創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理 提高檔案工作水平

文/唐山市第二醫(yī)院 伍志新

創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理 提高檔案工作水平

文/唐山市第二醫(yī)院 伍志新

隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院管理現(xiàn)代化程度也在不斷提高，創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理，提高檔案工作水平是醫(yī)院實施現(xiàn)代化的要求。本文從創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理的重要性入手，分析創(chuàng)新醫(yī)院檔案提高檔案管理水平的措施，旨在促進醫(yī)院檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，提高檔案管理質(zhì)量，對其管理環(huán)境、管理系統(tǒng)、服務(wù)手段進行創(chuàng)新，更好地為醫(yī)院進行服務(wù)，推動醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。

創(chuàng)新；醫(yī)院檔案管理；措施

檔案是醫(yī)院的重要信息資源，對醫(yī)院的發(fā)展有著重要的意義。隨著醫(yī)院檔案管理項目的不斷增多，傳統(tǒng)的檔案管理模式已越來越不適應醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院的檔案管理必須努力去適應新的環(huán)境，創(chuàng)新管理環(huán)境和管理系統(tǒng)和管理手段，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化，才能更好地利用檔案資源來服務(wù)醫(yī)療事業(yè)，創(chuàng)新醫(yī)院檔案的建設(shè)不僅能夠有效解決傳統(tǒng)檔案管理中的問題，而且能夠在很大程度上提高管理效率，加強檔案管理水平。

一、創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理的必要性

（一）傳統(tǒng)管理方式升級需要。傳統(tǒng)的檔案管理存在問題日益突出：一是管理難度大，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理在自然條件下易受潮、破損及遺失，增加了案管理難度。二是由于紙質(zhì)檔案資料多，占用存放空間，增加管理成本。三是比較容易出現(xiàn)安全問題，由于部分醫(yī)院沒有建設(shè)專門的檔案室，檔案的儲存管理混亂，容易出現(xiàn)存放安全問題。四是紙質(zhì)傳統(tǒng)檔案的使用效率較低，傳閱、借閱等環(huán)節(jié)都比較麻煩，不利于檔案的使用。

（二）醫(yī)院信息化發(fā)展的需要。目前醫(yī)院信息化發(fā)展需要對傳統(tǒng)檔案管理方式進行升級，加強檔案數(shù)字化建設(shè)顯得尤為重要。一是創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理方式，對傳統(tǒng)檔案管理方式的變革，可以縮短與現(xiàn)代化的、數(shù)字化檔案管理之間的差距，是適應人們不斷增長的醫(yī)療需要。二是實現(xiàn)數(shù)字化管理可以在更大程度上提高檔案的使用效率以及加強對檔案的保護，還能更好、更便捷地為經(jīng)濟發(fā)展提供更有效的檔案服務(wù)，例如病人的診療記錄，可以及時調(diào)閱藥方，避免糾紛并且增加看病效率，解決看病難的問題。三是創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理提高檔案工作水平，也是貫徹落實國家檔案管理部門加快檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)文件精神的體現(xiàn)。總的來說，隨著社會經(jīng)濟水平的提高，創(chuàng)新檔案管理提高檔案工作水平是社會效益與經(jīng)濟效益的統(tǒng)一。

二、創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理提高檔案工作水平的有效措施

（一）建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。要創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理提高檔案工作水平，就需要從建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)開始。首先，醫(yī)院檔案管理部門應該采用新型的數(shù)據(jù)設(shè)備，提高檔案數(shù)據(jù)庫的先進性，管理人員要建立文件級目錄，并實現(xiàn)文件資料打印與目錄文檔生成的同時運作，提高檔案數(shù)據(jù)庫的利用效率。其次，數(shù)據(jù)庫管理人員要通過認真輸入檢驗以確保文件資料錄入的準確性。此外，要重視對檔案原文件的數(shù)字化處理工作，充分利用掃描儀、數(shù)碼相機等新型數(shù)字化設(shè)備進行處理，逐步完善數(shù)據(jù)庫內(nèi)的檔案內(nèi)容。

