論如何以檔案管理推動當地人才建設

文/濟寧市人力資源市場配置服務中心 黃保華

論如何以檔案管理推動當地人才建設

文/濟寧市人力資源市場配置服務中心 黃保華

我國的人事檔案管理制度中較為鮮明的特色之一就是人事檔案管理，其作為個人身份、學歷、經歷的重要證據，不僅對個人、用人單位及國家具有重要參考作用，還是政府提供人才家底信息，推動人才建設的有力抓手。本文通過對檔案管理過程中存在的問題進行梳理，結合濟寧市人才發展需求，提出具有針對性的管理措施，以促進濟寧市人才建設發展。

人事檔案；管理；人才建設

自古以來，我國就有較為完整的人事檔案管理辦法，唐朝的甲庫是我國檔案史上最早的人事檔案庫，在古代的人事檔案管理中，主要記載管理的職務、履歷及考評，以作為官員選拔的依據。隨著時代的發展，人事檔案管理逐步完善，目前我國的人事檔案管理是根據人員身份不同，分別按《干部檔案工作條例》 及 《流動人員人事檔案管理暫行規定》進行管理。加強人事檔案管理，不僅可以提升檔案管理服務水平，還可推進當地人才發展建設，是一項具有深遠影響的建設性工作。

一、濟寧市人才發展規劃概述

濟寧市按照中央《關于深化人才發展體制機制改革的意見》、省委《關于深化人才發展體制機制改革的實施意見》，結合《山東省“十三五”人才發展規劃》《濟寧市中長期人才發展規劃綱要（2010—2020年）》目標任務和濟寧市人才工作實際，制定出臺《濟寧市“十三五”人才發展規劃》。

規劃中強調人才是強市之基、競爭之本、轉型之要。到2020年，要將濟寧市打造成為魯西科學發展高地，并將濟寧市建設成為淮海經濟區中心城市。為了適應建設指揮城市和美麗城市的需要，在人才建設及引入方面，對引進及培養高層次的科技創新領軍人才、城市經濟發展當中重點領域急需的技術型人才及統籌建設城區發展中需要的其他人才尤為重視。將全面實施創新創業領軍人才集聚計劃、孔孟之鄉儒學研究和傳播人才專項工程、企業經營管理人才素質提升計劃、重點產業緊缺人才引進計劃、高技能人才開發計劃等十余項重點人才工程，建立健全濟寧人才培訓、人才代理、人才中介組織準入及執業、人才使用、人才保障、外籍人才管理與服務等制度，為人才建設工作開展提供強有力的制度保障。

二、人事檔案管理對人才建設重要意義

（一）人事檔案是摸清人才家底的重要手段。人事檔案中的材料大致分為十一類：第一類為履歷材料。第二類為自轉材料。第三類為考察、考核、鑒定材料。第四類為學歷學位材料，職稱資格材料、專業技術職務材料、科研水平學術材料、培訓材料、轉正定級表。第五類為政審材料，更改或認定姓名、民族、籍貫、國籍、出生日期、入黨入團時間、參加工作時間等材料。第六類為黨、團組織建設工作中形成的材料。第七類為表彰獎勵材料。第八類為違法違紀材料。第九類為招錄、聘用材料；任免、調動、授銜、軍人轉業（復原）安置、退（離）休材料；辭職、辭退，罷免材料；工資、待遇材料；出國（境）材料；黨代會、人代會、政協會議，人民團體和群眾團體代表會議，民主黨派代表會議形成的材料。第十類為健康檢查和處理工傷事故處理材料、治喪材料、干部人事檔案報送、審核工作材料。第十一類為其他材料。通過對人事檔案中信息的整合，可以客觀反映出當地人才家底情況，這些情況的掌握不僅是國家一份寶貴的數據資料，更是對當地的人才建設、對國家的人才發展起到重要參考作用。

