鄉鎮檔案管理信息化建設路徑探究

文/河南省鄧州市花洲辦事處計生服務中心 魏躍先

鄉鎮檔案管理信息化建設路徑探究

文/河南省鄧州市花洲辦事處計生服務中心 魏躍先

隨著網絡技術發展的不斷加快，信息化已經成為各個行業發展的必然趨勢。檔案管理是鄉鎮政府日常管理的重要組成部分。檔案管理信息化是必由之路，更是鄉鎮政府檔案資源建設所需。但是從鄉鎮政府的檔案信息化建設現狀看，和建設所需還存在一定差異。本文闡述了鄉鎮政府檔案管理建設信息化的必要性，并提出加強檔案管理信息化建設的對策建議，以期能夠給相關研究者提供一定的啟示和借鑒。

檔案管理；信息化建設；路徑

檔案管理信息化就是以現代化信息技術作為支撐，對檔案信息進行加工、管理及存儲的一種管理手段。檔案管理信息化本質就是將管理的中心從實體檔案朝著電子信息轉變，為檔案管理帶來便捷。但是管理信息化又與檔案資料數字化有區別，信息化需要各個部門統一組織和規劃共同進行，從而體現出信息化管理在形式、傳輸及利用等各方面的優勢與特征。鄉鎮政府的檔案管理是開展基層管理的重要環節，因此加強檔案管理信息化建設在檔案管理工作中具有現實意義。

一、鄉鎮檔案管理建設信息化的必要性

隨著社會的不斷發展，政府檔案管理中涉及的資源與數據越來越冗雜，檔案管理工作中出現的難題越來越多。信息化建設有效化解這些難題，才能夠最大化利用檔案資源。因此，在鄉鎮檔案管理中建設信息化非常重要。

（一）檔案管理信息化內容。管理信息化涉及內容比較多，歸納起來主要包含三個方面：1.將檔案信息資源朝著數字化方向進行調整。2.加強檔案信息的接收、整理、存儲、使用以及管理各方面信息化程度，讓檔案資料形成電子檔案。3.構建信息共享機制，提高檔案資源的利用率。

（二）檔案信息化管理的優點。鄉鎮政府建設檔案管理信息化，有利于對各種檔案進行統籌管理。各個部門對檔案分類管理，實現信息化管理后，檔案資源信息需要者只需要在網上輸入關鍵詞，就能夠便利地查詢出各類檔案的信息，十分便捷便利。有利于所需者快速、及時查詢相關資料。在鄉鎮政府開展檔案信息化管理還能降低管理人員的工作量，降低耗費的時間。采用信息化檔案管理能夠減少紙質檔案管理所需要的存儲空間，就可把空出來的地方使用在其他的工作上，能夠更加合理應用騰出的空間，發揮鄉鎮工作價值，讓信息化管理更便利、更有效。由此可見，在鄉鎮政府檔案管理中進行信息化建設非常重要，因此鄉鎮政府應該加強檔案管理的信息化建設。

二、鄉鎮檔案管理信息化的建設路徑

從前面分析來看，鄉鎮的檔案管理中建設信息化管理模式非常重要，具有各種管理優點。因此，探討信息化建設路徑具有實用價值。在開展信息化建設時應該從如下幾個方面入手：

（一）樹立信息化管理理念。在2002年，國家就提出了《加強基層管理信息化建設》的要求，該要求主要宗旨就是通過信息化建設提升基層的管理水平。在這種精神指導下，基層政府就應該加強檔案的現代化管理、信息化意識，以建設信息化為目標，不斷挖掘信息化資源，加快建設管理信息化的步伐。因此鄉鎮政府應該將為人民服務作為工作核心，以百姓需求為工作準繩，制定建設管理信息化目標，增加信息化建設的投入，成立檔案信息管理部門與管理隊伍，專人負責這項工作的開展，實現管理信息化建設的目標。而且鄉鎮政府各個部門還要滿足時代發展要求，提高信息化建設重要地位，加強檔案登記及歸檔工作，對有價值的檔案資源在政府信息網上進行整體布局。

