自來水公司電子檔案管理措施探討

文/即墨市自來水公司 張莉

自來水公司電子檔案管理措施探討

文/即墨市自來水公司 張莉

隨著科技的不斷發展，近幾年間電腦科技的發展尤為迅速，其中衍生出來的各種應用遍及社會的方方面面。自來水公司的管理制度在新時代的背景下也跟隨時代的腳步，建立了自來水公司電子檔案，用電子檔案的新模式對公司內部的信息進行管理，這種新型管理模式有方便快捷、存儲量大的特點。本文基于對自來水公司的研究，對電子檔案管理措施進行一定的分析和探討。

自來水公司；電子檔案；管理

一、自來水公司電子檔案

自來水公司由于工作的特殊性，電子檔案中的信息量較多，信息之間的聯系也較為復雜，使用電子檔案對自來水公司的信息進行管理能有效地把信息理順、合理分類，將信息妥善保存。電子檔案雖然有如此多的優點，但在管理上需要注意的問題也有許多，管理人員在管理電子檔案時要注意電子檔案可能發生的問題，提前做好預防措施。

二、電子檔案可能發生的問題

電子檔案在管理中最常出現的問題就是電子檔案的安全問題，電子檔案雖然容量大，可存儲的信息多，但由于信息沒有延續性，可能會發生信息丟失和信息泄露的事故，導致自來水公司的經濟受損。這些電子信息的存儲沒有過去的紙質檔案管理的安全性高，在管理上應該多注意電子檔案的安全問題。

（一）容易發生電子文件被改動的問題。傳統的檔案如果被他人修改會在紙質檔案上留下一些痕跡，從而“有跡可查”，但相較于傳統檔案，電子檔案被改動后不會留下痕跡，對于自來水公司來說，在傳輸文件的過程中可能會被他人改動，造成文件的可信度下降，資料的錯誤會造成自來水公司的經濟受損。

（二）電子檔案原始文件的管理。電子文件在被打開后，就會出現電子文件中的信息和內容，由于文件可能在使用的過程中被多個設備一起打開，這樣就難以判斷打開后的文件哪一個是原始文件，如果在不能判斷的情況下回收原始文件就有可能出現錯誤。

（三）電子文件的格式問題。電子文件在管理中，由于目前受到電腦技術的約束，對時常更新的與電子檔案相關的軟件、硬件的不適用，可能會降低電子文件的真實性。

三、優化電子檔案的策略

對于上文中列出的幾種可能出現的電子檔案管理問題，下面給出一些針對這些管理問題的對策：

（一）建立合理的電子檔案管理制度。對自來水公司的電子檔案管理人員來說，建立一套合理的電子檔案管理制度是實現管理檔案的有效措施，這樣不僅可以約束管理人員在管理上的方法與規范，還可以使自來水公司內部的電子檔案在使用上有一定的規定，減少電子檔案出現缺失和修改的情況。在管理制度中，要明確下面幾點：第一，要劃清電子檔案的歸檔范圍。電子檔案按照我國的相關規定，是需要明確劃清電子檔案歸檔范圍的，相關管理人員需要做好歸檔范圍的劃定工作。第二，要定期檢查電子檔案中的文件。自來水公司的電子檔案管理人員應該定期檢查檔案中的文件，查看其是否有丟失、錯誤、改動痕跡、是否有病毒存在，對每一個文件都不能疏忽，要全面排查，確保電子檔案中的文件及信息的有效性和可信性，使自來水公司的信息得到妥善保存。第三，建立一套電子檔案管理規定。自來水公司的電子檔案管理工作只靠管理人員的維系是不夠的，還需要制定適應自來水公司的電子檔案管理規定使檔案的管理工作更好地落實到公司上下，使管理工作更容易。在管理規定中，應該明確需要制定一個電子文件的接受記錄，把接收時間、接收人、發送人等信息都填入到接受記錄中，防止發生上文中提到的安全問題如被他人修改等，通過接收記錄可也查找到相關的接收信息，找出問題根源，也有一定的防范作用。

（二）提升電子檔案管理人員的水平。電子檔案管理人員的相關專業水平與電子檔案的管理之間的關系是非常重要的。管理人員有較強的電腦水平，可以在管理上將一些可能存在的問題提前預知出來并找到解決對策，減少電子檔案的安全問題。在對已經破壞或缺失的文件的修復上，水平較好的管理人員可以較快地將文件復原，使得自來水公司的損失減小。在挑選電子檔案的管理人員時應該注意考察其是否有過硬的電腦水平，特別是與文件相關的電腦技術水平是否達標。每過一段時間，公司可以對管理人員進行培訓，提高其專業水平，這樣也可以使自來水公司的電子檔案管理工作更加完善，更能為自來水公司培養一批電腦知識過硬的管理型人才。

四、結束語

自來水公司的電子檔案管理工作始終會存在著一些矛盾和問題，這些問題隨著科技的進步和發展也在不斷地變化著，產生不一樣的效果。電子檔案的管理需要管理人員的認真對待，對可能存在的問題作出判斷，盡快找到有效的解決辦法，使得電子檔案的安全得到合理的保障。電子檔案管理人員在管理過程中遇到的問題也需要分析出根本原因，例如檔案中文件的隨意修改問題，可以從提高自來水公司員工素質上出發，對員工進行素質教育及電腦知識培訓，也能在一定程度上減少電子檔案的一些管理問題。電子檔案管理中，管理人員可能產生分歧，這就需要管理人員齊心協力找出問題的解決辦法，把電腦技術知識有效地運用到電子檔案的管理中去，實現電子檔案管理的不斷優化。

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