中職學校檔案工作的規范化、標準化管理策略思考

文/山東省汶上縣高級職業技術學校 陳洪亮

中職學校檔案工作的規范化、標準化管理策略思考

文/山東省汶上縣高級職業技術學校 陳洪亮

中職學校要實現檔案管理現代化的首要前提是實行規范化、標準化的檔案管理工作，本文重點探討了中職學校檔案工作的現狀，并闡述了檔案管理標準化、規范化的特點和內容，提出了檔案管理過程中應注意的問題及管理策略。

中職學校；檔案管理；規范化；標準化；現代化；策略

我國中職學校檔案管理起步晚，發展慢，管理方式比較傳統落后，存在的問題很多，要使檔案管理向現代化方向發展，必須引入標準化、規范化的管理方式，了解目前中職學校檔案管理工作中存在的問題，分階段、有步驟、有目的性地推進檔案管理的規范化和標準化，采取適當的方式對中職學校的檔案管理工作進行改良。

一、中職學校檔案工作的現狀

我國中職學校實行檔案管理時間比較晚，經驗比較欠缺，管理模式比較粗放，現代化水平不高，具體表現在：1.檔案實行分散管理，分散了人力和物力，不利于檔案的查找和利用。2.沒有健全檔案管理制度，尤其是缺少文件立卷程序，文件流失率高，歸檔困難。3.沒有專門存放檔案的空間。大多數中職學校都沒有專門的檔案室，也沒有專門保存檔案的柜子，保存檔案的環境差，易使檔案損壞。4.檔案查找困難，由于建檔、存檔制度不夠完備，導致檔案查找利用極不方便。5.工作人員素質不高。工作人員年齡普遍偏大，專業水平不高，學習能力差，對現代化的網絡媒介熟悉程度低。

二、中職學校檔案管理標準化、規范化的特點

第一，檔案管理成本低。實行規范化、標準化的檔案管理，可以顯著提升檔案的存儲量，還能極大地節約人力成本，在實現檔案管理科學化的同時還有利于工作成本的降低。第二，對檔案管理工作人員的素質要求更高。工作人員必須學習現代化的檔案管理方式，學會運用網絡等科技手段對檔案進行處理，要有良好的業務能力和政治素養，并具備良好的職業態度和職業道德，思想要先進，能緊跟時代的發展，勇于接受新事物。第三，檔案利用更加便捷。隨著以計算機為主的高科技的迅速發展，使得檔案管理更加簡單、高效和快捷，在檔案管理過程中引入了計算機進行管理，不但加大了檔案系統的存儲量，還能增加查閱的便捷性，管理也更具邏輯性，這是檔案管理工作的一次革新。

三、檔案管理工作標準化、規范化的內容

（一）檔案管理組織的標準化和規范化。以現代的科學理論為基礎，融合現代化的管理模式，建立健全的檔案管理機構，對組織機構內部進行分工，建立科學的管理程序。

（二）檔案管理技術的標準化、規范化。在檔案的管理過程中要廣泛應用計算機、聲像、印刷等技術手段對檔案進行處理，這樣可以讓檔案的建立、查閱、歸檔等各項工作更加規范，檔案管理更加高效和便捷。

（三）檔案管理保護的標準化、現代化。在檔案管理過程中要重視檔案保護載體的現代化，現代檔案管理過程中一般采用聲像、電子等載體，相比于傳統的紙質載體有很大區別，這種新型的檔案載體有利于對檔案的保護。

（四）檔案管理思路的更新。對檔案管理實行標準化和規范化的操作必須要求工作人員思路的更新，要改變原有的靜止的局面，讓檔案動起來，對檔案既要管好還要用好。

（五）要實現管理制度的標準化和規范化。中職學校要對檔案管理工作加以重視，對目前存在的缺點進行改良，建立以實際情況為基礎的現代化檔案管理制度。要建立責任制，將具體工作分工到各部門。還要建立檔案分級制度，對檔案的重要性進行分級，實行不同的管理方式，對私密性的檔案要注意保密。

四、中職學校在追求檔案管理現代化中應注意的問題

（一）要注意提升檔案案卷質量。要提升檔案的裝訂水平，完善檔案立卷方法，對檔案的收集、整理、存儲工作要做到細致認真，要定期對檔案進行檢查，以防損壞。

（二）要堅持“以我為主”的立卷歸檔原則。立卷時要盡量避免檔案的無序化和重復性，要堅持“以我為主”的立卷歸檔原則，讓檔案更加完整，使檔案檢索和查閱更加方便。

（三）以標準化、規范化的公文制法為基礎。檔案的前身是公文，檔案的質量受公文制法的質量所影響。所以，必須要加強公文制法的標準化和規范化管理，這樣才能提升檔案管理的現代化水平。

（四）要注意對人員的管理。檔案管理人員是整個檔案管理的第一要素，要落實工作人員的職責，定期組織學習，重視人員素質的提升，吸納專業的人才進行檔案管理工作，員工隊伍應該朝年輕化方向發展。

（五）管理思路要與時俱進。當今時代是知識經濟時代，知識的更新速度日新月異，我們在進行檔案管理工作時要緊盯行業發展，不斷解放思想，堅持與時俱進，結合自身實際情況，引進世界上一切先進的管理方式。

五、結束語

綜上所述，我國中職學校檔案管理工作面臨重重困難，現代化水平低，人員素質低，管理方式粗放，只重視“管”，而不重視“用”，在解決這些問題時要引入規范化、標準化的管理方式，要認清這種管理模式的特點，將其與實踐聯系起來，還要重視在追求檔案管理現代化過程中的問題。一直以來，中職學校對檔案管理工作都沒有引起足夠重視，這是檔案管理現代化水平低下的根本原因，我們要從觀念上進行革新，不斷學習先進的管理經驗，引進先進的設備，堅持與時俱進、解放思想、實事求是的思想路線，落實標準化、規范化的管理策略，為提升中職學校檔案管理水平不斷努力。

[1]陳彩燕.中職學校檔案管理工作亟待達標升級[J].辦公室業務,2014(24):51+60.

[2]張建新.中職學校檔案管理應走管理與服務并重之路[J].太原城市職業技術學院學報,2013(6):122-123.