試論高校辦公自動化系統(tǒng)中工作流技術(shù)應(yīng)用

文/陜西學(xué)前師范學(xué)院 劉然

試論高校辦公自動化系統(tǒng)中工作流技術(shù)應(yīng)用

文/陜西學(xué)前師范學(xué)院 劉然

我國的電子信息技術(shù)的發(fā)展起步較晚，因此在辦公自動化的推行上也相對較晚。20世紀(jì)90年代初期辦公自動化在中國的發(fā)展已經(jīng)步入成熟。越來越多的企事業(yè)單位對于辦公自動化的優(yōu)勢予以認(rèn)可，并將這種技術(shù)形式引入到自身的發(fā)展中。隨著我國網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的不斷推行，與高校發(fā)展相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)也逐步成型。并引進(jìn)了一些先進(jìn)的教學(xué)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和科研網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。本文將辦公自動化的運(yùn)用與高校工作流程中的計算模型的相互結(jié)合作為研究方向，探討工作流技術(shù)對高校辦公自動化的作用和影響。

高校辦公自動化；工作流技術(shù)；應(yīng)用

辦公自動化在高校的使用，充分發(fā)揮了其自身的技術(shù)優(yōu)勢和信息優(yōu)勢，不僅簡化了傳統(tǒng)辦公的流程和工作量，同時將信息資源以及內(nèi)容更好地進(jìn)行了分享和傳遞。高校辦公自動化的發(fā)展，有效地結(jié)合高校自身的特點(diǎn)，將辦公自動化與高校的發(fā)展和管理制度相統(tǒng)一，既通過辦公自動化的手段實(shí)現(xiàn)高校日常辦公的目的，又能提高辦事效率。辦公自動化的發(fā)展使得現(xiàn)代化的辦公模式與計算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)更好地結(jié)合起來。它是我們經(jīng)濟(jì)發(fā)展、技術(shù)發(fā)展的時代產(chǎn)物。通過辦公自動化的運(yùn)用，相關(guān)人員的工作不再受到辦公時間、辦公地點(diǎn)的限制。可以實(shí)現(xiàn)全網(wǎng)絡(luò)覆蓋下的協(xié)同辦公，使相關(guān)信息的傳遞更加高效、快捷，以滿足高校高效率辦公的需求。

一、運(yùn)用于高校的辦公自動化

（一）高校辦公自動化的發(fā)展。辦公自動化的實(shí)際意義就是結(jié)合先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機(jī)設(shè)備，將人們?nèi)粘＾k公活動的一部分植入到各種設(shè)備中。通過設(shè)備運(yùn)行來使人們達(dá)到信息處理的目的。其帶來的優(yōu)勢就是能夠使人們充分地使用信息資源，加大對資源的利用率，從而提高辦公質(zhì)量、辦公效率以及數(shù)據(jù)信息的輔助決策。隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對于高校的辦公自動化的水平也有了更進(jìn)一步的要求。它所面對的內(nèi)容不再是單一、獨(dú)立的信息知識的傳遞和分享，它更進(jìn)一步向著政務(wù)處理、協(xié)同辦公、知識管理等新的辦公自動化的發(fā)展領(lǐng)域邁進(jìn)。

（二）目前的使用現(xiàn)狀以及呈現(xiàn)的特點(diǎn)。1.條件不斷成熟。受到先進(jìn)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的不斷影響，辦公自動化的內(nèi)容也在不斷地增多，同時與辦公相關(guān)的各種辦公設(shè)備也不斷地加入。使用辦公軟件制作文檔、表格、PPT以及實(shí)現(xiàn)文檔打印、撰寫已成為高校辦公的日常。利用電子郵件進(jìn)行文件傳輸，不僅快捷高效，同時還能夠滿足無紙化辦公的需求。2.跨區(qū)域辦公。隨著高校規(guī)模的不斷發(fā)展，一些高校呈現(xiàn)多區(qū)域的管理模式，校區(qū)的地理位置各異，這就給高校的管理帶來了不小的挑戰(zhàn)。通過辦公自動化的引入，實(shí)現(xiàn)了移動化辦公，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)不再需要被捆綁在崗位上，通過移動協(xié)同辦公的方式就可實(shí)現(xiàn)信息的及時更進(jìn)、決定的及時發(fā)布和對應(yīng)文件的批示。同時通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，使移動數(shù)據(jù)和校園網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行連接，從而使移動辦公真正凸顯其作用。3.信息化管理。高校的管理運(yùn)行也與企業(yè)的運(yùn)作結(jié)構(gòu)相類似，需要很多個不同部門的支持和協(xié)作。實(shí)現(xiàn)信息化的管理和辦公，將校辦、教務(wù)、科研、財務(wù)、人事等部門相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行協(xié)調(diào)統(tǒng)一，通過數(shù)據(jù)集成進(jìn)行有效信息共享，從而使不同部門能夠通過信息分析盡快地進(jìn)行調(diào)整和反應(yīng)。4.知識更新要求更高。高校知識分子人員眾多，是知識數(shù)據(jù)集中的地方，尤其是科研項目，多數(shù)以高校作為源頭。因此，必須做到知識的有效規(guī)范、整理存儲和更新。從而避免由于人員調(diào)配而引起的知識數(shù)據(jù)流失和重復(fù)勞動。

