淺談城建檔案管理存在的問題及對(duì)策

文/大理白族自治州建筑施工安全監(jiān)督管理處 龔小萍

淺談城建檔案管理存在的問題及對(duì)策

文/大理白族自治州建筑施工安全監(jiān)督管理處 龔小萍

當(dāng)今時(shí)代，科學(xué)技術(shù)發(fā)展日新月異，城建檔案管理也正走上現(xiàn)代化管理的道路，但是由于各方面因素的共同影響，導(dǎo)致當(dāng)前城建檔案管理面臨諸多問題，在此情況下，我們有必要針對(duì)城建檔案管理進(jìn)行分析和研究，探索問題產(chǎn)生的根本原因，并提出相應(yīng)的對(duì)策，以期能促進(jìn)城建檔案管理效率和質(zhì)量的提升，推動(dòng)城建檔案快速發(fā)展。

城建檔案管理；問題；對(duì)策

一、當(dāng)前城建檔案管理存在的主要問題

（一）檔案管理意識(shí)薄弱，管理體制不健全。很多項(xiàng)目單位對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)往往存在一定的曲解，自身檔案管理意識(shí)薄弱，日常工作中沒有給予足夠的重視。同時(shí)也沒有建立完善的檔案管理制度，導(dǎo)致檔案管理和項(xiàng)目建設(shè)之間缺乏同步一致性，項(xiàng)目文件檔案的形成、整理和歸檔等工作程序未能得到有效控制，文件毀損、遺失和不按規(guī)定進(jìn)行歸檔的行為仍然時(shí)有發(fā)生。

（二）工作管理體制不順，項(xiàng)目缺乏監(jiān)督。目前，在不少項(xiàng)目檔案管理工作過程中，存在工作管理體制不順的問題，相關(guān)管理部門以及集團(tuán)公司并沒有針對(duì)所屬項(xiàng)目加強(qiáng)監(jiān)督和指導(dǎo)，導(dǎo)致項(xiàng)目管理工作條塊結(jié)合、多方齊抓共管的大好局面尚未形成，對(duì)檔案管理工作實(shí)施依法管理的方法和手段有待提高。

（三）項(xiàng)目檔案工作管理方法落后。盡管目前項(xiàng)目法人制、合同制、招投標(biāo)制以及監(jiān)理制等相關(guān)管理體制基本完善，但是缺乏對(duì)項(xiàng)目檔案工作的研究，致使項(xiàng)目檔案工作管理的方式方法落后，難以滿足形勢發(fā)展需要。

（四）缺乏足夠的檔案管理專業(yè)人才。目前，很多地區(qū)都嚴(yán)重缺乏檔案管理專業(yè)人才，主要原因在于自我提升落后和社會(huì)形象較差，很多地方都沒有重視檔案管理工作，也沒有緊跟時(shí)代步伐去提升自我，致使檔案管理崗位人員存在“引不進(jìn)，留不住”的問題。同時(shí)，如果檔案管理人才依然按照傳統(tǒng)理念進(jìn)行檔案收集和管理，不僅難以滿足城市建設(shè)發(fā)展的需要，同時(shí)也與科學(xué)發(fā)展觀的理念相違背。正是因?yàn)樯鲜鰡栴}的存在，對(duì)項(xiàng)目檔案工作的正常開展造成了嚴(yán)重影響，很多項(xiàng)目都沒有按照規(guī)定形成竣工檔案資料，有的項(xiàng)目檔案缺乏準(zhǔn)確性和完整性，對(duì)項(xiàng)目生產(chǎn)與維護(hù)帶來巨大隱患，因此，各級(jí)檔案行政管理部門、主管部門等應(yīng)當(dāng)高度重視這些問題，積極分析和研究，探討解決的辦法。

二、提高城建檔案管理水平的對(duì)策與建議

（一）建立完善的項(xiàng)目檔案管理制度。項(xiàng)目檔案管理制度是否完善往往直接決定項(xiàng)目檔案管理工作質(zhì)量。對(duì)于各個(gè)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)結(jié)合國家相關(guān)行業(yè)文件、規(guī)范以及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，并根據(jù)項(xiàng)目自身實(shí)際建立完善的檔案管理制度。在建立歸檔制度的基礎(chǔ)上，確定歸檔的范圍、時(shí)間、歸檔的套數(shù)和要求。同時(shí)，作為項(xiàng)目法人，應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)，合理編制檔案分類大綱，從而對(duì)竣工檔案資料的編制與整理提供有效指導(dǎo)。

