干部人事檔案管理與利用創(chuàng)新研究

文/貴州省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開(kāi)發(fā)局一O一地質(zhì)大隊(duì) 楊紅梅

干部人事檔案管理與利用創(chuàng)新研究

文/貴州省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開(kāi)發(fā)局一O一地質(zhì)大隊(duì) 楊紅梅

干部人事檔案工作在事業(yè)單位管理中具有重要的地位，是干部個(gè)人經(jīng)歷和社會(huì)實(shí)踐的記錄，是思想品德、業(yè)務(wù)能力和各項(xiàng)工作的具體反映，是培養(yǎng)和考察選拔干部的重要依據(jù)。但是從實(shí)際情況來(lái)看，干部人事檔案的管理和利用還存在一些不足之處，這對(duì)檔案管理有很大影響，也對(duì)企業(yè)人事工作帶來(lái)消極作用。因此，需要把干部人事檔案管理當(dāng)作干部人事管理的前提與基礎(chǔ)，緊緊圍繞強(qiáng)化其管理和利用等目的，切實(shí)推進(jìn)國(guó)內(nèi)干部人事改革的發(fā)展。

干部人事檔案；管理與利用；問(wèn)題；創(chuàng)新

一、引言

干部人事檔案管理在企業(yè)管理中占有重要地位，和干部自身有著緊密的聯(lián)系，是干部晉升、任免和調(diào)動(dòng)等工作關(guān)系的重要參考。但是從實(shí)際情況來(lái)看，干部人事檔案管理在很多單位中并沒(méi)有得到應(yīng)有的重視，還存在很多不足和缺陷。本文主要對(duì)干部人事檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)的研究，并提出管理和利用的創(chuàng)新措施，進(jìn)而促進(jìn)干部人事檔案管理的規(guī)范化與科學(xué)化，下面進(jìn)行詳細(xì)的介紹。

二、干部人事檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）對(duì)干部人事檔案管理缺乏足夠的重視。這一現(xiàn)象在很多單位中都存在，一些單位領(lǐng)導(dǎo)甚至感覺(jué)干部人事檔案管理不重要，也就是對(duì)干部的相關(guān)資料進(jìn)行管理，也沒(méi)有太大的使用價(jià)值。而且，這里還存在著相關(guān)人員責(zé)任意識(shí)落后的問(wèn)題，一些負(fù)責(zé)干部人事檔案管理的人員，缺乏足夠的責(zé)任感，很多人自己都認(rèn)為人事檔案管理不重要，這種思想對(duì)干部人事檔案的管理有很大阻礙，也不符合新時(shí)代對(duì)干部人事進(jìn)行改革的需求。

（二）干部人事檔案材料的歸檔環(huán)節(jié)還存在問(wèn)題，需要?jiǎng)?chuàng)新與規(guī)范。首先，在對(duì)檔案材料進(jìn)行收集和歸檔時(shí)，人員缺乏主動(dòng)性，被動(dòng)成分比較大，收集上來(lái)的材料很多時(shí)候沒(méi)有進(jìn)行核實(shí)與查證，這就使相關(guān)檔案的真實(shí)性大大降低。其次，檔案材料來(lái)源的渠道問(wèn)題，很多檔案材料的來(lái)源渠道比較單一，缺乏從不同角度反映出干部情況的渠道，所以需要不斷拓展與疏通。此外，檔案材料的歸檔制度也有很大缺陷，需要不斷規(guī)范，尤其是對(duì)那些與檔案材料的要求不符合的材料，處理時(shí)缺乏及時(shí)性。

（三）檔案的功效發(fā)揮存在很大局限。首先，檔案具有特殊的功能，但是從實(shí)際狀況來(lái)看，并沒(méi)有真正地發(fā)揮出這些功能的作用，功能的發(fā)揮存在很大局限。在檔案中，很多內(nèi)容看上去都十分呆板、單調(diào)，無(wú)法全面反映出干部自身的真實(shí)能力和其他狀況，缺少可以全面了解干部狀況的特殊化與個(gè)性化材料。其次，干部人事檔案在對(duì)干部相關(guān)人事的晉升、任免和調(diào)動(dòng)的過(guò)程中執(zhí)行力和影響力都還不夠，檔案本來(lái)在干部的人事活動(dòng)中發(fā)揮著重要的作用，但實(shí)際上，檔案自身應(yīng)該發(fā)揮出的考察功效卻并沒(méi)有真正發(fā)揮出來(lái)。而且，在很多單位中，對(duì)干部人事檔案進(jìn)行管理時(shí)，過(guò)分關(guān)注其保存和存檔的功能，忽視了其開(kāi)發(fā)和利用的功能，不能全面地發(fā)揮出人事檔案的功能，這就造成一種資源的浪費(fèi)。而且，還缺乏對(duì)檔案資源進(jìn)行合理使用的系統(tǒng)管理機(jī)制，干部人事檔案在新形勢(shì)下，在改革的實(shí)踐過(guò)程中，也沒(méi)有很好地展現(xiàn)出其社會(huì)作用和效益。

