對人才交流服務中心檔案管理工作的思考

文/太原市清徐縣人才交流服務中心 郭素萍

對人才交流服務中心檔案管理工作的思考

文/太原市清徐縣人才交流服務中心 郭素萍

隨著我國經濟的不斷發展，各個行業隨之得到成長與發展的機會和平臺，從而發生不同程度的變化，近幾年，互聯網行業蓬勃興起，信息化時代由此到來，在這樣一種大局勢下，檔案管理工作面臨相應變革勢在必行，本文主要基于現狀分析，結合自身感悟，對檔案管理工作的開展提出幾點建議或看法，以期促進檔案管理工作的高效有序進行。

人才交流服務中心；檔案管理工作；思考

一、開展檔案管理工作的重要意義

人才交流服務中心的主要工作職責是為人才服務，通過強化人才之間、人才與企業社會之間的交流聯系，達到完善人才市場的目的，這對整個社會穩定發展有著極其重要的意義。一方面，社會各個行業的正常運轉與人才的供給有著密切聯系，行業需要招徠人才，人才需要找到適合他的企業和崗位，人才交流服務中心在這兩個環節中起著較為重要的作用。二是，我國作為一個人口大國，人才數目巨大，對于人才的管理顯得極為重要，人才交流服務中心的宗旨在于提供一個交流的平臺，從而能夠更好地為人才服務，促進人才管理的有效實施。檔案管理工作是人才交流服務中心工作職責的重要組成部分：一方面，對于檔案進行相關的管理，是人才交流服務中心的職責所在；另一方面，對于人才檔案進行相應的管理，是時代發展下的結果。

開展檔案管理工作是人才交流服務中心工作的主要內容，對促進人才市場的完善有著極大的作用，該項工作的開展顯得極為必要，具有極其重要的意義，主要表現在以下幾個方面：第一，檔案在企業選拔人才的過程中具有重要意義。檔案是人才工作經歷、學習經歷、工作表現及成長表現等各方面的書面說明，是促進企業真實有效地了解人才的重要資料，在具體的生產活動中，出于對利益的考慮，企業希望以最少的成本找到最適合崗位需求的人才，人才檔案是人才選拔過程中的重要參考資料，具有較高的真實性，對于幫助企業選拔人才有著極大的作用。第二，檔案對于促進人才的成長和發展有著極大的好處。人才檔案中主要記錄人才過去發生的一些經歷，從過去的經歷中可以對人才的行業發展方向進行分析，并作出相應規劃，由于人才檔案的真實性，這份參考資料對于幫助企業或人才本身制定相應的職業成長計劃有著極其重要的作用。

二、強化檔案管理工作有效性的相關策略

（一）針對檔案丟失的問題，應強化管理人員的職責意識。人才交流服務中心面對的服務對象，大多為應屆畢業生，從每年的統計數據看來，我國每年大學畢業生逐步增加，人才數量大幅上漲，在這樣一種狀況下，人才檔案數量急劇增加，人才交流服務中心的管理人員的工作量隨之大幅上漲。工作量增加的同時，檔案管理人員的數目并沒有發生太大的變化，在一定程度上，加大了檔案管理人員的工作難度。檔案丟失問題的存在，主要基于以下兩個原因：第一，人才數量增加的背后，造成工作量加大，無形中增加了檔案管理的難度，檔案管理人員極易出現失誤，從而導致檔案丟失。第二，人才檔案的主要對象為畢業生，他們往往忽視人才檔案的重要性，極易由于本身的原因，造成人才檔案的丟失，另外，隨著時代的發展，人才的流動性也不斷加大，在檔案交替的過程中，極易產生檔案丟失的問題。針對檔案丟失這一問題分析，我們發現其根本原因主要在于檔案管理人員缺乏足夠的職責意識，人才自身缺乏對檔案的重視這兩個方面，因此，為強化檔案管理工作的有效性，促進檔案管理工作高效有序開展，人才交流服務中心應建立相應的獎懲制度及開展相應的培訓活動，從而達到強化管理人員職責意識的目的。

（二）針對檔案管理工作的繁瑣性，應提升管理人員的工作效率。隨著人才數量的急劇增長以及人才流動性的不斷加大，檔案管理工作難度不斷加大。檔案管理工作的開展，其本身就具備一定的繁瑣性，工作內容涉及范圍廣，同時又需要極為細致的觀察力和注意力，避免出現泄漏檔案、檔案缺失、檔案惡意篡改等問題。為促進檔案管理工作高效有序進行，針對檔案管理工作本身具備的繁瑣性，相關部門應積極采取相應措施，不斷提升管理人員的工作效率，必要時增加檔案管理工作的人力資源，從而保障檔案管理工作的有效運轉。管理人員工作效率的提升，主要措施包括以下幾個方面：第一，信息技術不斷發展的今天，相關部門可以聘請專門信息技術人才，簽署保密協議，幫助完善人才交流服務中心的信息管理系統，促進檔案管理信息化的有效實施。第二，建立健全相應的規章制度，明確職責至具體的個人，針對違法違紀行為作出相應處罰，針對表現優異的工作人員給予相關鼓勵，加強檔案管理團隊之間的交流溝通，提升團隊凝聚力，在檔案管理工作中充分發揮團隊力量，從而達到提升工作效率這一目的。管理人員的工作效率對檔案管理工作的開展，對于整個行業的發展，有著極其重要的作用，相關部門應給予其足夠的重視，借助外部及內部力量，共同促進目標的實現。

三、結語

結合實際情況，針對現狀分析，本文提出筆者的兩點建議及看法，以期促進人才交流服務中心中檔案管理工作的開展。在實際工作過程中，全體職工應協同配合，共同努力，從而促進檔案管理工作的高效有序展開。

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