淺析事業單位人事檔案管理中存在的問題及應對措施

劉 雨王中菲

淺析事業單位人事檔案管理中存在的問題及應對措施

劉 雨1王中菲2

隨著我國事業單位改革的不斷深入，單位內部的人員流動發生了較大的變化。人事檔案是事業單位內部人才信息的重要載體，對其有效的利用，能優化人才結構，推動事業單位的發展。本文分析現階段事業單位人事檔案管理中存在的問題，并提出有效解決措施，希望為事業單位人事檔案管理工作提供有效的參考。

事業單位 人事檔案管理 問題 對策

人事檔案管理是指收集、整理、保管、鑒定、提供使用的一項具體管理活動[1]。事業單位的人事檔案管理是一項重要的工作，需要認真對待，不斷提高其管理水平，為事業單位工作提供一定的保障。

一、事業單位人事檔案管理中存在的問題

（一）檔案意識淡薄，對人事檔案管理的重要性認識不足

事業單位管理者的檔案意識淡薄，日常工作中不能進行檔案的積累和維護，檔案信息存在嚴重差錯。管理層對人事檔案管理工作缺乏正確認識，不能合理安排與人事檔案相關的工作。認為檔案管理只是進行簡單的記錄、抄寫、整理，沒有將人事檔案管理工作納入正常的工作日程，對其管理的重要性認識不足，導致檔案管理人員工作積極性不高，影響整個人事檔案管理工作的開展。

（二）人事檔案管理的信息化程度欠缺

事業單位人事檔案具有一定程度的保密性質，在推行無紙化辦公的時代背景下，事業單位人事檔案管理的信息化程度較低。人事檔案管理的信息化也不是簡單的將大量的紙質材料轉化為電子版。而應該是在日常辦公中，對一系列辦公軟軟件的合理使用。一些辦公軟件可以幫助檔案管理人員對人事檔案進行歸納整理，需要時能夠快速準確的抽取，從而提高工作效率。

（三）缺乏人事檔案管理的專業人員

事業單位的人事檔案管理需要具有豐富專業知識的人員，但是一些事業單位的檔案管理人員并非檔案管理專業，對其檔案管路的專業知識和基礎技能掌握不夠[2]。另外，在人員調動過程中，新人對檔案管理業務知識的學習能力較差，工作中的畏難情緒較多，相關部門對新人的培訓不到位，“幫帶”工作協調不到位。

（四）檔案管理人員不足，缺少經費支持

事業單位人員編制緊張，一人多崗、混崗等現象較多，整體的人員緊張，加之對檔案管理工作的重視程度低，分配到檔案管理崗位上的人員較少，嚴重影響了檔案管理工作的正常開展。另外，事業單位對檔案管理工作的經費投入較少，沒有專門的人事檔案管理場所，缺少檔案信息化管理的設備，影響其工作的開展。

二、完善事業單位人事檔案管理的有效措施

（一）加強人事檔案管理認識，增加經費投入

從事業單位管理層做起，加強對人事檔案管理工作的認識，將其納入日常工作日程。把握檔案工作的重要性，成立檔案管理督查小組，對檔案管理人員實行定期考核，用績效獎勵制度激發工作人員的積極性。除此之外，加大人事檔案管理經費的投入，設置獨立的檔案室，配備檔案柜、掃描機等必要的辦公設備，及時維護檔案管理設備，保證正常工作。

（二）引進專業的人事檔案管理人才，提高管理隊伍的整體素質

事業單位人事檔案管理工作具有較強的專業性、政治性，因此，在人才選拔的過程中，要對其各項素質進行嚴格考察，選擇專業對口，政治條件符合的人員進入檔案管理隊伍。加強檔案管理人員的業務培訓，通過講座、定期技能考核、經驗交流會等形式提高檔案管理人員的業務水平。開展相應的自學活動，提高檔案管理隊伍的整體素質。

（三）完善事業單位人事檔案管理制度

建立事業單位人事檔案管理制度，并在實際工作中不斷完善，推動人事檔案管理系統化發展。層層落實各項制度，在具體工作中用制度準則規范工作行為，使整個人事檔案的整理科學、規范、全面，為單位人員調動，干部考察任用等工作提供真實可靠的人事信息。

（四）提高人事檔案管理的信息化程度

在互聯網背景下，大數據、云計算被廣泛應用于各個領域，對于事業單位的人事檔案管理工作來講，也應該緊跟時代步伐，進行信息化管理，利用計算機、掃描儀、管理軟件等現代設備和技術，將大量的紙質檔案信息輸入計算機，通過技術處理，將文字、圖片、聲音等寶貴的資料轉化為數據資料，保留紙質檔案的同時，建立個人電子檔案。尋求軟件開發合作，研發專屬的內部人事檔案管理軟件，必要時，可以與外界溝通，開放一部分人事信息，實現人事檔案資源的共享，提高人事檔案管理水平，最大程度的發揮人事檔案管理作用。

三、結語

事業單位人事改革必然引起人事檔案管理工作的變化，現階段，我國事業單位人事檔案管理中存在諸多問題，需要從加強人事檔案管理認識，增加經費投入；引進專業的人事檔案管理人才，提高管理隊伍的整體素質；完善事業單位人事檔案管理制度；提高人事檔案管理的信息化程度等方面著手，提高人事檔案管理水平，推動事業單位的穩定健康發展。

[1]李瑩．事業單位人事檔案管理中存在的問題及解決措施[J]．中國民族博覽,2016,06:249～250．

[2]姬鵬,李鵬．淺析事業單位人事檔案管理存在的問題及對策研究[J]．今日中國論壇,2013(21):416～418．

（作者單位：1.滄州醫學高等專科學校；2.中國民生銀行股份有限公司滄州分行）

劉雨，男，現就職滄州醫學高等專科學校，職稱助理館員，研究方向：檔案管理。