（二）建設鄉鎮政府的網絡檔案。要實現鄉鎮檔案管理信息化的基本條件就是檔案網絡化，這樣才能夠實現檔案管理的信息化。基于這種要求，鄉鎮政府應該為政府建立一個相對獨立的網站，網站中的個性內容應該與整個鄉鎮相關情況及最快速、最及時的政策消息相關。其二，要在鄉鎮政府網站中給檔案管理建立獨立的網頁。其三，鄉鎮政府將所有紙質檔案采用掃描形式保存到計算機中，并在計算機中把這些檔案按照標準分類進行管理。其四，讓各個檔案室之間存在內部聯系，彼此間能夠相互彌補。比如戶籍部門構建戶口檔案，而保險部門構建和保險相關的檔案等等檔案館，當人們在查詢戶口時，就能夠同時查詢出教育、保險等各種信息。

（三）完善檔案信息管理制度。鄉鎮政府檔案資源的管理信息化，對管理環境與管理防范提出新要求，促使檔案管理模式及防范發生新改變。完善檔案管理的制度，是實現管理信息化的基礎保障；在建設檔案管理信息化時，檔案管理要將建設信息化管理作為一項重點工作來抓，結合信息化管理的特征與規律，對管理相關的規章制度進行完善，建立完善的管理制度、考核制度、崗位責任制、監督機制以及激勵機制，明確各個部門及有關人員在信息化建設中的作用與職責，制定信息化管理的標準與要求，促使管理工作朝信息化方向發展。建立完善的制度基礎上，相關部門還需要緊抓落實，并在落實過程中有針對性地進行修繕與補充，確保信息化管理的先進性和科學性，發揮檔案管理在鄉鎮政府管理的作用。

（四）完善信息化管理的配套設施。在信息化快速發展背景下，鄉鎮政府就要積極響應國家號召，增大信息化管理的資金投入，為鄉鎮政府建設檔案室、檔案館，購買先進的信息化管理配套設備，比如除濕器、掃描儀及復印機等等，及時升級信息化管理系統，然后把紙質檔案采用信息化形式轉化和歸檔，同時對相關類型檔案分類處理，提高檔案資料管理水平與檔案價值，才能為資料查詢與分析需求者提供更到位的信息服務。鄉鎮政府管理檔案機構還要盡可能建立網絡化管理系統，在檔案管理內部建立局域網管理系統，提高管理系統安全系數，共享檔案信息資源，在上級管理部門幫助下，對檔案信息進行擴建與補充，開發高效的信息檢索工具，提高利用檔案資源的利用率。

（五）引進與培養專業人才。無論多么良好的信息化管理，都是由人來實現和完成，因此人才才是最重要的資源，一旦專業人才不足，鄉鎮檔案管理必定無從說起。因此，鄉鎮政府就要不斷引入檔案信息化管理的專業人才，引入一些既懂信息管理又有檔案管理經驗的人才，滿足信息化管理需求。同時鄉鎮政府還必須要重視管理人才的培訓與管理，對管理信息化人才有針對性進行統計培訓與職業素養教育，要求相關人員做好自我管理，自主學習，加強經驗積累，樹立牢固的服務意識，不斷提高服務質量。為了防止人才流失，檔案管理部門要加強日常管理，通過在職培訓、提升薪酬、進修學習及崗位晉升等各種手段，加強檔案信息化管理人才建設，讓管理人員能夠看到檔案管理工作的重要性，看到檔案管理崗位的前途與價值，激發管理人員的責任意識與工作熱情，營造出積極向上的信息化管理環境。

鄉鎮檔案的信息化管理，能夠更有效發揮檔案資源的價值。當然在建立過程中，政府也必須要注意有關的問題，比如避免不法分子盜取檔案信息，從而危害人們利益。必須要結合鄉鎮政府自身實況，采取合理有效的建設途徑，從而真正實現信息化管理的目標和要求。

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