二、工作流的內(nèi)涵

工作流在目前暫沒有確切的定義，它是為了更好地提高工作效率而提出的概念。其實(shí)際的出發(fā)點(diǎn)在于通過與工作流程中的既定目標(biāo)進(jìn)行預(yù)定義的規(guī)則設(shè)定，從而使在工作流程中的相關(guān)文件、信息以及任務(wù)進(jìn)行自動的匹配，從而達(dá)成預(yù)期的業(yè)務(wù)目標(biāo)。

工作流的概念最初是來源于辦公自動化以及生產(chǎn)組織的發(fā)展，它是對在日常工作中的一些具有固定流程的活動或者程序提出的一個新型的概念。在工作中加入工作流技術(shù)能夠使工作中具有特定任務(wù)和角色的工作依照一定的程序和規(guī)則開展任務(wù)，并通過監(jiān)控的手段來確保工作完成質(zhì)量。通過這種技術(shù)不僅僅能夠很好地對程序化的工作進(jìn)行控制，同時也能夠滿足服務(wù)需求，提升業(yè)務(wù)流程的進(jìn)展速度。

三、先進(jìn)技術(shù)的引入所產(chǎn)生的意義

辦公自動化在高校的工作中正不斷深入，已經(jīng)成為高校辦公過程中不可或缺的技術(shù)手段。然而隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對于辦公的效率的要求也不斷地提升。我們可以發(fā)掘更多的辦公途徑，無論是信息的檢索、存儲還是生成都可以通過工作流的形態(tài)來更快的達(dá)成。通過工作流技術(shù)的介入使信息資源、工作效率以及決策力度更進(jìn)一步得到提升。高校作為知識的傳授、更新，科技的研發(fā)以及智力的培育主要源頭。因此，對于高效率的辦公以及簡化有效的辦公流程的需求更加迫切。它的使用能夠促使高校教育質(zhì)量得到進(jìn)一步的提升，同時促進(jìn)科研水平以及改進(jìn)教育教學(xué)環(huán)境。信息化、自動化、科技化的發(fā)展已經(jīng)達(dá)到能夠影響高校發(fā)展水平以及管理能力的階段。因此，高校辦公自動化引入工作技術(shù)流，對于高校的發(fā)展有著獨(dú)特的意義：

（一）通過工作流的介入，使辦公自動化的工作流程和規(guī)則更加規(guī)范。不僅有效地還原了工作的具體流程，同時也反作用于實(shí)際的辦公流程使其更加規(guī)范。在工作流技術(shù)的影響下，對于開展工作的流程中的相關(guān)人員以及責(zé)任分配等進(jìn)行了更加明確的劃分，可以有效避免人為的失誤和隨意性問題的產(chǎn)生。對工作的開展進(jìn)行更加有效的監(jiān)督機(jī)制，使辦公自動化的運(yùn)行更具權(quán)威性和嚴(yán)謹(jǐn)性。

（二）增強(qiáng)了管理的力度。通過辦公自動化的辦公模式，有效地減少了文件信息傳遞過程中的內(nèi)耗，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行更加快捷準(zhǔn)確的傳遞，從而減輕了高校各個校區(qū)之間、各部門之間的管理成本，并簡化了相關(guān)的業(yè)務(wù)流程。

（三）促進(jìn)了決策的科學(xué)性。工作流的介入使辦公更加科學(xué)化、信息化、智能化以及資源的整合化。通過辦公手段對數(shù)據(jù)的整理和分析能夠有效地得到相應(yīng)的數(shù)據(jù)分析，從而通過數(shù)據(jù)分析結(jié)果能夠?qū)χ贫ǜ雍侠淼臎Q策提供支撐。

四、具體實(shí)施方式

（一）文件管理。高校在發(fā)展過程中，難免會出現(xiàn)多部門之間協(xié)同工作的情況，尤其是涉及上下領(lǐng)導(dǎo)之間的公文批示等問題。需要相關(guān)部門的層層審批和復(fù)核。不僅加大了工作內(nèi)容，同時也給各個部門的協(xié)調(diào)帶來一定的難度。通過工作流技術(shù)引入，將審核流程引入到計算機(jī)的環(huán)境中。公文的批復(fù)只需要通過電腦端口進(jìn)行人機(jī)交互。通過電腦設(shè)定的特定流程，避免了文件傳遞不及時和對公文內(nèi)容的修改，對公文的下發(fā)有著較大的促進(jìn)作用。

（二）查詢和相關(guān)檔案的管理。通過技術(shù)流的介入，對檔案管理和查詢進(jìn)行對應(yīng)管理系統(tǒng)的整合。幫助使用者更加快捷方便地找到所要查詢的文檔。同時還能夠?qū)ξ募膫鬏斶M(jìn)行流程上的監(jiān)控，更加快捷方便地看到文件流轉(zhuǎn)進(jìn)程。

（三）事務(wù)管理。高校的日常事務(wù)比較繁雜，通過將工作技術(shù)流和辦公自動化的有效結(jié)合。就能夠?qū)崿F(xiàn)對事務(wù)發(fā)展的申請、確認(rèn)、跟蹤、管理等一系列的工作內(nèi)容的開展。不僅提升了對事務(wù)管理的有效性，同時還能夠更加快速直接地將事務(wù)的進(jìn)展進(jìn)行分享。

五、結(jié)束語

隨著工作技術(shù)流技術(shù)的不斷深入，高校的辦公自動化水平必然會得到更進(jìn)一步的提升，通過工作技術(shù)流的引導(dǎo)，有效配合日常的工作內(nèi)容。使辦公自動化的內(nèi)容向更加科學(xué)、有效、全面的方向發(fā)展，從而更進(jìn)一步地提升高校的管理水平，促進(jìn)高校的發(fā)展。

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