（二）增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，實(shí)施跟蹤管理。為了有效加強(qiáng)檔案管理工作建設(shè)，就必須不斷提高管理人員對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，并增強(qiáng)其檔案管理意識(shí)。在加強(qiáng)檔案保存及管理的基礎(chǔ)上，還應(yīng)提高自身服務(wù)意識(shí)，從而更深層次地開展檔案管理服務(wù)工作。為了在項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)實(shí)現(xiàn)同步一致，也就是說，在項(xiàng)目剛立項(xiàng)時(shí)就著手介入，要求項(xiàng)目法人建立并不斷完善項(xiàng)目檔案工作，建立項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確崗位職責(zé)與權(quán)限，加強(qiáng)相關(guān)法律法規(guī)宣傳，建立完善的項(xiàng)目檔案工作管理體制，在項(xiàng)目建設(shè)中不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)督導(dǎo)，確保各種文件資料能夠按規(guī)定進(jìn)行積累、編制和立卷。同時(shí)專門針對(duì)項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工、竣工等重要環(huán)節(jié)完善相關(guān)制度，保證資料檔案的完整性和準(zhǔn)確性。工程項(xiàng)目進(jìn)入驗(yàn)收階段后，應(yīng)當(dāng)將檔案資料作為竣工驗(yàn)收的重要資料，做好檔案交驗(yàn)工作，積極與相關(guān)部門間進(jìn)行協(xié)調(diào)與配合，嚴(yán)格審查檔案資料的準(zhǔn)確完整性，一旦發(fā)現(xiàn)存在問題，督促其限期整改，保證檔案質(zhì)量。

（三）提高檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)水平。檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)關(guān)鍵在于引進(jìn)和培養(yǎng)兩種方式。一方面，很多高校為迎合檔案管理人才市場需求，都紛紛開設(shè)了檔案管理專業(yè)，對(duì)檔案管理單位而言，應(yīng)當(dāng)充分利用高校學(xué)生畢業(yè)季搜羅檔案管理及計(jì)算機(jī)技術(shù)人才，為檔案管理做好人員儲(chǔ)備工作，充當(dāng)堅(jiān)實(shí)的后備軍。另一方面，檔案管理單位應(yīng)當(dāng)重視現(xiàn)有檔案管理人才的培訓(xùn)工作，及時(shí)更新其知識(shí)結(jié)構(gòu)，充分挖掘員工的內(nèi)在潛力，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)以及業(yè)務(wù)技能水平，確保重點(diǎn)項(xiàng)目檔案工作能夠順利有序開展。此外，還應(yīng)重視對(duì)管理人員的培訓(xùn)，可采取送培、觀摩以及參與系統(tǒng)研發(fā)和服務(wù)等方式，做好管理人員培訓(xùn)工作，從而讓他們的管理能力和水平得到有效提升。

（四）探索加強(qiáng)項(xiàng)目檔案工作的新途徑。現(xiàn)如今，各種項(xiàng)目建設(shè)管理體制已基本制定并得到全面實(shí)施，如招投標(biāo)制、合同制以及監(jiān)理制等，項(xiàng)目建設(shè)管理模式越趨多樣化，比如說總承包制、“小業(yè)主大監(jiān)理”等，項(xiàng)目檔案工作也因此受到較大影響，在此情況，唯有嚴(yán)格按照國家相關(guān)法律法規(guī)，探索新的項(xiàng)目檔案工作的管理思路、模式以及相應(yīng)的方法與手段，以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，確保項(xiàng)目檔案管理工作能夠得以有序進(jìn)行。

三、結(jié)束語

綜上所述，為了加強(qiáng)城建檔案管理，必須立足于城市建設(shè)發(fā)展實(shí)際，有針對(duì)性地加強(qiáng)與完善，既要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)舊觀念，還應(yīng)建立完善的項(xiàng)目檔案管理制度，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，實(shí)施跟蹤管理，提高檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)水平，并積極探索加強(qiáng)項(xiàng)目檔案工作的新途徑，從而讓城建檔案管理工作水平更上一層樓。

[1]張華.城建檔案管理現(xiàn)狀及創(chuàng)新路徑探究[C]."決策論壇——企業(yè)黨建與政工創(chuàng)新工作發(fā)展學(xué)術(shù)研討會(huì)"論文集(下),2016.

[2]吳艷微.論檔案管理的信息化建設(shè)[C]."決策論壇——管理科學(xué)與工程研究學(xué)術(shù)研討會(huì)"論文集(上),2016.

[3]戴鑫.淺談檔案管理存在的問題及對(duì)策[C].2015科技產(chǎn)業(yè)發(fā)展與建設(shè)成就研討會(huì),2015.