新形勢下企業(yè)加強檔案管理的幾點思考

文/陜西省交通規(guī)劃設(shè)計研究院 王娟

新形勢下企業(yè)加強檔案管理的幾點思考

文/陜西省交通規(guī)劃設(shè)計研究院 王娟

檔案管理在促進經(jīng)濟發(fā)展方面的作用是不可替代的，應快速發(fā)現(xiàn)檔案管理的相關(guān)問題，科學合理地提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率，為檔案管理工作的優(yōu)質(zhì)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。本文對新形勢下企業(yè)加強檔案管理的措施進行了分析。

新形勢；企業(yè)；檔案管理

一、企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

縱觀我國當前各行業(yè)企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀不難看出，工作人員技術(shù)水平普遍不高。由于深受較多因素的影響，當前企業(yè)檔案管理人員專業(yè)能力以及工作業(yè)務水平并不高，加之企業(yè)不重視檔案管理，導致崗位人員無法快速更新專業(yè)知識，參與技能培訓的機會少之又少。檔案管理人員通常是兼職或是承擔多項職能。長久以來，負責檔案管理的企業(yè)領(lǐng)導，并沒能形成正確的工作觀念，部分人員認為檔案管理可有可無，無法將該項工作看成是企業(yè)管理的重要部分。一些領(lǐng)導認為檔案管理僅僅是保管好重要的檔案信息便可，該項工作無法同生產(chǎn)崗位相比，后者才能夠創(chuàng)造出可觀的經(jīng)濟效益，前者無法對企業(yè)創(chuàng)新、創(chuàng)造性發(fā)展發(fā)揮太大影響。

上述現(xiàn)象充分表明，企業(yè)部分員工欠缺對檔案管理的科學認識，導致該項工作無法符合現(xiàn)代企業(yè)管理的真正需要。當前，較大比例的企業(yè)檔案管理員工并沒有接受過專項業(yè)務技能培訓，欠缺豐富的檔案管理知識，針對企業(yè)檔案信息的重要性、分類、收集、整理、歸納、裝卷等并不熟悉，無法形成標準化意識。一些企業(yè)檔案管理崗位普遍存在減值現(xiàn)象，員工無法投入更多的精力在檔案管理上，進而阻礙了檔案管理工作水平的全面提升。

二、新形勢下企業(yè)加強檔案管理的措施

（一）檔案管理信息化。企業(yè)檔案管理中采用電子信息化模式極為重要，首先可將企業(yè)檔案依照專業(yè)技術(shù)、科技員工、財務工作、生產(chǎn)報表等類別做細化分配，進而完成不同載體的集成化管控。另外，采用電子信息化技術(shù)管理企業(yè)檔案可全面提升工作效率，滿足企業(yè)各部門、相關(guān)工作人員快速高效查詢檔案信息的需要，同時還可明顯降低檔案工作人員的任務量，令查閱檔案的質(zhì)量與效率均有所提升。再者，利用電子化技術(shù)模式可完全將企業(yè)重要檔案的原貌保存下來，大大提升了企業(yè)檔案信息的可用性、可信性以及精準性。通過電子信息化管理，員工在查詢檔案過程中便可不接觸原件，進而大大提升了對企業(yè)檔案信息原件的完好保存度。利用網(wǎng)絡系統(tǒng)、電子信息技術(shù)管理企業(yè)檔案還可突破由于地域限制而造成的查詢應用障礙，真正達到異地、跨時空查詢檔案的目標。

在檔案管理工作方面，新時期檔案管理工作的重要發(fā)展方向是全面實現(xiàn)信息化。在信息化發(fā)展的大環(huán)境下，檔案文件的全部備案、檔案信息資料的整理分析全部可以運用現(xiàn)代化計算機信息技術(shù)作為基礎(chǔ)技術(shù)來完成。這不僅僅在某種意義上提升了檔案資料的安全性，還最大限度節(jié)省了檔案信息鑒別及整理時要付出的時間。除此之外，檔案管理的信息化不僅可以為企業(yè)集團或者是政府機關(guān)、事業(yè)單位的重大決策提供最可靠的根據(jù)和支持，還可以讓使用人員無障礙、跨區(qū)域查找檔案資料，全面實現(xiàn)檔案信息智能交換以及資源共享，進而最大程度促進各相關(guān)部門的穩(wěn)定發(fā)展。

（二）檔案管理一體化。檔案管理每個階段的整合就是檔案管理一體化的具體表現(xiàn)，其完全去除了檔案管理的每個相對獨立的流程，全面徹底提升了檔案管理的效率。古老傳統(tǒng)的檔案管理大致可以分為四個方面：主要是檔案的長期保存、檔案的整理備案、檔案的保存、檔案的使用。因為檔案和文檔的具體管理方法以及所用標準都不一樣，所以檔案管理的效率就受了較大的影響。因此檔案管理慢慢地向一體化方面改進，在檔案管理工作之中，要完全知道檔案管理一體化的基本流程以及關(guān)鍵操作，全面提升檔案管理的工作質(zhì)量。

（三）檔案管理多元化。在公眾慢慢地認知檔案管理的作用后，檔案管理的工作重點定位于服務公眾。檔案管理的實際數(shù)量是由于社會市場經(jīng)濟飛速發(fā)展而不斷豐富的，無論是政府機關(guān)、事業(yè)單位以及學術(shù)調(diào)查研究的發(fā)展，還是人民群眾的生活以及國家信息，檔案管理的作用都是意義重大的。因此，檔案管理一定要向多元化方向發(fā)展，向社會全體人員提供相關(guān)檔案信息的查詢業(yè)務，從而最大限度地發(fā)揮檔案管理所具有的作用。同時，在信息查詢方面一定不要局限于紙質(zhì)檔案古老的查詢方式，還可以運用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段來進行相關(guān)的查詢服務。

（四）加強檔案管理人員職業(yè)道德建設(shè)。加強思想政治教育，夯實職業(yè)道德根基。尤其要解決其思想問題，強化檔案管理人員馬克思主義的思想教育，核心與靈魂即是全心全意為人民服務。加強檔案管理人員全心全意為人民服務的宗旨引導，開展學習和自我學習，批評與自我批評，最重要的就是加強其服務意識的教育。道德，是維系社會良性發(fā)展所必須的，要貫徹敬業(yè)、誠實守信、奉獻社會的服務精神，克服那種認為勞動只是一種差事的看法，為人民謀取利益，為人民做好事，做實事。

三、結(jié)束語

隨著社會的日益進步和發(fā)展，檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展得到社會各界越來越多的關(guān)注。檔案管理工作在企業(yè)的發(fā)展中，起到了非常重要的作用，是一項比較基礎(chǔ)的工作。本文對新形勢下企業(yè)加強檔案管理的措施進行如上分析，希望得到同行的認可。

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