工程項目檔案管理人員應具備的素質與能力

文/南京河西新城區開發建設管委會 唐俊

工程項目檔案管理人員應具備的素質與能力

文/南京河西新城區開發建設管委會 唐俊

工程項目檔案能夠完整、準確、系統地反映工程建設全貌，而檔案管理人員素質與能力的高低直接影響到工程項目檔案管理的質量。本文結合南京河西新城區項目檔案管理實際，提出工程項目檔案管理人員應具備的素質與能力。

工程項目檔案；管理人員；素質；能力

工程項目檔案是指從建設項目提出、立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監理、到竣工驗收的全過程中形成，具有利用和保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子文件等應歸檔的各種載體的文件材料。一套完整的工程項目檔案為今后項目的運行、維修、改擴建等活動提供重要依據。而工程項目檔案管理人員素質的高低直接影響到工程項目檔案管理的質量。因此，對從事工程項目檔案管理人員的素質與能力提出了更高的要求。

一、工程項目檔案管理人員的從業現狀

工程建設項目建設工期緊、任務重，產生的檔案數量多，但重建設、輕檔案的現象仍然存在，造成專職檔案員不能及時到位；有些單位甚至把無一技之長的人員，安排在檔案室，扮演“倉庫保管員”的角色；工程項目檔案工作繁雜瑣碎、個別檔案員工作熱情不高，疲于應付，缺乏工作的主動性，導致工程項目檔案收集不全、分類混亂、材料缺失，達不到項目檔案的歸檔要求，無法發揮檔案應有作用。

二、工程項目檔案管理人員應具備的素質和能力——以南京河西新城區工程檔案管理為例

南京河西新城區自2002年啟動建設，現已完成新城區道路、橋梁、泵站等市政基礎設施；濱江公園等公益項目以及南京國際博覽中心等重點項目建設，先后保障了第十屆全運會、第二屆夏季青年奧林匹克運動會等一系列重大國際國內活動。工程項目檔案已在城市管理、改擴建等建設活動中發揮出不可替代的作用。做好工程項目檔案管理需要檔案員不斷總結、嘗試有效的管理措施，提高自身業務素質和綜合管理能力。

（一）檔案員要具備良好的職業道德。職業道德指的是檔案員在管理、整理、應用檔案時需要堅持的最基本的行為規范。檔案工作繁瑣、枯燥，良好的職業道德要求檔案員甘于寂寞，樂于奉獻。在檔案管理中培養認真仔細、嚴謹的工作作風，提升個人品德修養是檔案管理工作中積極性、主動性和創造性的力量源泉。

（二）檔案員要有過硬的業務知識和較強的學習能力。檔案管理是一門專業性、實踐性很強的工作，檔案員既要熟悉黨和國家有關檔案工作的各項法規政策，又要熟悉上級檔案行政管理部門的各種業務規定，同時還要學習并掌握與自己所從事的專業有聯系的其他專業知識。一個合格的工程項目，檔案管理人員只有熟悉工程建設等專業知識、工作流程，才能很好地實現項目檔案管理與工程建設同步進行，確保工程項目檔案如實地反映工程建設全過程。

（三）檔案員要有良好的溝通宣傳能力和培訓技巧。在工程建設過程中，檔案工作容易被忽視。作為檔案員要學會結合工作實際，通過檔案利用等手段適時宣傳檔案工作，加強與領導之間的溝通與聯系，取得領導的支持。同時工程項目檔案是一個系統工程，檔案來源于各部門、各單位的工程建設活動，但歸什么、怎么歸檔時常困擾著工程技術人員，檔案員要鍛煉自己的口才，通過培訓授課、互動提問等方式實現檔案專業知識與工程建設知識相融合，用言簡意賅、通俗易懂的語言實現檔案知識的普及。

（四）檔案員要具備良好的心理素質和承受能力。在工程建設過程中，檔案崗位相較于項目管理崗位不容易出成績出成果，檔案員通常扮演著幕后角色，為項目創優拿獎提供大量的工程檔案，工作耗時費力。在檔案收集過程中，有些人員將工程資料占為己有，認為檔案員過于教條甚至在為難他們。檔案員在各種困惑面前要學會在檔案中尋找快樂、享受樂趣，通過檔案學習與交流，提升自己的業務水平，營造積極進取的工作環境，學會以寬容坦誠的心微笑面對別人不友好的態度，始終將服務意識牢記在心。

（五）檔案員要有創新能力和開拓能力。檔案工作給人留下的印象是單調、刻板，年復一年，日復一日從事著相同、機械的檔案整理歸檔工作，難顯檔案工作活力。要想改變這一現狀，檔案員必須在建設項目伊始提前介入，走出辦公室，深入到工程建設的各個環節，放棄“你不找我，我就不管”的思想，變被動服務為主動服務。在信息時代，檔案員要熟練使用計算機，掌握PPT等各種辦公自動化軟件，順應網絡數字化的發展趨勢推進工程項目檔案信息的數字化和網絡化，實現檔案工作的自我造血功能。

三、結束語

工程項目檔案是整個工程項目建設的重要組成部分，是工程質量評定的依據。檔案管理人員只有具備強烈的使命感和責任感，提高認識、更新觀念，主動迎接挑戰，在做好工程項目檔案管理的同時實現人生職業生涯的目標。

[1]陳書華.試論檔案員心理素質的造就與養成[J].寧波工程學院學報,2005(1).

[2]胡愛真.論檔案管理人員在重大建設項目中的重要作用[J].山西檔案,2015(1).