（四）干部人事檔案管理與利用的方法和方式還存在一些不足。當(dāng)前，很多干部人事檔案管理部門(mén)工作的方法和方式還相對(duì)落后，管理理念缺乏創(chuàng)新性，過(guò)分關(guān)注紙質(zhì)檔案，忽視了和紙質(zhì)檔案相匹配的電子化檔案，這也是現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理中的體現(xiàn)。但是很多管理部門(mén)對(duì)現(xiàn)代化信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)科技的使用還只是停留在對(duì)檔案進(jìn)行存檔的基礎(chǔ)應(yīng)用上，沒(méi)有有效地發(fā)揮出現(xiàn)代化工作的優(yōu)勢(shì)，造成檔案管理的效率比較低下。此外，在檔案管理部門(mén)，一些員工的素質(zhì)還有待提高，很多員工并沒(méi)有學(xué)習(xí)過(guò)和檔案管理相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，對(duì)檔案管理并沒(méi)有系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)。時(shí)代的發(fā)展和科技的進(jìn)步，使得干部人事檔案管理工作對(duì)員工的要求不斷增加，但是很多員工卻沒(méi)有與之相匹配的能力。

三、強(qiáng)化干部人事檔案管理和利用的創(chuàng)新策略

（一）首先需要更新檔案管理工作的理念，提高對(duì)干部人事檔案管理的重視程度。這里可以從兩方面入手，首先需要更新單位領(lǐng)導(dǎo)的相關(guān)理念，使其看到干部人事檔案管理的重要性，對(duì)于一些對(duì)檔案管理存在認(rèn)知偏差的領(lǐng)導(dǎo)，需要使其走出傳統(tǒng)理念的誤區(qū)，將干部人事檔案管理當(dāng)作人事管理的基礎(chǔ)，切實(shí)落實(shí)各種先進(jìn)理念。另一方面是從干部人事檔案管理工作人員入手，提升他們的相關(guān)認(rèn)識(shí)，他們是檔案的直接管理人員，對(duì)整個(gè)檔案管理工作的質(zhì)量有直接的影響，所以需要使其工作理念得到更新，不斷發(fā)展。此外，還可以完善干部人事檔案管理的獎(jiǎng)勵(lì)和責(zé)任機(jī)制，對(duì)那些工作不認(rèn)真的工作人員需要采取措施進(jìn)行處罰，對(duì)于工作努力出色的員工就要進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，進(jìn)而增強(qiáng)工作人員的責(zé)任意識(shí)，提高工作的積極性。

（二）對(duì)檔案材料的歸檔程序進(jìn)行規(guī)范，創(chuàng)新其工作機(jī)制。首先需要的是收集檔案材料的長(zhǎng)效機(jī)制得到完善，采用多種收集方式，建立起有效、合理的檔案收集制度，發(fā)揮出檔案工作人員的積極性，克服工作時(shí)的應(yīng)付和隨意狀態(tài)，提高檔案材料的真實(shí)性和收集的規(guī)范性。還要使檔案材料來(lái)源的渠道得到擴(kuò)展和疏通，但是這一措施需要以道德和法律為基礎(chǔ)，擴(kuò)寬檔案材料的來(lái)源和途徑，確保檔案材料的來(lái)源真實(shí)和準(zhǔn)確，能夠全面、廣泛地反映問(wèn)題。最后需要完善干部人事檔案的歸檔體制，提升工作的效率。可以使用現(xiàn)代化信息科技，對(duì)與歸檔標(biāo)準(zhǔn)不符的材料進(jìn)行處理，并借助各種現(xiàn)代化通信與計(jì)算機(jī)科技等，對(duì)檔案材料辦理情況進(jìn)行及時(shí)的監(jiān)管和督促。

（三）要?jiǎng)?chuàng)新使用檔案的方法，提升檔案利用的效率。第一，需要充分挖掘出檔案的功能，提升檔案利用價(jià)值，首先需要不斷豐富檔案的內(nèi)涵，在檔案內(nèi)增添能夠全方位反映干部情況的信息與內(nèi)容，比如待遇福利、經(jīng)濟(jì)條件以及住房情況等。其次，提升干部人事檔案在對(duì)干部的人事進(jìn)行變動(dòng)時(shí)發(fā)揮的作用，切實(shí)發(fā)揮出檔案自身能夠提供參考的性能。最后，需要合理地開(kāi)發(fā)與利用檔案優(yōu)勢(shì)，建立起健全的檔案資源管理和利用機(jī)制，切實(shí)發(fā)揮出檔案的效益。第二，要對(duì)檔案管理方法方式進(jìn)行創(chuàng)新，進(jìn)而提升工作的效率。首先需要建立起以現(xiàn)代化信息科技為基礎(chǔ)的干部人事檔案信息平臺(tái)，提升檔案的管理和利用效率，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)、全面的管理。然后需要強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，吸收、留住真正的人才，還要加強(qiáng)培訓(xùn)的力度，確保檔案管理人員的素質(zhì)。

（四）需要建構(gòu)出面向全社會(huì)的檔案管理服務(wù)系統(tǒng)。建構(gòu)與時(shí)代要求相符合的檔案管理系統(tǒng)，對(duì)管理機(jī)構(gòu)與管理模式重新進(jìn)行思考，使得檔案管理不僅可以滿(mǎn)足人事、組織等部門(mén)的需要，還可以使廣大民眾的需求和利用得到滿(mǎn)足，真正地做到“以人為本”。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，干部人事檔案管理與利用創(chuàng)新具有重要的意義，因此需要引起相關(guān)人員的重視，不斷對(duì)檔案管理和利用進(jìn)行創(chuàng)新，切實(shí)發(fā)揮出檔案管理的作用，進(jìn)而為單位發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。還需要加強(qiáng)和國(guó)際同行業(yè)的要求，取長(zhǎng)補(bǔ)短，然后結(jié)合國(guó)內(nèi)檔案管理的實(shí)際情況，制定出符合國(guó)內(nèi)檔案管理的措施和制度，切實(shí)發(fā)揮出檔案的作用，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理的發(fā)展，為培養(yǎng)選拔黨和人民事業(yè)需要的好干部奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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