與經濟效益的統一。

二、創新醫院檔案管理提高檔案工作水平的有效措施

（一）建立數字化檔案管理系統。要創新醫院檔案管理提高檔案工作水平，就需要從建立檔案數字化管理系統開始。首先，醫院檔案管理部門應該采用新型的數據設備，提高檔案數據庫的先進性，管理人員要建立文件級目錄，并實現文件資料打印與目錄文檔生成的同時運作，提高檔案數據庫的利用效率。其次，數據庫管理人員要通過認真輸入檢驗以確保文件資料錄入的準確性。此外，要重視對檔案原文件的數字化處理工作，充分利用掃描儀、數碼相機等新型數字化設備進行處理，逐步完善數據庫內的檔案內容。

（二）檔案資源的網絡化利用。醫院檔案管理系統建立后，管理人員可以采用建立網絡共享系統來提高檔案資源的利用，擴大檔案服務范圍。首先，管理人員要結合網站資源的管理與共享方式，充分利用先進的信息網絡技術，提高檔案的管理效率。其次，應該逐步實現檔案的網上現行文件查閱方式，不斷提高檔案資源利用。在不涉及單位機密的前提下，可以進一步擴大服務范圍，向社會提供更多的檔案資源共享服務。最后，檔案管理部門應該積極創新管理思想，適應日益增長的社會需求，為醫院人員、就醫人員提供更好的服務。

（三）創新檔案服務方式。檔案管理正在逐漸由傳統化的方式向現代化方式發展，與此同時，我們應該創新檔案服務方法，適應轉型時期的發展，注重傳統化向現代化發展時的銜接工作，傳統化的方式和現代化的方式并不是兩個概念，而是一種管理方式的升級，應該在具體處理兩者的同時，注重創新檔案服務方式，傳承傳統化管理方式的優點和理念，正確處理好轉變期間的銜接工作。具體來說，醫院應該根據社會檔案需求的發展，不斷地優化檔案的創新服務，例如檔案信息的加工儲存，檔案咨詢服務，現行的檔案瀏覽服務等，通過多樣化的服務方式，提高人們對檔案的使用效率，充分挖掘檔案的價值所在。

（四）加強對檔案工作的有效監管。做好醫院檔案工作的創新需要對檔案工作進行有效監管。首先，要加強對檔案資料信息錄入的監管，以確保資源信息的時效性和準確性。其次，在創新醫院檔案管理的過程中，要加強電子文件的利用與收集工作，以有效推動我國醫療事業信息化發展。此外，檔案管理人員在實際工作中，針對固有檔案管理軟件的實際使用情況及出現的問題及不足，對檔案管理系統進行不斷的優化與改善，通過進行0A辦公自動化系統改良等措施，加強對電子文件的收集等工作進行嚴格管理，提高電子文件的利用效率及安全性。具體來說，第一是注重原文件的保管工作，在進行信息化錄入的同時，注意有效的歸檔，防止出現檔案的丟失或破壞等情況，掃描錄入時要正確設置參數，以確保掃描圖片的質量。第二是提高檔案質量檢查工作，有效的檔案才能有效地為醫院和社會提供服務，所以應該加強對檔案資料的質量監督，應核對錄入前后檔案進行對比，對錄入系統后的數據質量、圖像質量進行檢查，例如順序、清晰度和完整性等，以確保檔案資料錄入系統后的有效性。第三，注重區分檔案的保密性和公開性，在創新醫院檔案管理的過程中，如何做好涉密檔案和非涉密檔案的區分工作是其中的一個重點，應該安全專人進行區分，隨后按照區分的結果進行掃描，同時在掃描過程中，應安排專門人員負責監管工作。

[1]梁怡.淺談目前醫院檔案管理存在的問題及對策[J].現代醫院,2012(44):95-96.

[2]羅軍.醫院檔案信息化初探[J].中國衛生經濟,2015(3):29.