自媒體時代電子文件歸檔方式分析

王慶齡

自媒體時代電子文件歸檔方式分析

王慶齡

現如今，多媒體的出現使信息的傳播快速普及到人民群眾當中，媒體可以記錄當下時代的社會風氣與特征，信息管理中檔案保存的工作應及時完善，電子文件為許多企業當中信息的管理工作提供便利。媒體是電子文件歸檔的重要組成部分，推動信息管理工作走向科學化管理的道路。

媒體時代 電子文件 歸檔

現代社會的經濟與科學技術在不斷地發展更新，檔案管理工作的進行相比于之前出現了更多的問題，在工作初期如果沒有將電子文件歸檔工作做好的話，到后期工作上就會出現更大的漏洞。歸檔文件可以將信息來源與信息儲存工作清晰地劃分開來，電子文件的歸檔在信息管理工作當中占有非常重要的部分，它具有證據價值，是發生問題時解決糾紛的基準。

一、自媒體的概念

（一）電子文件的歸檔方法

在檔案管理工作當中，電子文件歸檔至關重要，自媒體是當下社會比較流行的信息傳播渠道，正在向大眾群體普及。電子文檔歸檔的方法有邏輯歸檔和物理歸檔兩種。邏輯歸檔是通過網絡的連接將文件轉移到其他部門，但是在轉移當中單純只是將文件的邏輯地址轉移，實際上，相關部門只有查閱的功能，并不能徹徹底底的掌握文件，所以，一旦發生意外導致電子文件銷毀，其中的內容也會一并銷毀，由此看來，邏輯歸檔的方式并不能從根源上將電子文件轉移，無法掌控文件的實際操作權。另外一種方法是物理歸檔，物理歸檔是通過將文件傳輸的方式將文件儲存在載體上移交給檔案管理相關單位，是連同電子文件的物理位置一起轉移，通過載體將文件完整無誤地轉移發送到相關部門，這種方法更加的完整，使檔案部門抓住了對文件掌控的實際操作權。相比于邏輯歸檔，這種方式更為大眾所認可，保持了電子文件的完整度，也從根源上避免了一些意外的發生。

（二）自媒體與電子文件之間的關聯

網絡信息資源在迅速地增長，有很多互聯網用戶自己成立社交網站，使網絡信息資源更具有隨意性，信息來源廣泛且紛雜不一，此時應該正確的判斷有利信息進行歸檔，主觀和客觀地去判斷網絡信息的價值。自媒體是電子文件歸檔的信息來源，現在化信息技術在不斷地發展，電子產業融入到生活中的各個角落，人類全面的進入信息化時代，企業當中的智能越來越受人們應用。自媒體時代在社會當中覆蓋面甚廣，通過網絡傳播，這些有價值的信息便成為電子文件歸檔的來源，在生活當可以作為證據存在[1]。

二、自媒體時代中電子文件的歸檔方法

（一）準確無誤的操作登記

相比于之前的信息管理，現有的電子文件時代改善了過去的紙質信息化時代存在的種種問題，舊時代的紙質文件具有更改性和復制性，這種方式極易造成文件的真實性損傷，而現在的電子文件恰好解決了這一問題，電子文件的備份并不能從根源上更改控制權和實際操作權，要想將電子文件歸檔，就必須將實際操作權一起轉移，由此可以看出電子文件在歸檔時需將穩健的載體一同轉移，相比于紙質文件更具有安全性和保險性[2]。

（二）加強開發電子文件

電子文件是檔案資源的重要組成部分，而只有將資源合理的運用才會對社會的發展起到幫助作用，傳統的紙質文件技術不能滿足現代化人類的工作需求，我們需要將更多的科學技術融入到電子文件的歸檔當中，積極地去挖掘電子文件信息資源，為社會經濟的發展做貢獻。且現在化信息技術在不斷地發展，電子產業融入到生活中的各個角落，人類全面的進入信息化時代，企業當中的智能越來越受人們應用，更應該將這種電子文件加以研究開發，讓電子文件歸檔的方式被更多地人們運用，有效地推動社會經濟發展。

（三）結合實際情況將文件歸檔

每個電子文件都應結合實際情況采取正確的歸檔方式，部分重要的電子文件應該及時歸檔到信息管理部門中，將其統一規范，如果數據不統一，就會造成數據紛雜，一旦脫離原有的系統，就會造成損失。現如今，國際上已經推出統一對多媒體互動信息的儲存標準，但只是少量的企業應用這種歸檔方式，且電子文件的歸檔一定要仔細登記，準確的記錄儲存流程[3]。

三、結語

綜上所述，自媒體時代將傳統的紙質文件改善成現在的電子文件，使信息的現代化管理上升新高度，促進了社會的發展，隨著時代的進步，電子文件的歸檔越發的受到檔案管理工作人員的重視，檔案管理工作是一項長期的工作，自媒體在不斷地革新，而檔案管理人員應該不斷地更新自己的工作方式，盡快融入到新時代的發展當中，用優良的專業技術面對工作；加強對電子文件的開發與創新；結合實際情況對每個信息資源進行歸檔，將其統一規范，避免不必要的損失。隨著社會在不斷地進步，企業當中大量的信息資源不斷地涌現，電子檔資源會越來越豐富，對于檔案管理人員來說，將已歸檔的電子文件發揮其最大的作用，合理的運用起來才是最正確的做法。檔案管理相關部門應該與互聯網部門緊密合作，將電子文件數據發揮出它的價值。

[1]余杰．網絡信息資源歸檔研究[D]．武漢:華中師范大學,2016(06)．

[2]張玉．自媒體時代電子文件歸檔方式研究[J]．山西檔案，2015,04(04):85～87．

[3]黃新榮,王曉杰,龐文琪．網絡時代電子文件歸檔方式研究——兼論邏輯歸檔的可行性[J]．檔案學通訊,2014,02(05):49～53．

（作者單位：深圳市聯鑫達檔案用品有限公司）