（二）人事檔案是人才建設服務的重要抓手。人事檔案的內容分為兩個階段，第一階段是在讀書期間形成的檔案，稱之為學生檔案，待工作后這份檔案就變成了第二階段的人事檔案。人事檔案是對個人今后辦理調檔、政審等手續的重要依據，會影響一個人的升學、升職、調動、參軍、入黨、出國、社會保險的享受等等一系列問題。因此在引進人才、為人才建設服務方面是一個重要的切入點，檔案是人才引入的第一步，為提高對人才的吸引力，各地政府都給予了不同的政策扶持及獎勵辦法，不過這些措施都要基于人才需求之上，才能更好地為吸引人才服務。

（三）人事檔案是人才建設體系的重要依據。人才建設工作主要是根據當地實際情況及未來發展目標，構成具有系統性的人才建設架構。人事檔案是個人經歷、業務專長、工作業績等方面的客觀記錄，在人才隊伍建設當中，要求的是德才兼備，因此在一個人長期的檔案形成過程中，這份可以客觀反映個人諸多方面的檔案就對用人單位顯得尤為重要，可以作為人才體系建立的重要依據。

三、加強檔案管理推動我市人才建設

（一）進行數字化管理及時更新數據。人事檔案的信息化是今后檔案管理發展趨勢，現如今的檔案管理一般還停留在紙質管理模式，一方面對管理人員及檔案存放有著較高的要求，存放成本、管理費用較高，另一方面紙質管理面對現在日益發展的信息發展也略顯不足，因此要逐步進行人事檔案的數字化管理。在逐步推進數字化檔案管理模式過程中，還要不斷更新數據，保證檔案信息的真實、可靠，形成具有權威性的“人才信息數據庫”，通過逐步建立起的“人才信息數據庫”，可對當地人才信息進行充分了解，根據行業種類、人員技能特點、市場行情需要等，構建一個縱橫相連的、具有實效性的人才供求信息網，為人才建設提供信息保障。

（二）扭轉服務理念協同企事業服務。檔案管理本質上是為企事業提供服務，因此人力資源配置服務中心檔案管理人員應當牢固樹立“為人民服務”的意識，切實轉變工作作風，在熟悉相關法律法規及政策條件下，加強對現代化檔案管理知識的學習，提升信息化管理技能，深入學習檔案管理。在業務學習方面，不僅要掌握檔案管理知識，還要在文字表述、溝通協調及信息開發等方面強化學習，以促進提升檔案服務質量。在此基礎上，才能筑牢檔案管理的基石，為企事業單位提供更為優質的服務，并帶動人才建設的發展。

（三）建立規范的檔案委托保管制度。在檔案管理的制度規范問題上，要認真執行現有的人才市場檔案管理法規，還要強化人才市場的監督職能，才能確保檔案委托保管的有序進行。從目前來看，人力資源配置服務中心的檔案管理存在責任不清的問題，在檔案的收集、鑒別、整理、歸檔、移交及保管等程序要建立起流程規定，明確各方責任，才能促進檔案代管工作能夠持續、健康、規范發展。另外對于檔案管理分散的問題，要與用人單位加強溝通協調機制，理順辦事流程，才能更好地解決該問題。

（四）開展檔案知識普及落實其功能。對于現在存在的“棄檔”現象，檔案利用率不高的問題，要加強檔案知識普及工作，人力資源配置服務中心要聯合政府、社會力量，對檔案知識進行宣傳，加強公眾對檔案的使用、價值及保管的認識，在不斷提升檔案知識普及度后，完善檔案收檔工作，推動落實檔案功能，為政府、社會提供人才信息，為構建人才建設體系奠定堅實基礎。

四、結語

隨著知識經濟、信息時代的來到，不斷提升檔案管理服務水平，提升檔案管理服務質量，以促進人才建設，真正使檔案“活”起來，成為個人發展的備忘錄，社會發展的人才庫。

[1]王英瑋.知識經濟時代檔案部門的生存與發展策略[M].中國人民大學出版社,2011(1).

[2]馬蓮云.強化人事檔案作為人力資源管理的社會服務功能[J].蘭臺世界,2011(5).