（二）檔案資源的網(wǎng)絡(luò)化利用。醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)建立后，管理人員可以采用建立網(wǎng)絡(luò)共享系統(tǒng)來提高檔案資源的利用，擴大檔案服務(wù)范圍。首先，管理人員要結(jié)合網(wǎng)站資源的管理與共享方式，充分利用先進的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高檔案的管理效率。其次，應該逐步實現(xiàn)檔案的網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱方式，不斷提高檔案資源利用。在不涉及單位機密的前提下，可以進一步擴大服務(wù)范圍，向社會提供更多的檔案資源共享服務(wù)。最后，檔案管理部門應該積極創(chuàng)新管理思想，適應日益增長的社會需求，為醫(yī)院人員、就醫(yī)人員提供更好的服務(wù)。

（三）創(chuàng)新檔案服務(wù)方式。檔案管理正在逐漸由傳統(tǒng)化的方式向現(xiàn)代化方式發(fā)展，與此同時，我們應該創(chuàng)新檔案服務(wù)方法，適應轉(zhuǎn)型時期的發(fā)展，注重傳統(tǒng)化向現(xiàn)代化發(fā)展時的銜接工作，傳統(tǒng)化的方式和現(xiàn)代化的方式并不是兩個概念，而是一種管理方式的升級，應該在具體處理兩者的同時，注重創(chuàng)新檔案服務(wù)方式，傳承傳統(tǒng)化管理方式的優(yōu)點和理念，正確處理好轉(zhuǎn)變期間的銜接工作。具體來說，醫(yī)院應該根據(jù)社會檔案需求的發(fā)展，不斷地優(yōu)化檔案的創(chuàng)新服務(wù)，例如檔案信息的加工儲存，檔案咨詢服務(wù)，現(xiàn)行的檔案瀏覽服務(wù)等，通過多樣化的服務(wù)方式，提高人們對檔案的使用效率，充分挖掘檔案的價值所在。

（四）加強對檔案工作的有效監(jiān)管。做好醫(yī)院檔案工作的創(chuàng)新需要對檔案工作進行有效監(jiān)管。首先，要加強對檔案資料信息錄入的監(jiān)管，以確保資源信息的時效性和準確性。其次，在創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理的過程中，要加強電子文件的利用與收集工作，以有效推動我國醫(yī)療事業(yè)信息化發(fā)展。此外，檔案管理人員在實際工作中，針對固有檔案管理軟件的實際使用情況及出現(xiàn)的問題及不足，對檔案管理系統(tǒng)進行不斷的優(yōu)化與改善，通過進行0A辦公自動化系統(tǒng)改良等措施，加強對電子文件的收集等工作進行嚴格管理，提高電子文件的利用效率及安全性。具體來說，第一是注重原文件的保管工作，在進行信息化錄入的同時，注意有效的歸檔，防止出現(xiàn)檔案的丟失或破壞等情況，掃描錄入時要正確設(shè)置參數(shù)，以確保掃描圖片的質(zhì)量。第二是提高檔案質(zhì)量檢查工作，有效的檔案才能有效地為醫(yī)院和社會提供服務(wù)，所以應該加強對檔案資料的質(zhì)量監(jiān)督，應核對錄入前后檔案進行對比，對錄入系統(tǒng)后的數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像質(zhì)量進行檢查，例如順序、清晰度和完整性等，以確保檔案資料錄入系統(tǒng)后的有效性。第三，注重區(qū)分檔案的保密性和公開性，在創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理的過程中，如何做好涉密檔案和非涉密檔案的區(qū)分工作是其中的一個重點，應該安全專人進行區(qū)分，隨后按照區(qū)分的結(jié)果進行掃描，同時在掃描過程中，應安排專門人員負責監(jiān)管工作。

[1]梁怡.淺談目前醫(yī)院檔案管理存在的問題及對策[J].現(xiàn)代醫(yī)院,2012(44):95-96.

[2]羅軍.醫(yī)院檔案信息化初探[J].中國衛(wèi)生經(jīng)濟,2015(3):29.